Ile tak naprawdę kosztuje pracownik? Sprawdź całkowite koszty zatrudnienia.

Prowadzisz mały biznes i myślisz o zatrudnieniu kogoś do pomocy? Świetnie! To ważny krok w rozwoju Twojej firmy. Warto jednak wiedzieć, że wynagrodzenie to tylko jeden z elementów, które składają się na całkowite koszty zatrudnienia. Niezależnie od tego, czy planujesz etat, umowę zlecenie, czy współpracę B2B – dobrze jest mieć pełny obraz wydatków. Ile to dokładnie kosztuje? Już tłumaczymy!

Umowa o pracę – stabilna forma współpracy

Zatrudnienie na umowę o pracę to wciąż najczęściej wybierana i najbardziej pożądana forma zatrudnienia wśród pracowników. I trudno się dziwić – daje poczucie bezpieczeństwa, dostęp do licznych benefitów oraz gwarantuje minimalne wynagrodzenie, które w 2025 roku wynosi 4666 zł brutto. Warto jednak pamiętać, że dla pracodawcy to dopiero początek wszystkich kosztów związanych z zatrudnieniem na etat.

Wynagrodzenie minimalne 2025

Jak policzyć całkowite koszty zatrudnienia

Do wynagrodzenia brutto trzeba bowiem doliczyć:

• po pierwsze, składki ZUS finansowane przez pracodawcę;
• także wpłaty do PPK finansowane przez pracodawcę;
• ponadto, elementy zmienne, takie jak: premia, prowizja, dodatek stażowy lub funkcyjny, dodatek za pracę w godzinach nocnych, odprawy, nagrody jubileuszowe itp.

Składki ZUS obciążające pracodawcę to:

• ubezpieczenie emerytalne: 9,76%,
• ubezpieczenie rentowe: 6,50%,
• Fundusz Pracy (FP): 2,45%,
• ubezpieczenie wypadkowe: od 0,67% do 3,33%,
• Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP): 0,1%.

Jeśli zatem postanowisz zaoferować swojemu pracownikowi pensję w wysokości 6000 zł brutto w 2025 roku, będzie trzeba doliczyć do tego:

• składkę emerytalną = 585,60 zł,
• składkę rentową = 390 zł,
• Fundusz Pracy = 147 zł,
• składkę wypadkową = średnio ok. 100 zł (zmienna zależna od branży i liczby zatrudnionych),
• FGŚP = 6 zł

Całkowite koszty zatrudniania wyniosą zatem ok. 7228 zł miesięcznie. Co więcej, jeśli pracownik korzysta z PPK, dodatkowo należy doliczyć wpłaty pracodawcy w wymiarze 1,5% miesięcznie, czyli 90 zł.

Rocznie koszt pracodawcy wyniesie prawie 87 000 złotych, podczas gdy pracownik zarabia jedynie 72 000 złotych brutto. Od tego odliczane są kolejne składki i podatki, a więc rzeczywista wypłata (netto, czy też „na rękę”) wyniesie tylko ok. 53 000 złotych rocznie (4 420 zł miesięcznie). Różnica jest zatem ogromna.

Urlopy, chorobowe, benefity – dodatkowe koszty zatrudniania przy umowie o pracę

Etat to także przywileje, które mają swoją cenę:

• 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego – podczas których pracowni otrzymuje wynagrodzenie, mimo że nie ma go w pracy;
• zwolnienia lekarskie – tutaj za pierwsze 33 dni również płaci pracodawca;
• odprawy, ekwiwalenty, nagrody jubileuszowe;
• koszty rekrutacji, wdrożenia i rotacji.

Wszystko to razem składa się na realne obciążenie finansowe firmy, które zdecydowanie warto uwzględnić przy planowaniu budżetu na zatrudnienie.

Ile pracownik dostaje „na rękę” przy wynagrodzeniu 4666 zł brutto

Ile pracodawca płaci za pracownika przy wynagrodzeniu 4666 zł na rękę

xxx

Umowa zlecenie – elastyczność z haczykiem

Umowa zlecenie kusi niskim ryzykiem i prostotą, jednak tylko na pierwszy rzut oka. Przede wszystkim, kluczowe jest to, czy zleceniobiorca podlega ubezpieczeniom społecznym. Na przykład, jeśli zleceniobiorca jest studentem do 26. roku życia, nie trzeba opłacać składek ZUS – w takim przypadku koszt firmy ogranicza się do wynagrodzenia brutto. Co więcej, podobna zasada obowiązuje, gdy osoba jest już zatrudniona w innym miejscu i otrzymuje tam oskładkowane wynagrodzenie.

