Delegowanie pracowników za granicę – obowiązki pracodawcy

Delegowanie pracowników za granicę polega na czasowym skierowaniu ich do pracy w innym państwie w ramach usług świadczonych przez polską firmę. Jeśli pracodawca decyduje się na taki krok, np. w związku z rozwojem przedsiębiorstwa, musi przestrzegać określonych przepisów kraju przyjmującego, w tym dotyczących warunków zatrudnienia i wynagrodzenia. Dowiedz się, jakich formalności dopełnić przed wyjazdem pracownika, gdzie opłacać składki ZUS i jak rozliczać podatek dochodowy.

Czym jest delegowanie pracownika za granicę i czym różni się od delegacji?

Oddelegowanie pracownika za granicę oznacza czasowe skierowanie go do pracy w innym państwie, np. w celu realizacji zlecenia dla zagranicznego kontrahenta. Choć może kojarzyć się z podróżą służbową (delegacją), nie jest z nią tożsame. Podczas delegacji pracownik – na polecenie pracodawcy – wykonuje określone zadanie poza stałym miejscem pracy lub miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy, np. uczestniczy w spotkaniu biznesowym lub szkoleniu.

Delegowanie pracowników za granicę może odbywać się, gdy:

• dochodzi do realizacji umowy z zagranicznym kontrahentem – np. polska firma budowlana wysyła pracowników do wykonania prac w Niemczech,
• praca odbywa się w zagranicznym oddziale lub firmie należącej do tej samej grupy kapitałowej – pracownik zostaje czasowo skierowany do wykonywania obowiązków w innym państwie.

Pracownikiem delegowanym może być także osoba zatrudniona na umowie zlecenia, jeżeli zgodnie z przepisami kraju przyjmującego jest uznawana za pracownika. Możliwe jest również delegowanie cudzoziemców legalnie pracujących w Polsce, choć w ich przypadku mogą obowiązywać dodatkowe formalności związane z pobytem i prawem do pracy.

Tabela 1. Delegowanie pracownika za granicę a delegacja – różnice

Należy przy tym podkreślić, że ten sam wyjazd może być jednocześnie podróżą służbową według polskich przepisów i delegowaniem pracownika w rozumieniu przepisów unijnych. O obowiązkach pracodawcy decydują więc charakter i okoliczności wyjazdu, a nie jego nazwa.

To może Cię zainteresować: Jak rozliczyć delegacje pracownika?

Jakie warunki pracy trzeba zapewnić pracownikowi delegowanemu?

Przez pierwsze 12 miesięcy delegowania pracodawca musi zapewnić pracownikowi obowiązkowe warunki zatrudnienia obowiązujące w kraju przyjmującym, m.in. dotyczące wynagrodzenia, czasu pracy, odpoczynku, urlopów i BHP. Po przekroczeniu tego okresu pracownik zyskuje prawo do niemal wszystkich warunków zatrudnienia obowiązujących w danym państwie, z wyjątkiem m.in. zasad zawierania i rozwiązywania umów o pracę.

Ważne! Pracodawca może wydłużyć okres stosowania zasad delegowania krótkoterminowego do 18 miesięcy, jeśli przed upływem 12 miesięcy złoży umotywowane powiadomienie właściwym organom kraju przyjmującego. Nie jest to wniosek o zgodę na dalsze delegowanie.

To, jakie warunki zatrudnienia obowiązujące w kraju przyjmującym musi zapewnić pracodawca, zależy od czasu trwania delegowania.

Tabela 2. Delegowanie krótkoterminowe a długoterminowe – różnice w warunkach zatrudnienia

Natomiast jeśli polskie przepisy przewidują dla pracownika korzystniejsze warunki niż te obowiązujące w kraju przyjmującym, trzeba je zachować.

Istnieje również wyjątek dotyczący pierwszej instalacji lub wstępnego montażu produktów, jeżeli prace wykonują wykwalifikowani pracownicy, a delegowanie nie przekracza 8 dni w roku. Prace te muszą być integralną częścią umowy dostawy i niezbędnym warunkiem korzystania z dostarczonych produktów. Przy spełnieniu określonych warunków nie trzeba wówczas stosować lokalnych wymagań dotyczących wynagrodzenia i minimalnego płatnego urlopu. Wyjątek ten nie obejmuje prac budowlanych.

