Zatrudnianie pierwszego pracownika to krok w stronę większych możliwości, ale i większej odpowiedzialności. Jaka forma zatrudnienia będzie najlepsza? Co wybrać, by nie przepłacić, a jednocześnie spać spokojnie w razie kontroli? I jak pogodzić potrzeby firmy z oczekiwaniami kandydatów? Sprawdź, co musisz wiedzieć, zanim podpiszesz pierwszą (albo kolejną) umowę.

Umowa o pracę – pełen pakiet, pełen koszt

Jeśli chcesz zatrudnić kogoś na stałe, budować lojalność i zapewnić pracownikowi maksimum stabilizacji, umowa o pracę będzie najlepszym wyborem. Ale nie jest to tania forma współpracy.

Jako pracodawca zyskujesz:

• przejrzystość i bezpieczeństwo – to najczęściej wybierana forma zatrudnienia, dobrze uregulowana przez prawo;
• bardziej zaangażowany zespół – pracownicy na etacie częściej utożsamiają się z firmą i rzadziej zmieniają pracę;
• łatwiejsze delegowanie obowiązków – możesz egzekwować polecenia służbowe i kontrolować czas pracy.

Koszty umowy o pracę są jednak bardzo wysokie. Przy wynagrodzeniu 6000 zł brutto, całkowity koszt pracodawcy wynosi ponad 7200 zł, nie licząc kosztów urlopów, zwolnień lekarskich, premii, odpraw itp. Umowa o pracę wiąże się też z dodatkowymi obowiązkami: ewidencją czasu pracy, urlopami, świadczeniami chorobowymi i wypowiedzeniami.

Umowa o pracę a Kodeks pracy

Bardzo istotne jest to, że decydując się na zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę, wchodzisz w świat regulacji, które mają chronić pracownika – ale jednocześnie nakładają na Ciebie szereg obowiązków jako pracodawcy. Kodeks pracy reguluje takie kwestie jak:

• czas pracy – obowiązują limity godzin, normy dobowe i tygodniowe, a także ewidencja czasu pracy i sposób realizacji nadgodzin;
• urlopy – pracownik ma prawo do płatnego urlopu wypoczynkowego oraz dodatkowych dni wolnych w określonych sytuacjach (np. ślub, narodziny dziecka);
• wynagrodzenie – musi być wypłacane regularnie, nie rzadziej niż raz w miesiącu, i nie niższe niż minimalne wynagrodzenie ustawowe (w 2025 r. jest to 4666 zł brutto);
• ochrona przed zwolnieniem – nie możesz ot tak rozwiązać umowy, szczególnie w przypadku osób na urlopie, w ciąży lub będących w okresie ochronnym;
• BHP – zatrudniając pracownika, musisz zapewnić szkolenie BHP, ocenę ryzyka zawodowego i badania lekarskie.

To może Cię zainteresować: Wynagrodzenie minimalne 2025

Naruszenie przepisów Kodeksu pracy może skutkować kontrolą Państwowej Inspekcji Pracy, karami finansowymi, a nawet odpowiedzialnością przed sądem pracy. Warto zainwestować w dobrą obsługę kadrowo-prawną, bo błędy – nawet nieświadome – potrafią sporo kosztować.

Umowa zlecenie – elastyczność i umiarkowane koszty

Jeśli zależy Ci na elastycznym modelu współpracy i rozliczaniu za efekty, a nie obecność „od do”, umowa zlecenie może być rozsądnym rozwiązaniem – zwłaszcza przy pracach sezonowych lub zadaniowych. Sprawdzi się np.:

• przy obsłudze eventów, w kampaniach promocyjnych, sprzedaży, usługach zewnętrznych;
• gdy nie musisz kontrolować ścisłego czasu pracy ani podporządkowywać wykonawcy regulaminowi pracy.

Z punktu widzenia podatkowo-składkowego, umowa zlecenie wygląda następująco:

• składki ZUS są obowiązkowe (chyba że zleceniobiorca jest studentem do 26. roku życia lub dostaje składowane wynagrodzenie gdzie indziej – np. ma już umowę o pracę);
• ubezpieczenie chorobowe jest dobrowolne;
• musisz odprowadzać zaliczki na PIT.

