Jak poprawnie rozliczyć kilometrówkę w 2025?

Twoi pracownicy używają prywatnych samochodów w działalności służbowej? A może musisz udowodnić, że firmowe auto nie służy Ci do celów prywatnych, aby móc odliczyć 100% kosztów jego eksploatacji? W obu tych przypadkach zastosowanie ma to samo narzędzie: kilometrówka. Jak ją poprawnie rozliczyć? Jakie są stawki? Sprawdź!

Co to jest kilometrówka i dlaczego jej poprawne rozliczenie jest ważne?

Kilometrówka to sposób rozliczania kosztów używania prywatnego pojazdu do celów służbowych. Przydaje się, szczególnie jeśli:

• nie chcesz lub nie możesz wprowadzić auta do środków trwałych firmy,
• korzystasz z prywatnego auta tylko od czasu do czasu na potrzeby biznesowe,
• potrzebujesz szybko i bez zbędnych formalności ująć koszty przejazdu w KPiR,
• chcesz odliczyć od dochodu 100% kosztów użytkowania auta przeznaczonego tylko na cele służbowe.

Z tego rozwiązania korzystają zarówno jednoosobowe działalności gospodarcze (JDG), jak i spółki, które nie mają służbowych pojazdów. Poprawne rozliczenie kilometrówki to nie tylko sposób na optymalizację kosztów, ale też tarcza ochronna w przypadku kontroli skarbowej.

Kto może rozliczać kilometrówkę?

Kilometrówka może dotyczyć różnych grup, w tym:

• przedsiębiorców chcących odliczać 100% kosztów eksploatacji pojazdów wykorzystywanych tylko na cele służbowe lub korzystających w pracy z samochodów prywatnych;
• pracowników, którzy korzystają z własnego auta do celów służbowych;
• zleceniobiorców na podobnych zasadach jak pracowników;
• udziałowców spółek – korzystający z pojazdów prywatnych w sprawach spółki;
• współpracowników B2B – w ramach ustaleń z kontrahentem.

Co ważne, prowadzenie kilometrówki często nie jest obowiązkowe – może stanowić dobrowolną formę rozliczenia kosztów z fiskusem lub z firmą.

Sprawdź także: Polski Ład – nowe zasady rozliczania samochodów leasingowanych

Warunki rozliczania kilometrówki w 2025 roku

Warunki rozliczania kilometrówki określają: ustawa z dnia 6 września 2001 roku o transporcie drogowym oraz rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Jakie ważne zasady warto znać?

• Samochód musi być używany do celów służbowych – kilometrówka ma na celu ewidencję tego faktu.
• Brak obowiązku prowadzenia kilometrówki dla przedsiębiorców –  jeśli wykorzystujesz prywatny samochód do celów służbowych, nie musisz już prowadzić kilometrówki. Możesz rozliczyć 20% kosztów eksploatacji, niezależnie od liczby kilometrów przejechanych „służbowo”. Jeżeli samochód jest wykorzystywany tylko służbowo, bez kilometrówki możesz odliczyć 75% kosztów.
• Jeśli chcesz odliczyć 100% kosztów pojazdu używanego wyłącznie służbowo, ewidencja jest obowiązkowa – musisz udowodnić, że nie używasz samochodu do celów prywatnych.
• Brak kilometrówki dla samochodów użyczonych i z najmu krótkoterminowego – od 2019 r. możesz odliczyć 75% kosztów bez prowadzenia kilometrówki.

Czym różni się rozliczenie kilometrówki dla przedsiębiorcy i dla pracownika? Przedsiębiorca, dzięki ewidencji przejechanych kilometrów, może wliczyć wydatki związane z eksploatacją pojazdu w koszty firmowe. Pracownik wykorzystujący swoje auto do celów służbowych otrzymuje natomiast zwrot kosztów na podstawie przejechanych kilometrów.

Brak możliwości rozliczenia VAT-u przy używaniu auta prywatnego

Możesz odliczyć 100% VAT od wydatków związanych z autem tylko jeśli jest wykorzystywane wyłącznie do celów służbowych. Udowodnienie tego wymaga prowadzenia kilometrówki. Jeżeli użytkujesz auto w tzw. trybie mieszanym, możesz odliczyć 50% VAT-u.

Aktualne stawki kilometrówki w 2025 roku – ile wynosi za 1 km?

Stawki za 1 kilometr nie zmieniły się od 2023 roku i zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Infrastruktury wynoszą:

• dla samochodów osobowych:
  1. do 900 cm³ – 0,89 zł/km,
  2. powyżej 900 cm³ – 1,15 zł/km,
• dla motocykli – 0,69 zł/km,
• dla motorowerów – 0,42 zł/km.

Pamiętaj, że te stawki mają zastosowanie wyłącznie przy rozliczaniu kosztów przez pracowników i osoby uprawnione.

Jak rozliczyć kilometrówkę w działalności gospodarczej?

W 2025 roku przedsiębiorca może rozliczać kilometrówkę za pojazd służbowy, wpisany w majątek firmy i używany wyłącznie w działalności. Wówczas wszystkie poniesione koszty zaliczają się do kosztów uzyskania przychodu.

