Założenie własnej firmy często stanowi spełnienie marzeń. Wielu początkujących przedsiębiorców przeżywa jednak bolesne zdarzenie z rzeczywistością, gdy okazuje się, że biznes to przede wszystkim konieczność nieustannego monitorowania wydatków i dbania o rentowność. Pomóc może księgowość – nie tylko jako narzędzie do rozliczeń podatkowych, ale również jako skuteczna broń do optymalizacji kosztów. Jak dzięki niej możesz zmniejszyć koszty w swojej firmie?

Jak księgowość może wspierać optymalizację kosztów?

Na pierwszy rzut oka księgowość kojarzy się głównie z formalnościami i papierkową robotą? To jednak tylko część prawdy. W rzeczywistości sprawna obsługa księgowa to jeden z fundamentów efektywnej optymalizacji kosztów w firmie. W jaki sposób? Odpowiedź tkwi w systematycznym analizowaniu finansów, co pozwala na lepsze zarządzanie środkami, wykrywanie zbędnych wydatków i planowanie przyszłych inwestycji.

Analiza kosztów i eliminacja niepotrzebnych wydatków

Pierwszym krokiem do optymalizacji kosztów w firmie jest dokładne przyjrzenie się jej wydatkom. Księgowy może przygotować szczegółowe zestawienie wszystkich kosztów, które pozwoli zidentyfikować, które z nich są faktycznie niezbędne, a które można zredukować lub całkowicie wyeliminować. W codziennej rutynie łatwo zapomnieć o drobnych wydatkach, które w skali miesiąca mogą sumować się w niemałą kwotę. Ta reguła ma zastosowanie nie tylko w prywatnych finansach, ale też w biznesie. Przykładami optymalizacji kosztów jest np. wyeliminowanie lub redukcja wydatków na:

• abonamenty na usługi, które firma przestała wykorzystywać,
• zbędne zakupy biurowe,
• opłaty za niewykorzystane przestrzenie czy serwery.

Dobra księgowość polega m.in. na wychwytywaniu takich kosztów i sugestiach związanych z eliminacją niepotrzebnych wydatków.

Optymalizacja podatkowa – skuteczna oszczędność w legalny sposób

Pojęcie optymalizacji podatkowej czasami źle się kojarzy, ale dobrze wykorzystana optymalizacja stanowi świetny sposób na oszczędności w firmie. Dobry księgowy zna nie tylko obowiązujące przepisy, ale także wszystkie dostępne ulgi, odliczenia i preferencje podatkowe, które mogą znacząco wpłynąć na obniżenie Twoich zobowiązań wobec fiskusa. Łatwo zapomnieć, że istnieją różne metody optymalizacji kosztów, które księgowość może wykorzystać, aby zredukować obciążenia podatkowe. To np.:

• ulgi inwestycyjne – inwestowanie w nowe technologie, sprzęt czy innowacje często wiąże się z możliwością uzyskania ulg podatkowych;
• odpisy amortyzacyjne – księgowy może precyzyjnie zaplanować amortyzację majątku firmy, co pozwoli na stopniowe odpisywanie kosztów, a tym samym obniżenie podstawy opodatkowania;
• rozliczenia kosztów związanych z pracą zdalną – wiele firm po pandemii zaczęło wdrażać hybrydowe modele pracy, co stwarza nowe możliwości odliczeń za wydatki związane np. z utrzymaniem biura domowego.

Czy wiesz, że samo odpowiednie rozliczenie wydatków na firmowy samochód może przynieść znaczące oszczędności? Księgowość pomoże określić, co można uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu, co przełoży się na mniejsze zobowiązania podatkowe. Może też zasugerować zmianę formy prowadzenia działalności lub formy opodatkowania na korzystniejszą.

Budżetowanie i prognozowanie finansowe

Planowanie to podstawa skutecznego zarządzania firmą. Księgowość pełni tutaj nieocenioną rolę, dostarczając precyzyjnych danych finansowych, na podstawie których można budować realistyczne budżety i prognozy. Sprawny księgowy nie tylko kontroluje, na co idą pieniądze, ale również sugeruje, gdzie można szukać oszczędności w przyszłości.

Jasny obraz tego, jak wyglądają wydatki w skali miesiąca, kwartału czy roku pomaga także w podejmowaniu decyzji inwestycyjnych. Księgowość jest bowiem w stanie oszacować, jakie będą skutki finansowe konkretnej inwestycji lub zakupu. Dzięki temu zapewnia ona jeszcze szersze korzyści, wykraczające poza standardową optymalizację kosztów.

Wykorzystanie dostępnych ulg i dotacji

Nie zapominaj, że jednym z podstawowych elementów optymalizacji kosztów jest korzystanie z dostępnych ulg podatkowych. Przykład? Jeśli Twoja firma inwestuje w badania i rozwój, może ubiegać się o ulgę B+R, która pozwala odliczyć od podatku koszty związane z pracami badawczymi i innowacyjnymi. Z kolei przedsiębiorcy, którzy wprowadzają proekologiczne rozwiązania, mogą skorzystać z ulg ekologicznych.

Warto też regularnie sprawdzać, jakie ulgi i dotacje są dostępne dla Twojej branży. Biuro księgowe może monitorować zmiany w przepisach i doradzić, które z nich będą najbardziej korzystne dla Twojej firmy.

Optymalizacja kosztów: przykłady

Przykładów na to, jak księgowość może pomóc w optymalizacji kosztów, jest naprawdę wiele. Do najpopularniejszych i najszerzej dostępnych metod należą:

• negocjowanie umów z dostawcami – analiza księgowa może wyraźnie pokazać, którzy z dostawców generują największe koszty; dzięki temu można podjąć próbę negocjacji lepszych warunków współpracy lub poszukać tańszej alternatywy;
• zarządzanie płynnością finansową – poprzez lepszą kontrolę nad terminami płatności faktur, księgowość pomoże uniknąć kar za opóźnienia oraz poprawić płynność finansową firmy;
• optymalizacja wynagrodzeń – odpowiednie zaplanowanie struktury wynagrodzeń, premii czy świadczeń pozapłacowych może przyczynić się do znaczących oszczędności.

Księgowość może być potężnym narzędziem do optymalizacji kosztów w firmie i znacząco wpływać na jej rentowność. Dzięki analizie wydatków, optymalizacji podatkowej, wykorzystaniu ulg i dotacji oraz innym krokom możesz skutecznie zredukować koszty prowadzenia działalności. Warto więc zainwestować w obsługę księgową na wysokim poziomie. Szczegółowe doradztwo podatkowe i udzielanie opinii jest w kompetencjach doradców podatkowych, zatem najlepiej współpracować z biurem, które w swoim zespole ma doradców podatkowych. Biuro 2+1 eksperci księgowości  współpracuje z doradcami podatkowymi oraz radcami prawnymi, którzy służą klientom 2+1 pomocą.