Co można wliczyć w koszty firmy jednoosobowej, by płacić niższy podatek?

Prowadzisz firmę jednoosobową i zastanawiasz się, jak zmaksymalizować swoje zyski? Jednym ze sposobów jest obniżenie podatku dochodowego – wystarczy wiedzieć, co można „wrzucić” w koszty. Nie musi to być skomplikowane! Dowiedz się, czym są koszty uzyskania przychodu i jak je mądrze wykorzystywać oraz jak zoptymalizować rozliczenia – bez ryzyka problemów z fiskusem.

Czym są koszty uzyskania przychodu i dlaczego warto je znać?

Koszty uzyskania przychodu to wydatki, które ponosisz po to, by zarobić. Możesz je odliczyć od podstawy opodatkowania, aby obniżyć należny podatek. Jak to działa?

Przy rozliczeniu według skali podatkowej lub stawki liniowej podatek płaci się od dochodu. Dochód to natomiast przychód pomniejszony o koszty. Prowadzisz biznes, który wymaga korzystania z komputera i specjalistycznego oprogramowania? Koszty ich zakupu możesz odliczyć od uzyskanego przychodu. Dzięki temu Twój dochód wykazany w zeznaniu rocznym maleje, a wraz z nim należny podatek. Tym samym każde 100 zł odpowiednio udokumentowanych i wykazanych w zeznaniu kosztów pozwala zaoszczędzić nawet 19 zł.

Warto wiedzieć! Nie każdy wydatek to koszt. Różnica polega przede wszystkim na uzasadnieniu zakupu w kontekście wykonywanej działalności, a także na jego udokumentowaniu.

Zasada ogólna rozliczania kosztów JDG – koszt musi mieć związek z działalnością

Główna zasada jest prosta: koszt musi być związany z prowadzoną działalnością gospodarczą. Nie musi przynosić bezpośrednio pieniędzy, ale powinien racjonalnie służyć generowaniu przychodu lub jego zabezpieczeniu.

Przykłady? Komputer – dla grafika będzie oczywistym kosztem, ponieważ bez niego nie może pracować. Udowodnienie zasadności tego zakupu dla trenera personalnego jest już jednak trudniejsze – można wliczyć go w koszty, jeśli np. trener używa go do prowadzenia strony, obróbki zdjęć klientów lub umawiania wizyt. Podobnie może być np. z aparatem fotograficznym – dla agencji marketingowej  zwykle będzie to niezbędny wydatek. W przypadku przychodni medycznej wymaga jednak uzasadnienia – wrzucenie go w koszty może być akceptowalne, jeśli np. jest niezbędny do tworzenia dokumentacji medycznej lub zdjęć do materiałów promocyjnych.

Co to znaczy „wrzucić” w koszty?

„Wrzucenie” w koszty to potoczne określenie księgowego ujęcia wydatku jako kosztu uzyskania przychodu. Gdy wrzucasz coś w koszty, zmniejsza się podstawa opodatkowania i – jeśli jesteś na podatku liniowym lub rozliczasz się na zasadach ogólnych – płacisz niższy podatek dochodowy.

Jak dokładnie działa wrzucanie w koszty? Przykładem niech będzie laptop za 5000 zł. Jeżeli jest Ci niezbędny do pracy, stanowi koszt. Dzięki temu obniżasz swój dochód o 5000 zł i oszczędzasz 600 zł przy rozliczeniu według skali podatkowej (12%) lub aż 950 zł przy stawce liniowej (19%).

Co można wrzucić w koszty bez większego ryzyka? Wszystkie standardowe wydatki związane z działalnością gospodarczą, takie jak:

• oprogramowanie niezbędne do pracy,
• opłaty za usługi księgowe,
• raty leasingowe za sprzęt,
• rachunek za hosting strony firmowej,
• szkolenia i kursy branżowe,
• podróże służbowe.

Przedsiębiorcy czasami wpadają w pułapkę zbyt entuzjastycznego wrzucania w koszty każdego wydatku. Błędem jest np.:

• odliczanie 100% kosztów zakupu i użytkowania samochodu, jeśli jest eksploatowany także na cele prywatne;
• wliczanie w koszta zakupów do domu, gdy prowadzisz w nim działalność gospodarczą;
• uwzględnianie kosztów ubrań (chyba że jest to odzież robocza z logo firmy).

Nie wiesz, co można wrzucić w koszty działalności gospodarczej? Lepiej poradzić się księgowej i nie ryzykować. W przypadku podejrzenia nieścisłości urząd skarbowy może przeprowadzić w Twojej firmie kontrolę, a jeśli udowodnieni ona nadużycia, musisz liczyć się z koniecznością zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami i karą.

Rozliczenie kosztów w JDG – przykład

Aneta prowadzi działalność jako copywriter i rozlicza się według stawki liniowej. W maju kupiła laptopa za 4000 zł, zainwestowała w kurs SEO (700 zł), opłaciła domenę i hosting (350 zł), a także zapłaciła 2000 zł za stworzenie strony internetowej. Jej łączne koszty wyniosły 7050 zł, a przychód 12 000 zł. W związku z tym dochód do opodatkowania to 4950 zł, a należny podatek 940,50 zł. Bez kosztów Aneta zapłaciłaby 2280 zł podatku, a więc zaoszczędziła 1339,50 zł tylko dzięki odpowiedniemu udokumentowaniu i uwzględnieniu kosztów.

Co może odliczyć od podatku firma jednoosobowa?