Dla pracodawcy umowa zlecenie może oznaczać mniejszy koszt niż przy etacie, ale też mniejsze możliwości egzekwowania obowiązków. W praktyce bowiem zleceniobiorca nie ma obowiązku podporządkowania się Twoim wewnętrznym procedurom.

Umowa o dzieło – minimum obowiązków, maksimum ryzyka

Jeśli zlecasz wykonanie konkretnego efektu pracy – np. stworzenie logo, napisanie tekstu, zmontowanie filmu – umowa o dzieło może być najbardziej adekwatna. Jest to najtańsza i najmniej angażująca forma zatrudnienia. Ale uwaga – nie wszystko da się w ten sposób uregulować.

Umowa o dzieło sprawdzi się, gdy:

• efekt pracy można opisać, zmierzyć i dostarczyć (np. raport, projekt graficzny, aplikacja);
• zależy Ci na jednorazowym rozliczeniu bez ZUS-u.

Umowa o dzieło nie podlega składkom ZUS, więc z Twojej strony jako pracodawcy (a właściwie zamawiającego dzieło) odprowadzasz jedynie zaliczkę na podatek dochodowy (chyba że kwota brutto nie przekracza 200 zł – wtedy obowiązuje zryczałtowany PIT).

ZUS bardzo wnikliwie analizuje umowy o dzieło. Jeśli pracownik regularnie wykonuje powtarzalne czynności, może zostać zakwalifikowany jako zleceniobiorca lub pracownik. Kontrola może się natomiast skończyć obowiązkiem zapłaty składek za kilka lat wstecz.

Kontrakt B2B – outsourcing kompetencji, który może się opłacać

Coraz więcej specjalistów – zwłaszcza w IT, marketingu czy finansach – oczekuje współpracy w modelu B2B. Dla Ciebie jako przedsiębiorcy to często korzystniejsze rozwiązanie niż klasyczne zatrudnienie, ponieważ zyskujesz:

• brak obowiązku odprowadzania składek ZUS;
• brak urlopów, chorobowego i obowiązków kadrowych;
• elastyczne zapisy w umowie – rozliczenia miesięczne lub za efekt;
• brak obowiązywania przepisów Kodeksu pracy.

Twój koszt to jedynie kwota widniejąca na fakturze, a za wszelkie rozliczenia odpowiada Twój partner biznesowy – to on opłaca ZUS, księgową, rozlicza VAT i PIT.

Ale uwaga – współpraca w ramach kontraktu B2B nie może przypominać etatu. W przeciwnym razie musisz liczyć się z kontrolą i w najgorszym wypadku koniecznością zapłacenia kary.

Jaką formę zatrudnienia wybrać?

Każda z form zatrudnienia ma swoje zastosowanie. Wiele zależy od specyfiki pracy, którą chcesz zlecić.

• Umowa o pracę jest dobra przy długoterminowej współpracy, gdzie liczy się ciągłość i lojalność. Ułatwia też retencję pracowników.
• Umowa zlecenie będzie idealna dla zadań sezonowych, elastycznych, o niepełnym wymiarze.
• Umowa o dzieło sprawdza się przy jasno określonych efektach i jednorazowych zleceniach.
• B2B to rozwiązanie lubiane przez wysoko wykwalifikowanych specjalistów, którym zależy na niezależności i wyższych zarobkach. Należy jednak uważać, by współpraca nie miała znamion umowy o pracę.

Jeśli potrzebujesz porady lub wsparcia przy zatrudnianiu pracowników, dobre biuro rachunkowe może być nieocenione. Sprawdź naszą ofertę i dołącz do zadowolonych klientów!

Jeżeli interesuję Cię ten temat i chcesz wiedzieć więcej, dodatkowe informacje na temat praw i obowiązków stron umowy są również dostępne na stronie Państwowej Inspekcji Pracy https://www.pip.gov.pl/dla-pracownikow/niezbednik-pracownika/formy-zatrudnienia-oraz-podstawowe-prawa-i-obowiazki

Podstawy prawne

• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy 
• Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny 
• Ustawa z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę
• Ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
• Ustawa z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa