Dodatkowe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej — czy trzeba zgłaszać?

Prowadzisz firmę, a biznes się rozwija? W pewnym momencie możesz dojść do wniosku, że jedno biuro, sklep czy magazyn to za mało. Wtedy naturalnie rodzi się pytanie: czy dodatkowe miejsce prowadzenia działalności trzeba zgłosić i gdzie to zrobić? Przygotowaliśmy kompletny przewodnik po dodatkowym miejscu prowadzenia działalności oraz związanych z tym obowiązkach i konsekwencjach.

Dodatkowe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej – podstawowe zasady

Dodatkowe miejsce prowadzenia działalności to po prostu inny adres, pod którym faktycznie prowadzisz biznes – obok siedziby głównej firmy. Może to być np.:

• sklep,
• magazyn,
• biuro,
• punkt usługowy.

Niezależnie od tego, w jakiej formie prawnej prowadzisz swój biznes, możesz go rozbudowywać bez ograniczeń. Jednak powstanie dodatkowego miejsca prowadzenia działalności rodzi obowiązki.

Czy trzeba zgłaszać dodatkowe miejsce prowadzenia działalności?

Dodatkowe miejsce działalności wymaga zgłoszenia, ale w różnych instytucjach – w zależności od tego, czy prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, czy spółkę. Mówi o tym m.in. art. 5 Ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.

Brak zgłoszenia może skutkować problemami z urzędem skarbowym, nieaktualnymi danymi w rejestrach i kłopotami przy kontroli.

Dodatkowe miejsce prowadzenia działalności w spółce z o.o.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością musi zgłaszać wszelkie zmiany w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS). Dotyczy to również dodatkowych miejsc prowadzenia działalności.

Warto odróżnić dwa sposoby rozszerzenia działalności:

• oddział – wyodrębniona i samodzielna organizacyjnie część działalności gospodarczej, wykonywana poza siedzibą przedsiębiorcy lub głównym miejscem wykonywania działalności;
• dodatkowe miejsce prowadzenia działalności – po prostu nowy adres firmy, np. kolejny punkt sprzedaży.

Jeśli dodatkowe miejsce działalności nie jest nowym oddziałem, nie trzeba go zgłaszać. W przypadku utworzenia nowego oddziału trzeba to zrobić poprzez złożenie:

• wniosku o wpis zmiany sporządzonego w systemie Portal Rejestrów Sądowych;
• uchwały o ustanowieniu oddziału (zwykle uchwała zarządu).

Jeśli wpis oddziału dokonywany jest poprzez S24, należy sporządzić:

• uchwałę o ustanowieniu oddziału sp. z o.o.
• wniosek KRS ZEL3.

Inne adresy działalności, które niekoniecznie są oddziałami spółki, należy wskazać na formularzu NIP-8, bez zmian w KRS.

Dodatkowe miejsce prowadzenia działalności a aktualizacja danych w CEIDG

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą lub spółkę cywilną, zgłoszenie nowego miejsca prowadzenia działalności następuje poprzez aktualizację wpisu w CEIDG. Zgłoszenia dokonuje się na formularzu CEIDG-1, w rubryce 11 – „Dodatkowe miejsce wykonywania działalności gospodarczej”.

Zmiana jest bezpłatna i szybka – można jej dokonać online. Na wprowadzenie zmian masz 7 dni od dnia zmiany stanu faktycznego, czyli np. utworzenia nowego sklepu czy biura.

Dodatkowe miejsce prowadzenia działalności – gdzie należy je zgłosić?

W zależności od formy prowadzenia firmy, informacja o dodatkowym miejscu musi trafić do różnych instytucji:

• CEIDG – jeśli prowadzisz jednoosobową działalność,
• KRS – jeśli prowadzisz spółkę podlegającą rejestracji w KRS.

Właściciele firm jednoosobowych nie muszą się martwić o nic więcej – wraz z aktualizacją wpisu w CEIDG wiadomość o dodatkowej siedzibie trafi do wszystkich instytucji (w tym do urzędu skarbowego i ZUS).

W przypadku spółek dodatkowo należy dokonać aktualizacji w urzędzie skarbowym na formularzu NIP-8. Wszystkich zgłoszeń należy dokonać w terminie 7 dni od wystąpienia zmian.

Czy nowy adres działalności trzeba zgłosić do urzędu skarbowego?

Urząd skarbowy musi wiedzieć o każdej zmianie adresu działalności i nowej siedzibie, ale nie zawsze trzeba go osobno powiadamiać. Zależy to od tego, w jakiej formie prowadzisz swoją działalność:

• w przypadku spółek zgłoszenie odbywa się na formularzu NIP-8;
• osoby prowadzące działalność jednoosobową lub spółkę cywilną aktualizują dane w CEIDG – urząd skarbowy dostaje te informacje automatycznie.

