Roczne rozliczenie składki zdrowotnej 2025 – co powinieneś wiedzieć? Kompletny poradnik przedsiębiorcy

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej 2025 zbliża się wielkimi krokami, a przedsiębiorcy już teraz zastanawiają się, jak przygotować się do tego obowiązku. Przepisy zmieniają się często, a zasady wyliczeń różnią się w zależności od formy opodatkowania. Jeśli chcesz uniknąć dopłat, błędów i stresu – ten poradnik przeprowadzi Cię przez wszystko krok po kroku.

Czym jest roczne rozliczenie składki zdrowotnej?

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej wynika z Ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej. Obowiązek dotyczy każdego przedsiębiorcy rozliczającego się:

• według skali podatkowej,
• podatkiem liniowym,
• ryczałtem ewidencjonowanym.

Nie omija też osób prowadzących działalność jedynie przez część roku.

Rozliczenie roczne składki zdrowotnej należy wykazać w dokumencie rozliczeniowym za kwiecień 2026 roku na formularzu:

• ZUS DRA (blok XII) – w przypadku osób prowadzących działalność jednoosobową,
• ZUS RCA (blok III.F) – w przypadku osób opłacających składki za siebie oraz za inne osoby (np. zatrudnionych pracowników, zleceniobiorców).

We wskazanych blokach znajduje się sekcja „Roczne rozliczenie składki na ubezpieczenie zdrowotne”.

Sprawdź też: Składki ZUS w działalności gospodarczej

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej 2025 – najważniejsze zasady

Każdy przedsiębiorca rozlicza składkę zdrowotną rocznie – bez względu na to, jakie dochody osiąga. Podstawowa idea jest prosta:

• ustalasz składkę należną za cały rok według zasad właściwych dla swojej formy opodatkowania; w formularzu wskazujesz swój dochód lub przychód, podstawę oraz wyliczoną składkę zdrowotną;
• porównujesz ją ze składkami faktycznie zapłaconymi;
• efektem może być dopłata lub nadpłata.

Jeśli Twoja roczna składka zdrowotna 2025 została zapłacona dokładnie w należnej kwocie, nie musisz robić nic więcej. Jeżeli wystąpiła niedopłata (składka została opłacona w kwocie niższej niż ustalona), konieczne będzie uregulowanie różnicy. Jeśli wystąpiła nadpłata, dostaniesz jej zwrot.

Do kiedy rozliczenie składki zdrowotnej za 2025?

Do kiedy rozliczenie składki zdrowotnej za 2025 musi trafić do ZUS?

• Termin na roczne rozliczenie składki zdrowotnej to do 20 maja 2026 r. Zapłaconą i należną wartość składek za cały rok należy złożyć wraz z rozliczeniem za kwiecień 2026.
• Termin zapłaty ewentualnej dopłaty: również do 20 maja. Dopłatę należy uregulować wraz ze składką kwietniową.

Jeśli 20 maja wypadnie w weekend lub święto, termin przesuwa się na najbliższy dzień roboczy.

Jak obliczyć roczne rozliczenie składki zdrowotnej – zasady dla każdej formy opodatkowania

Wysokość składki zdrowotnej zależy od formy opodatkowania. Jak ją prawidłowo obliczyć w rozliczeniu rocznym?

Skala podatkowa

Przy skali podatkowej podstawa składki zależy od rocznego dochodu. Składka na ubezpieczenie zdrowotne stanowi 9% podstawy wymiaru składki, czyli dochodu z działalności gospodarczej. Obowiązuje również minimalna składka zdrowotna, która wynosi 9% z 75% minimalnego wynagrodzenia – a zatem za każdy miesiąc roku składkowego od 1 lutego 2025 roku do 31 stycznia 2026 roku minimalna składka wynosi 314,96 zł.

Przykład

Dochód roczny: 120 000 zł.

Przedsiębiorca przez rok płacił składkę minimalną (12 x 314,96 = 3779,52 zł).

Jednak roczna składka należna w tym przypadku to 9% x 120 000 = 10 800 zł.

