Co to jest dieta pracownicza, kiedy przysługuje i ile wynosi?

Pracownik wykonujący obowiązki służbowe poza miastem, w którym znajduje się siedziba firmy, ma prawo do dodatkowego świadczenia – to tzw. dieta pracownicza, która ma a celu pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Stawki diety są ustalone z góry i różnią się w zależności od tego, czy pracowni odbywa podróż w kraju, czy też za granicą. Ile wynosi dieta dla pracownika i kiedy przysługuje? Sprawdź!

Co to jest dieta pracownicza?

Dieta pracownicza to nic innego jak ryczałt pieniężny, który ma pokryć koszty wyżywienia poniesione przez pracownika w czasie podróży służbowej. To nie premia, nie dodatek do pensji, ale zwrot kosztów, które – przy całodziennej pracy poza miejscem zamieszkania – po prostu się pojawiają.

O diecie można mówić tylko w przypadku podróży służbowej, a ta ma swoją definicję. Zgodnie z Kodeksem pracy jest to wyjazd incydentalny, poza stałe miejsce pracy, zlecony przez pracodawcę. Powinien być też krótkoterminowy, celowy, zakończony powrotem.

Warto wiedzieć! Podróż służbowa różni się od delegacji (jest to zmiana miejsca wykonywania pracy na stałe lub półstałe), choć potocznie używa się tych pojęć zamiennie.

Przykład:

Jeśli pracownik budowlany jedzie na 2 dni do Krakowa, bo tam jest zlecenie – mowa o podróży służbowej. Ale jeśli ten sam pracownik zostaje na trzy miesiące wysłany do Niemiec i tam codziennie rano wstaje, je i pracuje – to już oddelegowanie. Co ciekawe, nawet w czasie oddelegowania może zdarzyć się podróż służbowa, np. wyjazd z Frankfurtu na spotkanie z klientem w Monachium.

Komu przysługuje dieta pracownicza? Kto może z niej skorzystać?

Z diety pracowniczej mogą skorzystać różne grupy zawodowe, ale tylko pod określonymi warunkami. Do tego świadczenia mają prawo:

• pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę, którzy odbywają podróż służbową na polecenie pracodawcy;
• funkcjonariusze publiczni, nauczyciele, urzędnicy – zgodnie ze specjalistycznymi przepisami branżowymi;
• przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą (np. jednoosobową) – o ile formalnie udokumentują wyjazd i jest on związany z działalnością;
• osoby zatrudnione na umowy cywilnoprawne, takie jak umowa-zlecenie – ale tylko wtedy, gdy wypłata diety została zawarta w umowie;
• pracownicy oddelegowani za granicę, jeżeli odbywają dodatkowe podróże służbowe (poza miejscem docelowego oddelegowania).

Dietę wypłaca pracodawca, dla którego stanowi ona koszt uzyskania przychodu.

Kiedy przysługuje dieta pracownicza? Kluczowe warunki

Żeby mówić o wypłacie diety, muszą być spełnione określone warunki. Nie wystarczy samo przemieszczenie się. Najważniejsze jest to, że:

• podróż musi być zlecona przez pracodawcę lub wynikać bezpośrednio z obowiązków służbowych;
• podróż musi odbywać się poza miejscowością, w której pracownik na stałe wykonuje swoje obowiązki lub w której znajduje się siedziba firmy;
• pracownik musi fizycznie przebywać w podróży służbowej – poza miejscem, w którym na co dzień wykonuje swoją pracę;
• podróż musi mieć incydentalny charakter – jej cel nie może stanowić stałego miejsca pracy (wówczas mowa o oddelegowaniu);
• przedsiębiorcy muszą prowadzić dokumentację podróży (np. delegację wewnętrzną, wpis w ewidencji);
• w przypadku oddelegowania dieta przysługuje tylko za inne wyjazdy służbowe, a nie za czas spędzany w miejscu oddelegowania.

Jak liczyć czas trwania podróży służbowej?

To, ile wynosi dieta pracownicza, zależy od długości i celu wyjazdu. Co warto wiedzieć o obowiązujących progach czasowych?

