Koszty uzyskania przychodu – czego nie możesz odliczyć?

Co to są koszty uzyskania przychodu?

Zgodnie z ustawą o PIT, koszty uzyskania przychodów to koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Mówiąc prościej, są to wszystkie wydatki (jak opłata za czynsz) i koszty niebędące wydatkami (np. amortyzacja), które pomagają Twojej firmie generować przychód i zysk.

Co wchodzi w koszty uzyskania przychodu?

Aby dany wydatek został uznany za koszt uzyskania przychodu, musi spełniać kilka warunków. Przede wszystkim:

• musi być związany bezpośrednio z prowadzoną działalnością,
• musi mieć na celu uzyskanie przychodu lub jego zabezpieczenie.

Nie każdy wydatek, który poniesiesz w swojej firmie, spełnia te kryteria. Dlatego warto dokładnie przeanalizować, co wchodzi w koszty uzyskania przychodów, a co nie. Pamiętaj, że w przypadku kontroli podatkowej urzędnicy będą analizować, czy dany wydatek rzeczywiście miał wpływ na Twoje przychody!

Czego nie możesz odliczyć?

Lista wydatków, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jest obszerna. Istnieje jednak również wiele kosztów, które nie mogą być odliczone. Poniżej znajdziesz kilka przykładów takich wydatków.

Mandaty i kary

Żaden mandat drogowy, kara nałożona przez sąd, grzywna ani inne sankcje wynikające z naruszenia przepisów prawa nie mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodu. Choć mogą być to wydatki związane z działalnością gospodarczą (np. mandat za parkowanie dostawczym samochodem), prawo wyklucza możliwość ich odliczenia.

Wydatki na prywatne potrzeby

Koszty związane z prywatnymi potrzebami, takie jak zakup ubrań, artykułów spożywczych czy opłaty za prywatne ubezpieczenie zdrowotne, nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu. Nawet jeśli jako podatnik prowadzisz działalność z domu, część wydatków, takich jak rachunki za media, może być odliczona tylko proporcjonalnie do części mieszkania wykorzystywanej na potrzeby firmy.

Wydatki na reprezentację

Wydatki na reprezentację, takie jak koszty imprez firmowych czy ekskluzywnych prezentów dla klientów, nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Prawo podatkowe jasno określa, że tego typu wydatki nie mają bezpośredniego wpływu na przychód firmy, a służą jedynie budowaniu wizerunku przedsiębiorcy.

Interpretacja ogólna Ministra Finansów z listopada 2013 roku dopuszcza jednak zaliczenie do kosztów wydatków na poczęstunek lub posiłek podawane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami itp. dotyczących zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej. Jeśli zatem jesteś w stanie udowodnić zasadność zaliczenia do kosztów np. kolacji biznesowej czy kosztu cateringu podczas spotkania w firmie, możesz to zrobić.

Straty w wyniku zniszczeń lub kradzieży

Straty związane z utratą majątku, czy to na skutek kradzieży, czy zniszczenia, nie zawsze można zaliczyć do kosztów. W przypadku, gdy szkoda wynika z zaniedbania lub braku odpowiednich środków zabezpieczających, fiskus może uznać, że taki wydatek nie jest związany z uzyskiwaniem przychodów. Tylko w uzasadnionych przypadkach, gdy np. utrata mienia była wynikiem niezależnych od ciebie okoliczności, można próbować go odliczyć.

Koszty odsetek od kredytów niezwiązanych z działalnością

Odsetki od kredytów konsumpcyjnych, które nie mają bezpośredniego związku z Twoją działalnością, nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu. Jeśli bierzesz kredyt na zakup samochodu służbowego lub maszyny do produkcji, to odsetki od takiego kredytu mogą być kosztem, ale wyłącznie w części związanej z działalnością firmy.

Koszty ubezpieczeń na życie

Ubezpieczenia na życie, które mają charakter prywatny, nie mogą być kosztem uzyskania przychodu. Nawet jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, ubezpieczenie Twojego życia nie ma bezpośredniego związku z przychodem firmy.

Koszty szkoleń niezwiązanych z działalnością

Szkolenia to ważny element rozwoju, jednak nie każde może być uznane za koszt uzyskania przychodu. Aby odliczyć taki wydatek, szkolenie musi być bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością i wpływać na podniesienie kwalifikacji niezbędnych do uzyskiwania przychodów. Przykładowo, jeśli prowadzisz działalność w branży IT, kursy programistyczne będą uzasadnione.

Koszty uzyskania przychodu: jak liczyć?

Jeśli chcesz mieć pewność, że prawidłowo rozliczasz swoje przychody i koszty, zawsze warto skorzystać z pomocy biura rachunkowego. Specjaliści pomogą uniknąć problemów z fiskusem, a jednocześnie, w ramach obowiązującego prawa, skorzystać z przysługujących Ci odliczeń. Dobre prowadzenie księgowości  pozwoli Ci nie tylko uniknąć problemów, ale także skutecznie optymalizować podatek dochodowy od osób fizycznych.