Przy ustalaniu czasu trwania delegowania trzeba też uwzględnić, że okresy pracy kolejnych pracowników wysyłanych przez tego samego pracodawcę do wykonywania tego samego zadania w tym samym miejscu mogą się sumować. Jeżeli więc pracodawca zastąpi jednego pracownika drugim, liczenie okresu biegnie dalej (nie zaczyna się od nowa).

Przed kolejnym delegowaniem sprawdź również szczegółowe zasady liczenia tych okresów w kraju przyjmującym.

Jakie wynagrodzenie należy się pracownikowi delegowanemu?

Pracownikowi delegowanemu do pracy za granicą należy się wynagrodzenie uwzględniające wszystkie obowiązkowe składniki i dodatki, które przysługiwałyby lokalnemu pracownikowi wykonującemu taką samą pracę w danej branży i regionie. Sama płaca minimalna może więc nie wystarczyć, ponieważ w danym kraju mogą obowiązywać również inne stawki i dodatki, np. za nadgodziny czy pracę w nocy. Jeśli pracownikowi przysługują one zgodnie z miejscowymi przepisami lub układami zbiorowymi pracy, pracodawca musi je uwzględnić w wynagrodzeniu.

Pracownikowi delegowanemu nie musisz wypłacać takiej samej pensji, jaką otrzymuje konkretna osoba zatrudniona w zagranicznej firmie. Jednak musisz zapewnić mu co najmniej wynagrodzenie wymagane w danym kraju dla wykonywanej pracy, z uwzględnieniem obowiązkowych dodatków. Przy sprawdzaniu, czy wypłacona kwota jest odpowiednia, uwzględnij całe wynagrodzenie brutto zaliczane do wynagrodzenia zgodnie z przepisami o delegowaniu.

Natomiast do wynagrodzenia nie wlicza się kwot wypłacanych na pokrycie kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania związanych z delegowaniem. Inaczej jest z dodatkami za delegowanie – mogą one zostać uwzględnione w wynagrodzeniu, o ile nie stanowią zwrotu tych wydatków.

Warto wiedzieć! Obowiązkowe zasady wynagradzania obowiązujące w kraju przyjmującym należy stosować już od pierwszego dnia delegowania, niezależnie od czasu jego trwania. Wyjątkiem są m.in. określone prace związane z pierwszą instalacją lub montażem produktów.

Przed wysłaniem pracownika za granicę sprawdź aktualne stawki i obowiązkowe dodatki na oficjalnej stronie kraju przyjmującego poświęconej delegowaniu. Znajdziesz tam informacje o wymaganych warunkach zatrudnienia. Ponadto sprawdź, jakie przepisy dotyczące terminu i sposobu wypłaty wynagrodzenia mają zastosowanie w danym kraju.

Jakie formalności ma pracodawca przed wyjazdem pracownika?

Przed delegowaniem pracownika za granicę musisz dopełnić kilku formalności. W pierwszej kolejności poinformuj go o warunkach pracy, sprawdzić obowiązki zgłoszeniowe w kraju przyjmującym i ustalić, w którym państwie będzie podlegał ubezpieczeniom społecznym.

Ważne! Jeśli delegowanie ma trwać dłużej niż 12 miesięcy, przed upływem tego okresu możesz złożyć umotywowane powiadomienie do właściwego organu kraju przyjmującego. Pozwoli to stosować podstawowy zakres obowiązkowych warunków zatrudnienia do 18 miesięcy. Szczegółowe wymagania dotyczące powiadomienia sprawdź w przepisach danego państwa.

Przekazanie pracownikowi informacji o warunkach zatrudnienia

Jeśli oddelegowanie pracowników ma trwać dłużej niż 4 kolejne tygodnie, przed wyjazdem musisz poinformować (w postaci papierowej lub elektronicznej) zatrudnionych m.in. o kraju i przewidywanym czasie wykonywania pracy, walucie wynagrodzenia, dodatkowych świadczeniach oraz zasadach powrotu do Polski.

Przy delegowaniu w ramach świadczenia usług musisz również przekazać informacje o wynagrodzeniu wynikającym z przepisów kraju przyjmującego, dodatkach, zwrocie kosztów oraz adres oficjalnej strony z warunkami zatrudnienia.

