Zaloguj się do
Obniżanie swoich zobowiązań podatkowych poprzez odliczenie kosztów uzyskania przychodu to jeden z głównych elementów optymalizacji podatkowej używany przez przedsiębiorców. Może on przynieść realne oszczędności, ale trzeba zachować ostrożność przy korzystaniu z tej metody. Zdecydowanie nie każdy wydatek firmy może zostać uznany za koszt uzyskania przychodu. Dowiedz się, czym są koszty uzyskania przychodu, jak je liczyć, a przede wszystkim – jakie wydatki nie mogą zostać zaliczone do kosztów.
Koszty uzyskania przychodu są to koszty ponoszone w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, które mają bezpośredni wpływ na osiągnięcie, zabezpieczenie lub utrzymanie przychodów. Mówiąc prościej, są to wszystkie koszty, które nie są wydatkami (np. amortyzacja) i wydatki (np. opłata za czynsz), które pomagają Twojej firmie generować zysk.
Nie każdy wydatek jest kosztem i nie każdy koszt jest wydatkiem. Z wydatkiem mamy do czynienia tylko wtedy gdy ma miejsce rozchód środków pieniężnych, czyli zapłata za coś. Moment zapłaty nie musi oznaczać momentu powstania kosztu. Koszt może powstać najpierw, a wydatek później. Aby dany koszt został uznany za koszt uzyskania przychodu, powinien spełniać kilka warunków. Przede wszystkim musi:
Nie każdy wydatek, który ponosisz w swojej firmie, spełnia te kryteria. Dlatego warto dokładnie przeanalizować, co wchodzi w koszty uzyskania przychodu, a co nie. Pamiętaj, że w przypadku kontroli skarbowej urzędnicy będą analizować, czy dany wydatek rzeczywiście miał wpływ na Twoje przychody!
Lista wydatków, które można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jest obszerna. Istnieje jednak również wiele kosztów, które nie mogą być odliczone. Poniżej znajdziesz kilka przykładów takich wydatków.
Żaden mandat drogowy, kara nałożona przez sąd, grzywna ani inne sankcje wynikające z naruszenia przepisów prawa nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodu. Choć mogą być to wydatki związane z działalnością gospodarczą (np. mandat za parkowanie dostawczym samochodem), prawo wyklucza możliwość ich odliczenia.
Koszty związane z prywatnymi potrzebami, takie jak zakup ubrań, artykułów spożywczych czy opłaty za prywatne ubezpieczenie zdrowotne, nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu. Nawet jeśli prowadzisz działalność z domu, część wydatków, takich jak rachunki za media, może być odliczona tylko proporcjonalnie do części mieszkania wykorzystywanej na potrzeby firmy.
Wydatki na reprezentację, takie jak koszty imprez firmowych czy ekskluzywnych prezentów dla klientów, nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Prawo podatkowe jasno określa, że tego typu wydatki nie mają bezpośredniego wpływu na przychód firmy, a służą jedynie budowaniu wizerunku przedsiębiorcy.
Interpretacja ogólna Ministra Finansów z listopada 2013 roku dopuszcza jednak zaliczenie do kosztów wydatków na poczęstunek lub posiłek podawane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami itp. dotyczących zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej. Jeśli zatem jesteś w stanie udowodnić zasadność zaliczenia do kosztów np. kolacji biznesowej czy kosztu cateringu podczas spotkania w firmie, możesz to zrobić.
Straty związane z utratą majątku, czy to na skutek kradzieży, czy zniszczenia, nie zawsze można zaliczyć do kosztów. W przypadku, gdy szkoda wynika z zaniedbania lub braku odpowiednich środków zabezpieczających, fiskus może uznać, że taki wydatek nie jest związany z uzyskiwaniem przychodów. Tylko w uzasadnionych przypadkach, gdy np. utrata mienia była wynikiem niezależnych od ciebie okoliczności, można próbować go odliczyć.
Odsetki od kredytów konsumpcyjnych, które nie mają bezpośredniego związku z Twoją działalnością, nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu. Jeśli bierzesz kredyt na zakup samochodu służbowego lub maszyny do produkcji, to odsetki od takiego kredytu mogą być kosztem, ale wyłącznie w części związanej z działalnością firmy.
Ubezpieczenia na życie, które mają charakter prywatny, nie mogą być kosztem uzyskania przychodu. Nawet jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, ubezpieczenie twojego życia nie ma bezpośredniego związku z przychodem firmy, dlatego tego rodzaju wydatki są wykluczone.
Szkolenia to ważny element rozwoju każdego przedsiębiorcy i jego pracowników, jednak nie każde szkolenie może być uznane za koszt uzyskania przychodu. Aby odliczyć taki wydatek, szkolenie musi być bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością i wpływać na podniesienie kwalifikacji niezbędnych do uzyskiwania przychodów. Przykładowo, jeśli prowadzisz działalność w branży IT, kursy programistyczne czy szkolenia z zakresu cyberbezpieczeństwa będą uzasadnione.
Jeśli chcesz mieć pewność, że prawidłowo rozliczasz swoje przychody i koszty ich uzyskania, zawsze warto skorzystać z pomocy biura rachunkowego. Specjaliści pomogą uniknąć problemów z fiskusem, a jednocześnie w miarę możliwości i obowiązującego prawa skorzystać z przysługujących Ci odliczeń od podstawy opodatkowania. Dobre prowadzenie księgowości pozwoli Ci nie tylko uniknąć problemów, ale także skutecznie optymalizować podatki.