Podróże krajowe:

• do 8 godzin – dieta nie przysługujel
• od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% stawki;
• powyżej 12 godzin – przysługuje 100% diety;
• jeśli podróż trwa powyżej 24 godzin – za każdą pełną dobę przysługuje pełna dieta, a za kolejną do 8 godzin 50% (powyżej 8 godzin pełna dieta).

Podróże zagraniczne:

• czas liczy się od przekroczenia granicy Polski (drogą lądową) lub od odprawy lotniskowej w przypadku lotu;
• każda rozpoczęta doba liczona jest według odgórnych zasad: 1/3 diety za czas do 8 godzin, 1/2 diety za cza od 8 do 12 godzin lub pełna dieta za cza powyżej 12 godzin.

Ile wynosi dieta pracownicza? Stawki na 2025 rok

Wysokość diety określają przepisy, a konkretnie Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Dla podróży krajowych stawka jest stała, a w przypadku zagranicznych są one różne w zależności od państwa.

Krajowa dieta w 2025 roku wynosi 45 zł za każdą dobę podróży służbowej. Oznacza to, że w przypadku podróży trwającej 8-12 godzin pracodawca wypłaca 22,50 zł.

Ile wynosi dieta przy podróży zagranicznej? Przykładowe stawki są następujące:

• Niemcy – 49 EUR,
• Francja – 55 EUR,
• USA – 59 USD,
• Wielka Brytania – 45 GBP.

Aktualne stawki obowiązują od 2023 roku.

Jak obliczyć wysokość diety krajowej – przykłady i zasady

Obliczanie wysokości diety krajowej najlepiej objaśnić na przykładach.

• Podróż trwała 7 godzin – brak diety.
• Podróż trwała 10 godzin – 22,50 zł (50%).
• Podróż trwała 27 godzin – 45 zł za dobę + 22,50 zł za 3 godziny kolejnej.

Ale uwaga – jeżeli pracownik miał zapewnione posiłki, dieta jest pomniejszana według poniższego schematu:

• śniadanie – 25%,
• obiad – 50%,
• kolacja – 25%.

Jeśli więc np. pracownik podczas podróży służbowej ma zapewniony nocleg w hotelu ze śniadaniem, za każdą pełną dobę otrzyma tylko 75% diety (33,75 zł). Te zasady również są określone we wspomnianym Rozporządzeniu. Jeżeli pracownik ma zapewnione całodzienne wyżywienie – dieta nie przysługuje. Co ważne, diety nie należy zaokrąglać – stosuje się wyliczenia zgodnie z proporcją.

Dieta pracownicza a podróże zagraniczne – specyfika i zasady

W delegacjach zagranicznych obowiązują bardziej rozbudowane reguły:

• czas liczy się od momentu opuszczenia kraju;
• pełna dieta przysługuje za każdą dobę;
• za niepełną dobę (poniżej 12 godzin) stosuje się dietę proporcjonalną: 1/3 lub 1/2 pełnej stawki;

Stawki są odpowiednio wyższe niż przy podróżach krajowych, ponieważ mają pokrywać koszty wyżywienia w lokalnych realiach cenowych.

Obniżenie kwoty diety za zapewnione wyżywienie

Przy podróży zagranicznej również obniża się kwotę wypłacanej diety, jeśli pracownik ma zapewnione wyżywienie, ale według innych proporcji:

• śniadanie – 15%,
• obiad – 30%,
• kolacja – 30%.

Jeżeli pracownik w zagranicznej podróży służbowej ma zapewnione pełne wyżywienie, otrzymuje 25% diety przewidzianej w Rozporządzeniu. Aby pomniejszyć kwotę diety, trzeba udokumentować fakt otrzymania przez pracownia wyżywienia (np. poprzez fakturę z hotelu).

Co pokrywa dieta, a czego nie obejmuje?

Dieta pracownicza jest świadczeniem przeznaczonym na pokrycie tylko kosztów wyżywienia. Nie obejmuje zatem:

• noclegów,
• biletów (np. lotniczych, komunikacji miejskiej),
• kilometrówki,
• opłat drogowych,
• parkingów,
• przejazdów taksówkami.

Pracownikowi w podróży służbowej przysługuje jednak zwrot kosztów za te wydatki – aby je otrzymać, potrzeba jest dokumentacja (np. faktury).