Sprawdzenie obowiązku zgłoszenia delegowania za granicą

W wielu państwach oddelegowanie pracownika trzeba zgłosić odpowiednim organom jeszcze przed rozpoczęciem pracy. Zgłoszenie może obejmować m.in. dane pracodawcy, liczbę pracowników, miejsce i okres wykonywania pracy, rodzaj usług oraz dane osoby do kontaktu.

Ponadto upewnij się co do wymaganego języka zgłoszenia, sposobu jego złożenia i obowiązku aktualizacji danych, gdyż te kwestie mogą się różnić w zależności od kraju. Przykładowo, we Francji służy do tego system SIPSI, a w Niemczech – portal Meldeportal-Mindestlohn (w przypadkach objętych obowiązkiem zgłoszenia).

Jeśli delegujesz pracowników do wykonywania robót budowlanych we Francji, musisz również zadbać o karty identyfikacyjne Carte BTP. Wniosek o ich wydanie składa się po zgłoszeniu delegowania w systemie SIPSI, ale przed rozpoczęciem pracy. Jeśli pracownik ma już ważną kartę, nie trzeba wyrabiać nowej, lecz należy zaktualizować dane dotyczące kolejnego delegowania.

Wystąpienie do ZUS o zaświadczenie A1

Jeśli w okresie delegowania pracownik ma pozostać objęty polskim systemem ubezpieczeń społecznych, złóż do ZUS wniosek o wydanie A1. Dokument potwierdza, któremu ustawodawstwu podlega pracownik w zakresie zabezpieczenia społecznego. Wniosek można złożyć elektronicznie przez eZUS.

Pamiętaj również, że obowiązki pracodawcy nie zawsze kończą się na zgłoszeniu delegowania. W zależności od kraju konieczne może okazać się przechowywanie określonych dokumentów, np. ewidencji czasu pracy czy potwierdzenia wypłaty wynagrodzenia, i udostępnianie ich podczas kontroli. Sprawdź też, czy dokumenty muszą być dostępne w języku państwa przyjmującego oraz czy należy wyznaczyć osobę do kontaktu z lokalnymi organami.

Jakie składki ZUS płaci się za pracownika delegowanego za granicę?

Za pracownika delegowanego za granicę pracodawca może nadal opłacać w Polsce składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe i zdrowotne. Jest to możliwe, o ile pracownik spełnia warunki pozwalające mu pozostać w polskim systemie ubezpieczeń przez okres do 24 miesięcy. Właśnie temu służy wspomniane wcześniej zaświadczenie A1 – potwierdza ono, że podczas pracy za granicą pracownik nadal podlega polskim przepisom ubezpieczeniowym.

Aby pracownik mógł nadal podlegać ubezpieczeniom w Polsce podczas wykonywania pracy za granicą, ważne są:

• czas trwania delegowania – planowany okres pracy za granicą nie może przekraczać 24 miesięcy,
• wcześniejsze podleganie polskim przepisom ubezpieczeniowym – co do zasady pracownik powinien być ubezpieczony lub mieszkać w Polsce przez co najmniej miesiąc bezpośrednio przed rozpoczęciem delegowania, zaś krótszy okres wymaga indywidualnej oceny ZUS,
• prowadzenie rzeczywistej działalności w Polsce – pracodawca musi w kraju prowadzić znaczną część działalności, a nie tylko czynności administracyjne,
• wykonywanie pracy na rzecz polskiego pracodawcy – pracownik powinien nadal realizować obowiązki na rzecz firmy, która skierowała go za granicę,
• brak zastępowania innego pracownika delegowanego – pracownik nie może zostać wysłany za granicę w celu zastąpienia innej osoby delegowanej, np. po zakończeniu jej okresu delegowania,
• utrzymanie bezpośredniego związku z pracodawcą – polska firma pozostaje odpowiedzialna za zatrudnienie pracownika, w tym zachowuje uprawnienia dotyczące określania charakteru jego pracy i rozwiązania umowy.

Przy ocenie, czy firma rzeczywiście prowadzi znaczną część działalności w Polsce, ZUS bierze pod uwagę m.in. liczbę pracowników, miejsce zawierania umów i wysokość obrotów. Obrót w Polsce na poziomie około 25% całkowitego obrotu firmy jest orientacyjnym wskaźnikiem, a nie sztywnym warunkiem uzyskania A1. Niższy udział wymaga dokładniejszej analizy.