Jeśli jednak zleceniobiorca nie ma innych tytułów do ubezpieczeń (np. nie pracuje na etacie), firma płaci:

• składki ZUS (emerytalna, rentowa, wypadkowa, zdrowotna)
• Fundusz Pracy i FGŚP.

W tym przypadku podstawowy koszt pracodawcy będzie zatem taki sam jak przy umowie o pracę.

Brak urlopu, ale…

Zleceniobiorca nie ma prawa do urlopu czy płatnych zwolnień. Dla pracodawcy może to być korzystne, ponieważ nie musi ponosić kosztów pracownika, który w danym czasie nie wykonuje pracy. Niemniej jednak, warto zachować ostrożność – ZUS może uznać, że zatrudnienie posiada cechy stosunku pracy i nakazać „przekwalifikowanie” zlecenia na etat. W takiej sytuacji pojawiają się konsekwencje: zaległe składki, odsetki, a czasami również kara finansowa.

Umowa o dzieło – tanio, ale nie dla każdego

Jeszcze niedawno umowa o dzieło była prawdziwym rajem dla oszczędnych – brak składek ZUS i prosty podatek czyniły ją wyjątkowo atrakcyjną. Od 2021 roku sytuacja nieco się zmieniła. Obecnie każda taka umowa musi zostać zgłoszona do ZUS, chociaż – co istotne – składki wciąż nie są wymagane, o ile dzieło nie jest wykonywane na rzecz pracodawcy, z którym zawarta jest umowa o pracę.

W praktyce oznacza to, że przy umowie o dzieło opiewającej na 6000 zł, koszt dla firmy wynosi dokładnie tyle samo. Brzmi idealnie? Na pierwszy rzut oka – tak. Jednak warto pamiętać o kilku istotnych kwestiach, które mogą wpłynąć na ocenę tej formy współpracy:

• umowa o dzieło nie może zawierać elementów podporządkowania;
• przedmiot umowy o dzieło musi być jasno określony, zakończony i możliwy do zweryfikowania;
• zbyt częste stosowanie tych umów może wzbudzić podejrzenia kontroli.

Umowa o dzieło świetnie sprawdza się w przypadku grafików, copywriterów czy programistów, którzy realizują konkretne, jasno określone projekty. Co istotne, w takiej sytuacji koszt dla firmy jest równy kwocie brutto wskazanej w umowie – bez żadnych dodatkowych składek czy opłat. To czyni ją wyjątkowo przejrzystym i prostym rozwiązaniem, o ile spełnione są wszystkie formalne warunki.

B2B – wygodna umowa bez zobowiązań

Zatrudnianie na zasadzie B2B, czyli współpraca z osobą prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą, to coraz popularniejsze rozwiązanie – zwłaszcza w branżach takich jak IT, marketing czy kreatywne usługi. Dla pracodawcy (a właściwie kontrahenta) taka forma współpracy wiąże się z kilkoma istotnymi korzyściami. Przede wszystkim oznacza to:

• brak konieczności płacenia ZUS-u i podatków za kontraktora;
• brak konieczności finansowania urlopów, L4 czy odpraw;
• koszt = kwota netto z faktury + VAT (do odliczenia).

Dla przykładu: współpraca z programistą za 10 000 zł netto miesięcznie kosztuje firmę dokładnie tyle. Nawet mniej, jeśli jesteś płatnikiem VAT. Brak konieczności rozliczania ZUS i podatków za pracownika zmniejsza też obciążenie księgowe Twojej firmy i pozwala zredukować koszty obsługi.

Uwaga jednak na ryzyko. Urząd Skarbowy i ZUS coraz częściej badają, czy B2B nie jest ukrytą umową o pracę. Czujność urzędników budzą takie czynniki jak:

• stałe godziny pracy,
• jedno miejsce wykonywania zlecenia,
• brak swobody działania.

Jeśli jednak współpraca przebiega w sposób przypominający klasyczny stosunek pracy – warto na spokojnie przeanalizować warunki umowy i rozważyć ewentualne zmiany. W przeciwnym razie istnieje ryzyko, że urząd skarbowy lub ZUS zakwestionuje jej charakter, naliczy zaległe składki, a nawet nakaże przekształcenie współpracy w etat.

Ukryte koszy pracodawcy

Formalne koszty zatrudnienia, takie jak składki ZUS, to dopiero początek. Oprócz nich pracodawcy ponoszą również szereg mniej oczywistych wydatków, związanych z dodatkowymi obowiązkami i procedurami. Co ciekawe, często są one pomijane w kalkulacjach, mimo że potrafią znacząco wpłynąć na budżet firmy.

Rekrutacja i wdrożenie

Zatrudnienie to nie tylko pensja i składki. Jeśli chcesz zatrudnić pracownika, uwzględnij:

• koszt ogłoszeń i pracy działu HR,
• czas poświęcony na rozmowy,
• niższą wydajność nowego pracownika przez pierwsze tygodnie.

Eksperci szacują, że koszt rekrutacji i onboardingu jednego pracownika to od 3000 do nawet 20 000 zł – w zależności od stanowiska.

Rotacja i wypalenie

Wysoka rotacja pracowników to prawdziwe wyzwanie – i to nie tylko z perspektywy atmosfery w zespole. Co więcej, wiąże się również z realnymi kosztami, które często są niewidoczne na pierwszy rzut oka, ale znacząco obciążają firmowy budżet. Przedsiębiorca ponosi w takiej sytuacji wydatki związane m.in. z:

• odpraw i ekwiwalentów,
• kosztów rekrutacji następców,
• strat w know-how i morale.

Dlatego też warto pamiętać, że zatrzymanie wartościowego pracownika często okazuje się bardziej opłacalne niż poszukiwanie nowego. Z tego względu dobrze jest inwestować w relacje, rozwój i satysfakcję najbardziej zaangażowanych członków zespołu – to inwestycja, która naprawdę się zwraca.

Jak wybrać najlepszą formę zatrudnienia?

Każda forma zatrudnienia ma swoje zalety i wady. Jeśli chodzi o koszty, wygląda to następująco:

W zależności od charakteru pracy, poziomu potrzebnej elastyczności, skali działalności oraz dostępnego budżetu – najlepsza forma zatrudnienia może wyglądać zupełnie inaczej. Dlatego właśnie warto podejść do tematu indywidualnie i świadomie. Co równie ważne, należy uwzględnić również potencjalne ryzyko. Alternatywne formy współpracy, takie jak umowa zlecenie, dzieło czy B2B, coraz częściej trafiają pod lupę urzędników, co może wiązać się z dodatkowymi kontrolami i formalnościami.

Planujesz zatrudnienie pierwszego pracownika i nie wiesz, od czego zacząć? A może zastanawiasz się, która forma współpracy będzie najlepsza dla Twojego biznesu? W takim razie zapraszamy do kontaktu – z przyjemnością wesprzemy Cię na każdym etapie tego procesu. Skontaktuj się z nami, a razem znajdziemy rozwiązanie, które będzie korzystne i bezpieczne zarówno dla Ciebie, jak i Twojego przyszłego pracownika.

Kadry i płace

Podsumowanie

Zatrudnienie pracownika to ważna decyzja, która może realnie wpłynąć na rozwój Twojej firmy – ale wiąże się też z konkretnymi zobowiązaniami finansowymi. Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na umowę o pracę, zlecenie, dzieło czy współpracę B2B – każda z tych opcji ma swoje zalety i specyficzny model kosztowy. Dlatego właśnie warto poświęcić chwilę na analizę wszystkich możliwości. Świadomy wybór to nie tylko oszczędność, ale przede wszystkim inwestycja w stabilność i przyszłość Twojego biznesu.

A jeśli chcesz zgłębić temat jeszcze bardziej, warto również zajrzeć na stronę rządową – znajdziesz tam dodatkowe, oficjalne informacje dotyczące kosztów zatrudnienia: biznes.gov.pl.

Masz pytania? Jesteśmy tu, żeby pomóc! Zadzwoń do nas: +48 784 955 666 albo napisz na kontakt@dwaplusjeden.com — odezwiemy się jak najszybciej!