Działalność gospodarcza w mieszkaniu lub w domu – co warto wiedzieć?

Obecnie wiele rodzajów działalności można wykonywać całkowicie zdalnie. Dzięki Internetowi możesz prowadzić własny biznes bez wychodzenia z domu. Brak kosztów najmu biura, większa swoboda działania i możliwość pracy w kapciach przy kawie – brzmi kusząco, prawda? Ale zanim zaczniesz działać w zaciszu własnych czterech ścian, warto poznać formalności, obowiązki i konsekwencje, jakie niesie za sobą działalność gospodarcza w domu lub w mieszkaniu.

Dlaczego prowadzenie działalności gospodarczej w domu jest coraz popularniejsze?

Rozwój technologii i pandemia przyczyniły się do szybkiego wzrostu popularności pracy zdalnej. Wiele zawodów przeniosło się na stałe do internetu. Okazało się, że nie potrzeba biura ani spotkań „twarzą w twarz”, by świadczyć usługi np. z zakresu programowania, księgowości, copywritingu, tłumaczeń, korepetycji, grafiki itp. Dla niezależnych specjalistów w tych dziedzinach działalność gospodarcza w mieszkaniu to naturalny wybór.

Jednak jak formalnie podejść do tego sposobu prowadzenia biznesu? Czy trzeba to gdzieś zgłaszać? Jak to rozliczyć? Czy przeznaczenie części domu na działalność gospodarczą zmienia coś w podatkach?

Warto przede wszystkim odróżnić dwie rzeczy:

• działalność gospodarcza zarejestrowana w domu – czyli adres, który wpisujesz w CEIDG;
• prowadzenie działalności gospodarczej w lokalu mieszkalnym – czyli fizyczne wykonywanie pracy w miejscu zamieszkania.

To nie zawsze to samo – i nie zawsze niesie te same skutki.

Zgłoszenie działalności pod adresem domowym – co trzeba wiedzieć?

Zgłoszenie działalności pod adresem domowym to oczywiste rozwiązanie w przypadku wielu firm jednoosobowych. Jednak taka sytuacja rodzi wiele pytań – np. to, czy musisz być właścicielem nieruchomości? Otóż możesz zarejestrować działalność w wynajmowanym mieszkaniu, ale pod pewnym ważnym warunkiem – potrzebujesz na to zgody właściciela (pisemnej). Ponadto działalność prowadzona w wynajmowanym lokalu nie może:

• zajmować więcej niż 40% powierzchni mieszkania,
• wpływać na szybsze zużycie wyposażenia,
• być uciążliwa dla sąsiadów.

Co ważne, adres, pod którym zarejestrowana jest Twoja działalność, nie musi być jednocześnie adresem do korespondencji. Przy rejestracji firmy możesz podać trzy adresy: prowadzenia działalności, zamieszkania i korespondencyjny. Wszystkie te trzy funkcje możesz też realizować w tym samym miejscu.

A co ze wspólnotą mieszkaniową? W większości przypadków nie trzeba się o to martwić, ale warto sprawdzić, czy Twoja działalność gospodarcza w domu nie narusza przepisów wspólnoty lub spółdzielni. Czasami niemożliwe jest np. prowadzenie biznesu, który przyjmuje klientów (takiego jak fryzjer czy gabinet psychologiczny).

Czy działalność gospodarczą w domu trzeba zgłaszać?

Prowadzenie każdej działalności gospodarczej wymaga rejestracji. Jeśli jest to działalność jednoosobowa – w CEIDG. Poza tym często nie są wymagane żadne dodatkowe zgłoszenia. Jeśli jednak:

• przyjmujesz klientów,
• zatrudniasz pracowników,
• zużywasz więcej mediów,
• generujesz hałas lub odpady,

może być potrzebna zgoda na zmianę sposobu użytkowania lokalu. Jeżeli profil  prowadzonej działalności gospodarczej wymaga zmiany warunków korzystania z części lokalu mieszkalnego (np. adaptacji jednego pokoju na gabinet dentystyczny), trzeba to zgłosić do urzędu gminy. Chodzi tu o wszelkie zmiany wpływające na warunki: bezpieczeństwa pożarowego, powodziowego, pracy, zdrowotne, higieniczno-sanitarne czy ochrony środowiska lub wielkość albo układ obciążeń W przypadku działalności wpływającej na otoczenie (zgodnie z Rozporządzeniem w sprawie przedsięwzięć mogących znacząco oddziaływać na środowisko) – mogą być wymagane dodatkowe zgody. Chodzi tu np. o rozbudowę infrastruktury.

Czy trzeba zgłaszać zmianę przeznaczenia lokalu?

Zmiana przeznaczenia lokalu wymaga zgłoszenia do urzędu gminy. Mowa tu np. o adaptacji mieszkania lub jego części na gabinet kosmetyczny. Zasada jest prosta – jeśli konkretne pomieszczenie wykorzystywane jest w 100% do działalności gospodarczej, należy dokonać zgłoszenia. Może to wymagać także nowego projektu budowlanego, a zatem konsultacji z architektem.

Co grozi za brak zgłoszeń lub nadużycia?

Jeżeli planujesz przeznaczenie części domu na działalność gospodarczą, warto dopilnować formalności. W przeciwnym razie:

• urząd skarbowy może zakwestionować Twoje koszty – np. część czynszu, jeśli nie masz zgłoszonego miejsca działalności;
• urząd skarbowy może przeprowadzić kontrolę – zwłaszcza jeśli masz w CEIDG wpisany adres domowy i zgłaszasz wysokie koszty;
• ZUS może przeprowadzić kontrolę, szczególnie jeśli niedługo po rozpoczęciu działalności skorzystasz ze świadczeń chorobowych lub ze świadczeń opieki nad członkiem rodziny;
• brak wymaganej zgody na zmianę przeznaczenia może skutkować karą administracyjną, jeśli Twoja działalność wpływa na otoczenie.

Działalność gospodarcza w domu a podatek od nieruchomości – co musisz wiedzieć?

Jeżeli zdecydujesz się przeznaczyć określoną powierzchnię mieszkania do celów prowadzonej działalności gospodarczej (np. w jednym pokoju urządzisz gabinet), Twoja stawka podatku od nieruchomości wzrośnie (obowiązuje stawka za każdy metr kwadratowy powierzchni przeznaczonych na prowadzenie działalności gospodarczej, ustalana w drodze uchwały przez Radę Gminy).

Uwaga! Nie ma znaczenia, czy dana część mieszkania była specjalnie przystosowywana lub remontowana – liczy się jej faktyczne przeznaczenie (niezależnie od tego, jak lokal jest zakwalifikowany w ewidencji gruntów i budynków).

Podwyższoną kwotę podatku od nieruchomości można jednak ująć w kosztach prowadzonej działalności gospodarczej.

Działalność gospodarcza w domu: jakie koszty można odliczyć?

Jedną z największych zalet prowadzenia firmy w domu jest możliwość częściowego zaliczenia ponoszonych wydatków w koszty działalności. Możesz odliczyć m.in.:

• część czynszu, opłat za wodę, prąd, gaz, internet;
• odsetki od kredytu hipotecznego;
• podatek od nieruchomości;
• zakup wyposażenia: biurka, fotela, monitora, komputera;
• część opłat za śmieci i ogrzewanie.

Wszystko jednak zależy od proporcji.

Załóżmy, że mieszkasz w 60 m², a Twoje domowe biuro zajmuje 12 m². To 20%. Wówczas możesz zaliczyć w koszty 20% rachunków za media, czynsz, internet itd. Wymaga to jednak odpowiedniego udokumentowania.