Jeśli wymagane warunki nie są spełnione, co do zasady pracownik podlega przepisom kraju, w którym wykonuje pracę. Może to oznaczać konieczność zgłoszenia go do zagranicznego systemu ubezpieczeń i opłacania tam składek. Trzeba jednak sprawdzić, czy w danym przypadku nie można zastosować innych zasad ustalania właściwego ustawodawstwa.

Jeżeli delegowanie ma trwać dłużej niż 24 miesiące, pracownik nadal może podlegać pod ZUS – o ile pracodawca wystąpi o zastosowanie porozumienia wyjątkowego na podstawie art. 16 rozporządzenia (WE) nr 883/2004. Będzie ono w mocy jedynie wtedy, gdy uzyska zgodę właściwych instytucji obu państw.

Ważne! Jeśli pracownik podczas delegowania nadal jest objęty polskim ubezpieczeniem zdrowotnym, przed wyjazdem powinien wyrobić kartę EKUZ. Pozwala ona korzystać z niezbędnych, nieplanowanych świadczeń medycznych w ramach publicznej opieki zdrowotnej w kraju pobytu. Kartę wydaje NFZ, a do wniosku pracownika delegowanego należy dołączyć zaświadczenie A1.

Ustalenie podstawy wymiaru składek

Przy rozliczaniu składek ZUS za pracownika delegowanego za granicę musisz prawidłowo ustalić podstawę wymiaru składek. Szczególne zasady dotyczą pracowników zatrudnionych za granicą u polskich pracodawców, którzy nie wykonują tam pracy w ramach podróży służbowej. Pozwalają one na pomniejszenie przychodu pracownika o równowartość diet za dni pobytu za granicą, jeśli są spełnione określone warunki.

Takie pomniejszenie możesz zastosować, jeśli miesięczny przychód pracownika przekracza kwotę prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia. Uwzględniasz przy tym łączny przychód uzyskany w danym miesiącu – zarówno w Polsce, jak i za granicą. Po odliczeniu równowartości diet podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne nie może być niższa od kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia.

Natomiast jeżeli miesięczny przychód nie przekracza wskazanego progu, nie stosujesz pomniejszenia o równowartość diet. Składki naliczasz od faktycznego przychodu stanowiącego podstawę ich wymiaru.

Warto wiedzieć! Przy obliczaniu równowartości diet trzeba uwzględnić nie tylko dni wykonywania pracy za granicą, ale również dni wolne przypadające w tym okresie, np. soboty i niedziele – z wyłączeniem dni urlopu wypoczynkowego. Wysokość diety zależy od państwa, w którym przebywał pracownik.

Pomniejszenie podstawy składek o równowartość diet nie oznacza, że musisz wypłacać pracownikowi diety. Jest to sposób ustalania kwoty, od której naliczasz składki, a nie dodatkowe świadczenie należne pracownikowi.

Jeśli potrzebujesz wsparcia przy naliczaniu wynagrodzeń i składek za pracowników delegowanych, możesz skorzystać z obsługi kadr i płac online.

Gdzie pracownik delegowany płaci podatek dochodowy?

Pracownik delegowany za granicę może płacić podatek dochodowy wyłącznie w Polsce lub również w kraju wykonywania pracy. Znaczenie mają jego rezydencja podatkowa oraz postanowienia umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania zawartej z danym państwem.

Polskim rezydentem podatkowym jest osoba, która ma w Polsce ośrodek interesów osobistych lub gospodarczych albo przebywa tutaj dłużej niż 183 dni w roku podatkowym. Zatem pracownik, który przez kilka miesięcy wykonuje obowiązki za granicą, nadal może być polskim rezydentem podatkowym.

Jeśli pracownik jest polskim rezydentem podatkowym, o miejscu opodatkowania wynagrodzenia za pracę za granicą decydują warunki określone we właściwej umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania. Najważniejsze zasady zebraliśmy poniżej.

Tabela 3. Opodatkowanie wynagrodzenia pracownika delegowanego za granicę

Przy obliczaniu limitu 183 dni uwzględnia się wszystkie dni pobytu w danym państwie, również weekendy, święta i urlopy spędzone na jego terytorium. Okres, za który liczy się te dni (np. rok podatkowy lub 12 miesięcy), zależy od umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania z danym państwem.