Jak rozliczyć kilometrówkę w KPiR? Kwotę wydatków na eksploatację samochodu prywatnego należy ująć w kol. 13 KPiR w jednej kwocie, na koniec miesiąca. Ewidencja musi natomiast zawierać wszystkie faktury zakupowe dotyczące wydatków poniesionych w związku z użytkowaniem samochodu.

Przykładowo, jeśli masz auto wpisane do ewidencji środków trwałych, używane wyłącznie w działalności, a w maju koszty paliwa i serwisów wyniosły 1 380 zł, możesz rozliczyć w KPiR pełną kwotę – ale tylko pod warunkiem prowadzenia kilometrówki. Inaczej możesz uwzględnić tylko 75% kosztów.

Jak rozliczyć kilometrówkę pracownika? Jakie dokumenty są potrzebne?

Aby rozliczyć kilometrówkę pracownika, niezbędne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Na tej podstawie ustala się liczbę kilometrów, jakie pracownik przejechał służbowo. Po pomnożeniu przez odpowiednią stawę kilometrówki uzyskuje się kwotę do zwrócenia zatrudnionemu. Nie ma konieczności gromadzenia np. faktur za paliwo. W przypadku podróży służbowej potrzebne jest za to polecenie wyjazdu. Do celów ewidencyjnych mogą też przydać się inne dokumenty potwierdzające cel podróży.

Praktyczne przykłady rozliczania kilometrówki

Przykład 1 – pracownik:

Ewelina, pracownica działu sprzedaży, używa własnego auta do spotkań z klientami. W maju przejechała 820 km samochodem o pojemności powyżej 900 cm³.

Wyliczenie:

820 km x 1,15 zł = 943 zł

Tyle zwrotu od pracodawcy otrzyma Ewelina.

Przykład 2 – JDG:

Tomasz prowadzi firmę consultingową. Do pracy ma osobny pojazd służbowy. Prowadzi ewidencję przebiegu, która dowodzi, że samochód nie jest wykorzystywany do celów prywatnych. Dzięki temu może uwzględnić wszystkie ponoszone wydatki w kosztach uzyskania przychodu w 100%. W maju wydał na paliwo 980 zł oraz 200 zł za wymianę filtra powietrza. Łącznie uwzględni zatem w kosztach 1180 zł.

Jak prowadzić ewidencję pojazdu?

Ewidencja do celów działalności gospodarczej musi zawierać szereg obowiązkowych elementów, takich jak:

• numer rejestracyjny pojazdu;
• dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
• stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
• wpis kierowcy dotyczący każdego wykorzystania pojazdu, obejmujący:

1. kolejny numer wpisu,
2. datę i cel wyjazdu,
3. opis trasy (miejsce początkowe i docelowe),
4. liczbę przejechanych kilometrów,
5. imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem,

• liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Co ważne, kilometrówkę można prowadzić elektronicznie – musi być zatwierdzona podpisem elektronicznym przez przedsiębiorcę lub osobę upoważnioną.

Jak rozliczyć kilometrówkę – najczęstsze pytania i wątpliwości

Czy można rozliczać kilka pojazdów?

Tak, jeśli firma dysponuje kilkoma pojazdami, można rozliczać je wszystkie. Wymaga to jednak prowadzenia osobnej ewidencję dla każdego z nich.

Co z autem współdzielonym z rodziną?

W tym przypadku nie da się wykazać, że auto jest używane wyłącznie służbowo – więc rozliczenie kilometrówki może zostać zakwestionowane. Jeżeli przedsiębiorca ma auto współdzielone z rodziną, które wykorzystuje też w prowadzonej działalności, może zaliczyć 20% wydatków do kosztów uzyskania przychodu.

Czy trzeba zgłaszać pojazd do urzędu?

Jeśli chcesz odliczać 100% VAT dla pojazdów osobowych użytkowanych w firmie, musisz zgłosić pojazd do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26. W przeciwnym razie nie jest to wymagane.

Jakie są alternatywy: leasing, wynajem, zakup na firmę?

W przypadku samochodów prywatnych wykorzystywanych w firmie lub samochodów firmowych stanowiących środki trwałe nie ma już konieczności rozliczania kilometrówki. Korzystny może się też okazać leasing, który pozwala na uwzględnienie w kosztach nawet 100% poniesionych wydatków lub wynajem długoterminowy.

Jak rozliczyć kilometrówkę w 2025 – podsumowanie

Jak poprawnie rozliczyć kilometrówkę w 2025 roku? Zasady mogą się wydawać zawiłe, ale tak naprawdę cały proces jest prosty. Ważne jednak, aby ewidencja była szczegółowa i bezbłędna – zapobiegnie to kwestionowaniu odliczeń przez organy podatkowe. A jeśli masz wątpliwości – warto skonsultować się z księgową.

Zobacz także:

• Co to jest dieta pracownicza, kiedy przysługuje i ile wynosi?
• Jak rozliczyć delegacje pracownika? Praktyczny poradnik na 2025 rok