W związku z tym powstanie obowiązek dopłaty.

Podatek liniowy

Składka zdrowotna na podatku liniowym wynosi 4,9% od dochodu. Jednocześnie obowiązuje minimalna roczna składka zdrowotna (taka sama jak dla przedsiębiorców korzystających ze skali podatkowej).

Przykład

Dochód roczny: 300 000 zł

Składka roczna należna: 4,9% × 300 000 = 14 700 zł

Jeśli przez rok przedsiębiorca zapłacił mniej – będzie musiał dopłacić. Jeżeli więcej – otrzyma zwrot.

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej ryczałt

Tu liczy się nie dochód, a przychód roczny, a składka zdrowotna wynosi 9% zryczałtowanej podstawy. Obowiązują progi:

• do 60 000 zł – składka miesięczna to 461,66 zł, a roczna 5539,92 zł,
• 60 000 zł – 300 000 zł – składka miesięczna to 769,43 zł, a roczna 9233,16 zł,
• powyżej 300 000 zł – składka miesięczna to 1384,97 zł, a roczna 16 619,64 zł.

Przykład

Przychód: 62 000 zł

Przedsiębiorca w ciągu roku płaci składki z niższego progu. Po rocznym rozliczeniu może się okazać, że wskoczył na próg środkowy – wtedy pojawi się dopłata.

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej przy zmianie formy opodatkowania

Jeśli ktoś zmieni formę opodatkowania – rozliczenie składki zdrowotnej musi zostać podzielone na okresy.

Zmiana może nastąpić:

• od 1 stycznia,
• w trakcie roku – np. gdy przedsiębiorca traci prawo do ryczałtu.

Wówczas każdy okres rozliczasz według zasad obowiązujących dla danej formy opodatkowania.

Przykład

Styczeń-maj: ryczałt,
Czerwiec-grudzień: skala.

Przychód z pierwszych 5 miesięcy ustala próg ryczałtu i składkę, a dochód z pozostałych miesięcy wpływa na składkę w skali podatkowej.

Dowiedz się więcej: Skala, Liniowy czy Ryczałt? Jaką formę opodatkowania wybrać w 2025?

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej a zawieszenie działalności

Jeśli przedsiębiorca zawiesza działalność:

• za okres zawieszenia nie płaci składki zdrowotnej,
• miesięcy zawieszenia nie uwzględnia się w podstawie rocznej,
• trzeba złożyć rozliczenie rocznej składki zdrowotnej (chyba że działalność była zawieszona przez cały rok).

Przykład

Firma działała od stycznia do kwietnia, później działalność została zawieszona do października.

Składkę liczy się łącznie za 7 miesięcy prowadzenia działalności (od stycznia do kwietnia i od października do grudnia) – i to one tworzą podstawę do rocznego rozliczenia składki zdrowotnej.

Rozliczenie składki zdrowotnej po zamknięciu działalności

Jak wygląda rozliczenie składki zdrowotnej po zamknięciu działalności? Nawet jeśli działalność została zamknięta w ciągu roku, przedsiębiorca ma obowiązek złożyć roczne rozliczenie składki zdrowotnej 2025.

Jeżeli powstała nadpłata, przedsiębiorca może odzyskać środki po rozliczeniu. Jeżeli wystąpiła niedopłata, należy ją uregulować do 20 maja 2026 r.

Jak przygotować się do rocznego rozliczenia składki zdrowotnej?

Przygotuj:

• KPiR lub ewidencję przychodów,
• roczny PIT,
• zestawienie składek zapłaconych przez cały rok.

Rozliczenie rocznej składki zdrowotnej wymaga:

• ustalenia liczby miesięcy prowadzenia działalności gospodarczej i podlegania w roku składkowym obowiązkowemu ubezpieczenia zdrowotnemu,
• obliczenia rocznej podstawy składki zdrowotnej – dla ryczałtowców roczny przychód pomniejszony o zapłacone składki społeczne, dla skali podatkowej lub podatku liniowego roczny dochód pomniejszony o zapłacone składki społeczne (nie ujęte w kosztach),
• obliczenia wysokości rocznej składki zdrowotnej od ustalonej podstawy,
• obliczenia dopłaty składki zdrowotnej, jeżeli wynika ona z rozliczenia rocznego.

