Formularz A1 – kiedy jest potrzebny i jak go uzyskać?

Zaświadczenie A1 (określane potocznie jako formularz A1 ZUS) jest potwierdzeniem, że osoba wykonująca pracę za granicą podlega polskiemu systemowi zabezpieczenia społecznego. Dokument wydawany przez ZUS może być potrzebny zarówno pracownikom, jak i przedsiębiorcom. Dowiedz się, w jakich sytuacjach trzeba uzyskać zaświadczenie A1, jak złożyć wniosek, ile trwa jego wydanie i jakie mogą być konsekwencje jego braku.

Co to jest zaświadczenie A1?

Zaświadczenie A1 to dokument potwierdzający, w jakim kraju osoba pracująca za granicą podlega ubezpieczeniom społecznym. Jeżeli wydaje je polski ZUS, taka osoba nadal podlega polskiemu ustawodawstwu, mimo że pracuje poza Polską.

Zasady wydawania zaświadczeń A1 wynikają z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004. Zgodnie z nim dana osoba podlega przepisom o zabezpieczeniu społecznym tylko jednego państwa. To, w którym kraju należy opłacać składki na ubezpieczenia społeczne, zależy od tego, gdzie i na jakich zasadach dana osoba wykonuje pracę:

• praca w jednym państwie – zazwyczaj obowiązują przepisy kraju wykonywania pracy,
• czasowe delegowanie za granicę – po spełnieniu określonych warunków pracownik może nadal podlegać polskim przepisom (art. 12 rozporządzenia nr 883/2004),
• praca w kilku państwach – właściwe przepisy ustala się m.in. w oparciu o miejsce zamieszkania i zakres wykonywanej pracy w poszczególnych krajach (art. 13 rozporządzenia nr 883/2004).

Zaświadczenie A1 obowiązuje w państwach Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego (Norwegia, Islandia i Liechtenstein) oraz w Szwajcarii. Ponadto może być wydawane w związku z pracą w Wielkiej Brytanii, zgodnie z regulacjami obowiązującymi po Brexicie.

Kiedy potrzebne jest zaświadczenie A1?

O zaświadczenie A1 trzeba wnioskować, gdy osoba wykonująca pracę za granicą ma nadal podlegać polskim przepisom o zabezpieczeniu społecznym. Dokument może być potrzebny zarówno pracownikom, jak i przedsiębiorcom – bez względu na to, czy wyjazd trwa kilka dni, czy kilka miesięcy.

Zaświadczenie A1 może być potrzebne w przypadku:

• delegowania pracownika za granicę – gdy polski pracodawca czasowo wysyła pracownika do wykonywania obowiązków w innym państwie, a warunki delegowania pozwalają na dalsze podleganie polskim przepisom,
• pracy w kilku państwach – gdy zatrudniony regularnie wykonuje obowiązki w co najmniej dwóch krajach, np. kierowca w transporcie międzynarodowym,
• prowadzenia JDG – gdy przedsiębiorca czasowo świadczy usługi za granicą lub prowadzi działalność w kilku państwach,
• wykonywania pracy na podstawie umowy zlecenia lub pełnienia funkcji członka zarządu – możliwość uzyskania takiego zaświadczenia zależy od podstawy wykonywania obowiązków i właściwego ustawodawstwa.

Zaświadczenie A1 może być potrzebne także podczas krótkich podróży służbowych, np. na targi, konferencje czy szkolenia za granicą. O taki dokument warto wystąpić z wyprzedzeniem – nawet jeśli wyjazd trwa zaledwie kilka dni.

To może Cię zainteresować: Jak rozliczyć delegacje pracownika? Poradnik

Warto wiedzieć! Zaświadczenie A1 mogą otrzymać obywatele państw spoza UE, np. Ukrainy, o ile spełniają konkretne wymogi. ZUS weryfikuje m.in. legalność ich zamieszkania na podstawie informacji US-54.

Zaświadczenie A1 – jak uzyskać dokument w ZUS?