Dodatkowe miejsce prowadzenia działalności a VAT

Dodatkowe miejsce prowadzenia działalności nie wymaga aktualizacji danych do VAT. Faktury i rozliczenia dokonywane są bowiem na podstawie głównego miejsca prowadzenia działalności. Warto jednak pamiętać, że:

• jeśli zmieniasz główną siedzibę, trzeba dokonać aktualizacji zgłoszenia na formularzu VAT-R;
• jeśli „przeprowadzka” firmy dodatkowo sprawia, że zmienia się właściwy urząd skarbowy, trzeba również zgłosić zmianę na formularzu NIP-2.

W takiej sytuacji formularze trzeba złożyć już w nowym urzędzie skarbowym właściwym ze względu na adres nowej głównej siedziby firmy.

Zgłoszenie w KRS dodatkowego miejsca prowadzenia działalności spółki

Wskazanie w KRS dodatkowego miejsca prowadzenia działalności nie jest konieczne, chyba że to dodatkowe miejsce nosi znamiona oddziału (więcej o tym poniżej). Jeżeli prowadzisz spółkę i rozpoczynasz prowadzenie działalności w dodatkowym miejscu, ale nie jest to nowy oddział, ani zmianie nie ulega główne miejsce prowadzenia działalności, musisz tylko dokonać zgłoszenia do urzędu skarbowego, na formularzu NIP-8.

Oddział a dodatkowe miejsce prowadzenia działalności

Za oddział uznaje się wyraźnie wyodrębnioną organizacyjnie część działalności spółki wykonywaną poza jej siedzibą lub głównym miejscem wykonywania działalności.

Zwykle magazyny, parkingi czy hurtownie nie są samodzielne i nie spełniają warunków do utworzenia oddziałów. Jednak sklepy w rożnych lokalizacjach mogą być oddziałami – jeśli cechują się samodzielnością organizacyjną. Jeśli zależy Ci na formalnym wyodrębnieniu jednostki, wybierz oddział. Jeśli chodzi tylko o dodatkowy lokal – nie jest to potrzebne.

Jeśli tworzysz nowy oddział spółki, trzeba go zgłosić w KRS wraz z uchwałą o ustanowieniu oddziału. Inne adresy działalności, które nie są oddziałami, nie muszą być wskazywane w KRS.

Kiedy zgłosić dodatkowe miejsce prowadzenia działalności?

Warto mieć na uwadze, że terminy zgłoszeń są krótkie:

• CEIDG – 7 dni,
• KRS – 7 dni,
• urząd skarbowy – 7 dni.

Czas liczy się od momentu dokonania zmiany. Jeśli zatem otwierasz nowy sklep 1 października – do 8 października dane muszą być już zaktualizowane.

Dodatkowe miejsce prowadzenia działalności a kasa fiskalna

Czasami dodatkowe miejsce prowadzenia działalności wiąże się z koniecznością zakupu i rejestracji dodatkowej kasy fiskalnej. Będzie to wymagane, jeśli otwierasz np. drugi sklep, gabinet usługowy, warsztat. Wyjątkiem jest sytuacja, w której sprzedaż w dwóch siedzibach nie jest prowadzona jednocześnie – np. od poniedziałku do piątku przyjmujesz klientów jednym miejscu, a w soboty w innym.

Jeśli w nowym miejscu instalujesz kasę fiskalną, musisz to zgłosić do urzędu skarbowego w ciągu 7 dni od momentu fiskalizacji kasy.

Dodatkowe miejsce prowadzenia działalności – niezbędne formalności 

Prowadząc firmę, trzeba zgłosić dodatkowe miejsce prowadzenia działalności. W zależności od tego, czy prowadzisz firmę wpisaną do CEIDG czy spółkę w KRS, informacje muszą trafić do odpowiednich instytucji. Pamiętaj, że masz na to tylko 7 dni. Terminowe zgłoszenie pozwoli uniknąć problemów z urzędami czy rozliczeniami.

Jeśli nie masz pewności, gdzie i jak zgłosić nowe miejsce prowadzenia działalności, warto skorzystać z pomocy księgowego. Dzięki temu unikniesz błędów formalnych i niepotrzebnego stresu.

Zobacz także:

• Jedna firma dwie branże, czyli jak rozszerzyć działalność?
• Działalność gospodarcza w mieszkaniu lub w domu — co warto wiedzieć?

Żródła:

https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/zasady-ewidencji-i-identyfikacji-podatnikow-i-platnikow-16797210/art-5