Aby wynagrodzenie podlegało opodatkowaniu wyłącznie w Polsce, wszystkie warunki z drugiej kolumny muszą być łącznie spełnione. Jeśli choć jeden z nich nie jest spełniony, kraj wykonywania pracy może uzyskać prawo do opodatkowania wynagrodzenia. Wówczas stosuje się odpowiednią metodę unikania podwójnego opodatkowania (wyłączenia z progresją lub proporcjonalnego odliczenia).

Jak rozliczać zaliczki na PIT i sporządzić PIT-11?

Ważne jest również prawidłowe rozliczanie zaliczek na PIT. Zgodnie z art. 32 ust. 9 ustawy o PIT, jeśli dochód z pracy wykonywanej za granicą podlega lub będzie podlegać tam opodatkowaniu, polski pracodawca nie pobiera od niego zaliczek na podatek dochodowy. Jednak może je pobierać na wniosek pracownika.

Po zakończeniu roku podatkowego pracodawca musi prawidłowo sporządzić informację PIT-11. Dochody zagraniczne zwolnione z opodatkowania w Polsce na podstawie właściwej umowy wykazuje się w osobnej kolumnie formularza. Inaczej rozlicza się dochody, do których ma zastosowanie metoda proporcjonalnego odliczenia.

Aby prawidłowo rozliczyć podatek i sporządzić PIT-11, warto na bieżąco zapisywać dni pobytu pracownika w poszczególnych państwach. Wówczas łatwiej ustalić, czy limit 183 dni został przekroczony, oraz gdzie wynagrodzenie podlega opodatkowaniu.

Opisane zasady mają charakter ogólny i dotyczą delegowania pracowników do państw UE i EOG oraz Szwajcarii (w odpowiednim zakresie). Jeśli masz wątpliwości, w którym kraju pracownik ma rezydencję podatkową, warto zwrócić się do doradcy podatkowego, który oceni jego indywidualną sytuację.

Najczęściej zadawane pytania

Czy pracownikowi delegowanemu przysługuje dieta?

Samo delegowanie za granicę nie daje prawa do diety pracowniczej. Przysługuje ona wtedy, gdy wyjazd jest jednocześnie podróżą służbową w rozumieniu polskich przepisów. Przy delegowaniu, które nie jest podróżą służbową, zasady pokrywania kosztów wyżywienia, przejazdów i zakwaterowania wynikają z warunków zatrudnienia oraz właściwych przepisów.

Jak wygląda delegowanie pracowników do Niemiec?

Delegowanie pracowników do Niemiec wymaga zapewnienia obowiązujących tam warunków zatrudnienia, w tym odpowiedniego wynagrodzenia. W określonych branżach, np. budowlanej, konieczne jest zgłoszenie pracowników przez portal Meldeportal-Mindestlohn przed rozpoczęciem pracy. Jeśli delegujesz obywateli państw spoza UE, sprawdź również, czy potrzebują wizy Vander Elst. Zależy to m.in. od ich obywatelstwa i statusu pobytowego.

Jak wygląda delegowanie pracowników do Francji?

Zasadniczo przed rozpoczęciem pracy we Francji pracodawca musi zgłosić delegowanie w systemie SIPSI. Pracownikowi należy również zapewnić wymagane warunki zatrudnienia, w tym wynagrodzenie zgodne z francuskimi przepisami. Jeśli pracownik będzie wykonywał określone roboty budowlane, konieczne jest uzyskanie karty identyfikacyjnej Carte BTP.

Czy kierowca w transporcie międzynarodowym jest pracownikiem delegowanym?

Nie zawsze. Zgodnie z Pakietem Mobilności przepisy o delegowaniu obejmują m.in. kabotaż i przewozy między państwami innymi niż kraj siedziby przewoźnika. Natomiast nie dotyczą zasadniczo przewozów dwustronnych. Od 2 lutego 2022 r. kierowcy wykonujący międzynarodowe przewozy drogowe nie są też uznawani za będących w podróży służbowej w rozumieniu polskiego Kodeksu pracy, dlatego z tego tytułu nie przysługują im diety.