Co można wrzucić w koszty firmy jednoosobowej w 2025 roku? Możliwości jest sporo. Poniżej znajdziesz kilka przykładów dopasowanych do różnych typów działalności.

Siedziba biura i koszty pracy zdalnej

Kosztem prowadzenia działalności gospodarczej będzie np. wynajem biura, ale też miejsce w przestrzeni coworkingowej. Jeżeli pracujesz z domu, możesz odliczyć część kosztów: czynsz, prąd, internet, a nawet ogrzewanie – proporcjonalnie do powierzchni wykorzystywanej na działalność. Wymaga to jednak spełnienia dodatkowych formalności.

Sprzęt, oprogramowanie i komunikacja

Używasz w swojej działalności laptopa, telefonu, drukarki, a może specjalnego oprogramowania? Możesz je odliczyć, o ile faktycznie są niezbędne. Ponadto dochód obniżają amortyzacja środków trwałych oraz raty leasingowe.

Pojazdy i podróże służbowe: wrzucanie w koszty

Jeśli np. dojeżdżasz do klientów albo wozisz sprzęt, Twoim kosztem będą wydatki poniesione na paliwo czy opłaty autostradowe. Możesz też odliczać koszty biletów i noclegów przy podróżach służbowych, a jeśli używasz prywatnego auta do celów firmowych, do kosztów możesz zaliczyć 20% wydatków netto na paliwo, parkingi, ubezpieczenie, naprawy czy serwis.

Rozwój, szkolenia i doradztwo

Wszystko, co pozwala Ci rozwijać swoją wiedzę w związku z prowadzoną działalnością, również możesz wrzucić w koszty. Chodzi tu m.in. o kursy, szkolenia, webinary, konsultacje biznesowe czy literaturę branżową.

Marketing i promocja

Wydatki na marketing przyczyniają się do osiągania dochodu, więc również podlegają odliczeniu. Płacisz fachowcom za stworzenie logo, wizytówki, strony internetowej? Zatrudniasz agencję SEO lub reklamujesz się w internecie (np. w Google, Meta, na Allegro)? Wrzuć to w koszty.

Usługi zewnętrzne

Obsługa księgowa czy prawna, pomoc programistów, grafików czy social media managerów to również koszty działalności. Jeśli korzystasz z outsourcingu tych usług, obniżą Twój należny podatek. Odliczyć możesz także koszty kredytów i pożyczek firmowych oraz inne koszty bankowe, a także np. raty leasingowe.

Koszty JDG „na granicy” – co bywa kwestionowane przez urząd?

Niektóre wydatki mogą być kwestionowane przez urząd. Na co uważać?

• Koszty poniesione przed założeniem firmy – np. aplikacja radcowska zanim otworzysz kancelarię, kurs grafiki zanim założysz studio. Urzędy często je kwestionują.
• Ubrania i kosmetyki – dopóki nie mają charakteru roboczego lub reprezentacyjnego (z logo), będą traktowane jak prywatne.
• Telefon prywatny używany do pracy – o ile nie masz osobnej karty SIM, numeru i faktury, takie odliczenie jest problematyczne.
• Wakacje połączone z pracą – jeżeli podczas tygodniowego urlopu spotkasz się z jednym klientem, na pewno nie możesz wrzucić w koszty całego wyjazdu.
• Samochód premium – jeżeli zakup samochodu wysokiej klasy nie jest bezpośrednio związany z biznesem (nie prowadzisz np. przewozu osób luksusowymi autami), urząd może zakwestionować takie odliczenie.

Pamiętaj, by zachować rozsądek – wrzucić w koszty można to, co jest bezpośrednio związane z działalnością i co można dobrze udokumentować.

Jak prawidłowo dokumentować koszty w firmie jednoosobowej?

Każdy wydatek musi być udokumentowany i uzasadniony. Najlepszym dokumentem jest faktura VAT. Dowodem może być też paragon, jeśli zawiera NIP Twojej firmy lub datę i stempel jednostki wydającej paragon, a na odwrocie nazwisko lub nazwę firmy nabywcy, adres oraz rodzaj zakupionego towaru.

Warto wiedzieć, że paragon z NIP-em, jeśli nie przekracza 450 zł, jest traktowany jako faktura uproszczona. Dzięki temu można go używać jako podstawy do odliczenia VAT.  Dowodami poniesienia kosztu mogą być ponadto umowy zlecenia, rachunki czy potwierdzenia przelewów. Ponadto warto zachować uzasadnienie biznesowe dla każdego wydatku – np. notatki czy maile przedstawiające oczekiwane korzyści.

Może Cię również zainteresować: Ulgi podatkowe dla firm – co możesz zyskać?

Co można wrzucić w koszty firmy jednoosobowej – podsumowanie

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, masz ogromne pole manewru, by obniżyć należny podatek. Pamiętaj jednak, że niezbędne są:

• racjonalność wydatków;
• związek z działalnością;
• dobra dokumentacja (faktury, rachunki na każdy wydatek).

Chcesz wiedzieć więcej o tym, jak generować koszty w firmie jednoosobowej? Masz wątpliwości, co można odliczyć od podatku lub jak uzasadnić inwestycję? Skontaktuj się ze specjalistami – jesteśmy do Twojej dyspozycji.

Zobacz również:

• Czego nie można „wrzucić” w koszty uzyskania przychodu.
• Optymalizacja kosztów w firmie: jak księgowość może pomóc oszczędzać?