Warto wiedzieć! Jeśli nie można przypisać określonej powierzchni tylko do działalności gospodarczej, stosuje się proporcję 30%, co potwierdzają organy podatkowe.

Działalność gospodarcza w domu a prąd, woda, śmieci, inne media

Koszty śmieci, prądu czy ogrzewanie można odliczyć proporcjonalnie do używanej przestrzeni. Trzeba mieć dowody – rachunki, notatki, ewidencję czasu pracy. W przypadku odpadów warto sprawdzić, czy gmina nie stosuje wyższej stawki dla nieruchomości użytkowanych komercyjnie.

Koszty telefonu i Internetu w działalności gospodarczej w mieszkaniu

Jeśli masz telefon firmowy, wszystkie ponoszone wydatki możesz zaliczyć do kosztów działalności – najlepiej mieć osobą umowę. Jeżeli korzystasz z tego samego telefonu do celów prywatnych i służbowych, koszty można uwzględnić proporcjonalnie. Podobnie jest z Internetem. Przyda się przy tym dokładna ewidencja sposobu użytkowania tych mediów.

Przykładowo, jeśli udowodnisz, że korzystasz w domu z sieci do celów służbowych przez 8 godzin dziennie, a po pracy jeszcze 4 godziny do celów prywatnych, możliwe będzie ujęcie w kosztach działalności aż 66% wydatków na internet. Ale uwaga: warto wcześniej się dowiedzieć, czy taka metoda obliczania proporcji kosztów jest akceptowana. Urząd może preferować metodę metrażową. Pamiętaj, że jeśli dana usługa jest wykorzystywana również prywatnie, na pewno nie możesz uwzględnić 100% wydatków w kosztach!

Odliczenie VAT od wydatków związanych z prowadzeniem działalności w lokalu mieszkalnym

Masz prawo do odliczenia VAT, ale tylko w tej części, która służy firmie. Przykłady:

• Internet, prąd – odliczasz np. 50% VAT, jeśli taki udział przypada na działalność;
• sprzęt (np. laptop, biurko) – pełne odliczenie tylko wtedy, gdy służy wyłącznie firmie;
• remont biura – możliwe odliczenie, ale tylko wtedy, gdy pod działalność jest wyodrębniona konkretna część mieszkania.

Pamiętaj – wszystkie wydatki muszą być dokładnie udokumentowane.

Zalety i wady prowadzenia działalności gospodarczej w lokalu mieszkalnym

Działalność gospodarcza zarejestrowana w domu nie jest dla każdego, ale może być dobrym wyborem. Do jej zalet należą m.in.:

• wygoda i elastyczność pracy z domu,
• mniejsze koszty ze względu brak konieczności wynajmu biura,
• możliwość uwzględnienia w kosztach działalności gospodarczej części kosztów domowych.

Natomiast wady obejmują:

• możliwe ograniczenia związane z prowadzeniem działalności w mieszkaniu,
• możliwe dodatkowe formalności związane z podatkiem od nieruchomości i przeznaczeniem lokalu,
• utrudnione rozliczenia w przypadku wykorzystywania lokalu zarówno do pracy, jak i do życia,
• trudniejsza separacja życia prywatnego i zawodowego.

Prowadzenie działalności w lokalu mieszkalnym – podsumowanie

Działalność gospodarcza w domu to realna szansa na rozwinięcie skrzydeł, bez ponoszenia ogromnych kosztów na start. To jednak również obowiązki i pewne trudności, o których warto wiedzieć. Zanim się na to zdecydujesz – sprawdź, jaka działalność gospodarcza w domu będzie zgodna z przepisami i nie narazi Cię na wyzwania, którym nie jesteś w stanie sprostać. A jeśli masz wątpliwości – zawsze warto skonsultować się z księgową.

Zobacz także:

• Jakie są koszty działalności gospodarczej w 2025 r.?
• Co można wrzucić w koszty JDG?
• Jak założyć firmę jednoosobową?