O zaświadczenie A1 musisz zawnioskować elektronicznie – poprzez platformę eZUS. Cała procedura – po zalogowaniu się do systemu – sprowadza się do kilku kroków.

• Wybierz odpowiedni wniosek – w katalogu usług znajdziesz m.in. US-3 (delegowanie pracownika), US-4 (praca najemna w kilku państwach), US-1 (czasowe wykonywanie działalności gospodarczej za granicą) oraz US-2 (działalność gospodarcza w kilku państwach).
• Uzupełnij dane – kreator przeprowadzi Cię przez kolejne pola formularza. W zależności od rodzaju wniosku konieczne będzie podanie m.in. danych osoby, której dotyczy zaświadczenie, państw wykonywania pracy i przewidywanego okresu pracy poza Polską.
• Dołącz wymagane dokumenty – ZUS może potrzebować np. dokumentów potwierdzających prowadzenie działalności w Polsce lub wykonywanie pracy w kilku państwach.
• Podpisz i wyślij wniosek – skorzystaj z jednej z dostępnych metod podpisu elektronicznego.

Po rozpatrzeniu wniosku odpowiedź ZUS pojawi się na platformie eZUS. Aby odebrać dokument, zaloguj się do systemu. Jeśli otrzymana korespondencja tego wymaga, konieczne będzie także podpisanie Urzędowego Poświadczenia Doręczenia (UPD). Można to zrobić m.in. za pomocą profilu zaufanego lub bezpośrednio przez profil eZUS, potwierdzając odbiór dokumentu.

Formalnościami związanymi z uzyskaniem zaświadczenia A1 nie musisz zajmować się samodzielnie. Możesz to powierzyć biuru rachunkowemu, udzielając mu odpowiedniego pełnomocnictwa na formularzu ZUS-PEL. W ramach obsługi kadr i płac online pomagamy klientom przygotować niezbędne dokumenty, wypełnić wniosek i dopełnić formalności w ZUS.

Zaświadczenie A1 – ile się czeka na jego wydanie?

ZUS wydaje zaświadczenie A1 niezwłocznie, jeśli wniosek jest kompletny i nie wymaga dodatkowych wyjaśnień. W pozostałych przypadkach czas oczekiwania zależy od stopnia skomplikowania sprawy – i tak:

• do 1 miesiąca – gdy zachodzi konieczność przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,
• do 2 miesięcy – w szczególnie skomplikowanych sprawach, np. gdy pracownik jest zatrudniony przez kilku pracodawców w różnych krajach, a ZUS musi szczegółowo przeanalizować jego sytuację, aby ustalić miejsce podlegania ubezpieczeniom społecznym.

ZUS może też poprosić o dodatkowe dokumenty, np. umowę z zagranicznym kontrahentem czy faktury potwierdzające prowadzenie działalności w Polsce.

Wniosek o zaświadczenie A1 najlepiej złożyć przed rozpoczęciem pracy za granicą. Jeśli jednak nie udało się tego zrobić, dokument można uzyskać również po wyjeździe, nawet z mocą wsteczną. Warunkiem jest spełnianie w danym okresie wymogów pozwalających na podleganie polskim przepisom o zabezpieczeniu społecznym.

Kiedy ZUS odmawia wydania A1?

ZUS może odmówić wydania zaświadczenia A1, jeśli nie są spełnione warunki pozwalające pracownikowi delegowanemu za granicę na pozostanie w polskim systemie ubezpieczeń społecznych. Do przyczyn zalicza się:

• zbyt długi okres delegowania (planowany wyjazd przekracza 24 miesiące, a nie uzyskano zgody na zastosowanie wyjątkowych zasad),
• zastępowanie innego pracownika delegowanego,
• brak wcześniejszego podlegania polskim przepisom,
• brak rzeczywistej działalności firmy w Polsce,
• brak bezpośredniego związku z polskim pracodawcą.