Nietypowe wydatki podczas podróży służbowej

Istnieją również inne wydatki, które można rozliczyć w ramach podróży służbowej, ale nie w ramach diety. Są to m.in. opłaty za:

• bagaż,
• autostrady,
• parking w strefie płatnej,
• taksówki,
• bilety komunikacji miejskiej.

Niekiedy pracodawcy zwracają też wydatki reprezentacyjne (np. kawa z klientem). Konieczne może być też pokrycie kosztów leczenia, jeśli pracownik zachoruje za granicą, a ich poniesienie będzie niezbędne.

Czy dieta jest opodatkowana?

Diety są zwolnione z podatku dochodowego, gdy spełniają określone warunki – przede wszystkim nie przekraczają kwoty podanej w Rozporządzeniu (np. 45 zł w przypadku podróży krajowej). Ewentualne nadwyżki są opodatkowane podatkiem dochodowym i oskładkowane. Ponadto dieta musi być wypłacona w związku z oficjalną podróżą służbową.

Jak rozliczyć i udokumentować wypłatę diety?

Rozliczenie podróży służbowej powinno zawierać następujące informacje:

• imię, nazwisko i stanowisko pracownika,
• cel podróży i miejsce wyjazdu,
• czas podróży służbowej (w tym datę i godzinę wyjazdu oraz powrotu),
• stawki i wartość przysługujących diet,
• informacje o stosowanych środkach lokomocji,
• sumę poniesionych kosztów – najlepiej z ich wyszczególnieniem.

Potrzebna jest też dokumentacja stanowiąca potwierdzenie poniesionych kosztów (faktury, rachunki, bilety) do zwrotu przez pracodawcę. Pracownik musi dostarczyć pracodawcy niezbędne informacje i dokumenty w ciągu 14 dni od zakończenia podróży. Co ważne – nie ma konieczności dokumentowania wydatków, na które pracownik przeznaczył dietę, a jej wysokość zależy od czasu podróży.

Dieta pracownicza – często zadawane pytania

Czy można wypłacić dietę przy pracy zdalnej?

To zależy. Jeżeli pracownik wykonuje pracę zdalną, może zostać wysłany w podróż służbową. Taka podróż wymaga fizycznego przemieszczenia się poza stałe miejsce pracy. Podróż do siedziby firmy zazwyczaj nie jest podróżą służbową (jeśli siedziba jest określona w umowie jako stałe miejsce pracy), ale podróż do innego miasta (np. na spotkanie z klientem) już tak. Jeżeli pracownik nie przemieszcza się fizycznie poza stałe miejsce wykonywania pracy, nie ma mowy o podróży służbowej, a więc nie ma prawa do diety.

Czy dieta przysługuje przy umowie zlecenia?

W tym przypadku dieta za podróż służbową obowiązuje tylko wtedy, jeśli przewidziano ją w umowie. Jeżeli nie ma takich zapisów, nie ma obowiązku wypłaty diety.

Czy można wypłacić dietę, jeśli w czasie podróży pracownik był na L4?

Tak – jeśli pracownik zachoruje podczas podróży służbowej, przysługuje mu normalna dieta. Przy podróży zagranicznej należy mu się także zwrot kosztów leczenia.

Czy właściciel JDG może wypłacać sobie dietę?

Tak, ale musi prowadzić ewidencję wydatków i udowodnić związek podróży z działalnością. Nie można rozliczać diety, o ile nie dochodzi do fizycznej zmiany miejsca wykonywania pracy.

Dieta pracownicza 2025 – podsumowanie

Dieta pracownicza to dodatkowe świadczenie rekompensujące koszty wyżywienia podczas podróży służbowych – wypłacane niezależnie od zwrotu kosztów podróży. Jeśli prowadzisz firmę i zatrudniasz pracowników, dobrze wiedzieć, kiedy przysługuje dieta, ile wynosi i jak ją rozliczyć. Pamiętaj: stawki diety pracowniczej 2025 znajdziesz w najnowszej wersji Rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Natomiast w przypadku jakichkolwiek wątpliwości związanych z rozliczaniem podróży służbowych, warto skonsultować się z księgową.

Zobacz także:

• Jak rozliczyć delegację pracowniczą?
• Ile tak naprawdę kosztuje pracownik? Sprawdź całkowite koszty zatrudnienia