Nie zapomnij uwzględnić zmiany formy opodatkowania. Jeżeli rozliczasz się ryczałtem, pamiętaj o progach przychodów.

Nadpłata i dopłata – jak to działa?

W przypadku nadpłaty składki zdrowotnej wniosek o jej zwrot (RZS-R) pojawi się na Twoim profilu płatnika na Platformie Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. Znajdziesz go w sekcji Dokumenty robocze na drugi dzień po złożeniu dokumentu z rocznym rozliczeniem.

We wniosku trzeba wskazać numer rachunku bankowego, na który ma być przekazany zwrot. Zapewni to szybkie rozliczenie nadpłaty. Jeżeli nie złożysz wniosku, nadpłata będzie rozliczona automatycznie na Twoim koncie płatnika do końca roku.

Przy niedopłacie trzeba uregulować zaległą należność maksymalnie do 20 maja 2026 roku, wraz z rocznym rozliczeniem składek. Brak wpłaty skutkuje naliczaniem odsetek i postępowaniem egzekucyjnym.

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej pytania i odpowiedzi (FAQ)

Kto musi zrobić roczne rozliczenie składki zdrowotnej 2025?

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej musi przygotować każdy przedsiębiorca, który w 2025 r. był zgłoszony do ZUS jako osoba prowadząca działalność i opłacał składkę zdrowotną, niezależnie od formy opodatkowania. Obowiązek dotyczy także tych, którzy prowadzili firmę tylko przez część roku.

Do kiedy rozliczenie składki zdrowotnej za 2025?

Deklarację roczną na formularzu ZUS-DRA lub ZUS-RCA trzeba złożyć do 20 maja 2026 r. Ten sam termin dotyczy ewentualnej dopłaty wynikającej z rocznego rozliczenia składki zdrowotnej.

Czy zawieszenie działalności zwalnia z rozliczenia rocznej składki zdrowotnej?

Zawieszenie działalności zwalnia z obowiązku złożenia rocznego rozliczenia składki zdrowotnej tylko wtedy, gdy działalność była zawieszona przez cały rok podatkowy. W rocznym rozliczeniu po prostu pomija się miesiące, w których firma nie była aktywna.

Jak rozliczyć składkę zdrowotnej po zamknięciu działalności?

Zamknięcie działalności nie zwalnia z obowiązku rozliczenia rocznego, ponieważ składki muszą zostać podsumowane za okres, w którym firma działała. Jeżeli powstała nadpłata, można złożyć wniosek o jej zwrot – ZUS wypłaci środki po rozliczeniu. Gdy pojawi się dopłata, trzeba ją wpłacić w ustawowym terminie.

Czy zmiana formy opodatkowania wpływa na roczne rozliczenie składki zdrowotnej?

Tak – w przypadku zmiany formy opodatkowania rok dzieli się na osobne okresy, z których każdy rozlicza się według innych zasad.

Co jeśli zapłaciłem za mało składki zdrowotnej?

Jeśli w trakcie roku składki były zaniżone, roczne rozliczenie wykaże dopłatę, którą trzeba uregulować do 20 maja 2026 r. Opóźnienie może skutkować naliczeniem odsetek i prowadzeniem przez ZUS postępowania windykacyjnego.

Podsumowanie

Roczne rozliczenie składki zdrowotnej 2025 to obowiązek. Jeżeli w ciągu roku dochody Twojej działalności wzrosły lub doszło do zmiany formy opodatkowania, może być konieczna dopłata. Nadpłata z kolei pozwala odzyskać część pieniędzy. Ważne, aby przechowywać dane i dokumenty, które umożliwią sprawne rozliczenie roczne składki zdrowotnej oraz uważać na wszelkie zmiany w opodatkowaniu czy okresy zawieszenia działalności.