Każdą sprawę ZUS rozpatruje indywidualnie, biorąc pod uwagę wszelkie istotne okoliczności, np. krótszy niż miesiąc okres wcześniejszego podlegania polskim przepisom nie musi wiązać się z odmowną decyzją. Podobnie firma, której obrót w Polsce wynosi mniej niż 25% całkowitego obrotu, nie traci z tego powodu możliwości uzyskania A1. Jeśli jednak odmówi wydania zaświadczenia A1, poinformuje o tym (za pośrednictwem eZUS) w formie decyzji administracyjnej, w której wskaże przyczyny odmowy. Pracodawca może odwołać się do sądu od tej decyzji – za pośrednictwem ZUS. Ma na to miesiąc od doręczenia decyzji odmownej.

Co grozi za brak zaświadczenia A1?

Brak zaświadczenia A1 może powodować problemy podczas kontroli za granicą, a w niektórych państwach również skutkować karami finansowymi. Dokument potwierdza bowiem, że pracownik lub przedsiębiorca podlega polskim przepisom o zabezpieczeniu społecznym, mimo wykonywania pracy w innym kraju.

Jeśli nie masz zaświadczenia A1, musisz liczyć się np. z:

• problemami podczas kontroli – zagraniczne organy mogą zażądać dokumentów potwierdzających, że pracownik podlega polskiemu systemowi zabezpieczenia społecznego, a brak dokumentu będzie skutkować koniecznością składania dodatkowych wyjaśnień,
• karami finansowymi – niektóre państwa (np. Austria, Francja) przewidują sankcje za nieokazanie zaświadczenia podczas kontroli; warunki ich zastosowania oraz wysokość zależą od lokalnych przepisów,
• koniecznością opłacenia zaległych składek za granicą – jeśli okaże się, że dana osoba nie spełniała warunków pozwalających na podleganie polskim przepisom, może powstać obowiązek rozliczenia zaległych składek w innym państwie.

Brak zaświadczenia A1 może również utrudnić ustalenie, które państwo odpowiada za wypłatę świadczeń, np. w razie choroby lub wypadku przy pracy za granicą. Jednak nie jest to jednoznaczne z tym, że pracownik traci do nich prawo.

Warto wiedzieć! O tym, w którym kraju należy opłacać składki na ubezpieczenia społeczne, nie decyduje samo posiadanie zaświadczenia A1. Jeśli pracownik spełnia odpowiednie warunki, ZUS może wydać dokument również z mocą wsteczną.

Najczęściej zadawane pytania

Czy kierowca w transporcie międzynarodowym potrzebuje zaświadczenia A1?

Zaświadczenie A1 dla kierowcy międzynarodowego jest potrzebne, jeśli wykonuje on pracę w kilku państwach, ale nadal podlega polskiemu systemowi zabezpieczenia społecznego. W takim przypadku ZUS wydaje dokument na podstawie przepisów dotyczących pracy w dwóch lub więcej państwach (art. 13 rozporządzenia nr 883/2004). Wówczas do tej instytucji trzeba złożyć wniosek US-4. Jeśli prowadzisz firmę transportową, możesz zdecydować się na księgowość dla firm transportowych, w ramach której otrzymasz wsparcie w formalnościach związanych z zaświadczeniem A1.

Czy istnieje wzór zaświadczenia A1?

Tak. Zaświadczenie A1 ma jednolity wzór stosowany w państwach objętych unijnymi przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Dokument sporządza ZUS na podstawie złożonego wniosku. Wnioskodawca nie musi więc samodzielnie wypełniać zaświadczenia.

Czym różni się zaświadczenie A1 od karty EKUZ?

To dwa różne dokumenty służące innym celom, więc A1 nie zastępuje EKUZ. Zaświadczenie A1 potwierdza, w którym kraju dana osoba podlega przepisom o zabezpieczeniu społecznym. Z kolei Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ) umożliwia korzystanie z niezbędnej opieki medycznej podczas czasowego pobytu za granicą, na zasadach obowiązujących w danym państwie. Warunkiem jest posiadanie prawa do świadczeń zdrowotnych w Polsce, np. z tytułu ubezpieczenia w NFZ.