Umowa użyczenia lokalu na działalność gospodarczą – co zawiera i jakie rodzi skutki podatkowe

Umowa użyczenia lokalu na działalność gospodarczą pozwala przedsiębiorcy nieodpłatnie korzystać z nieruchomości należącej do innej osoby, np. rodzica, małżonka czy wspólnika. Choć samo użyczenie nie wiąże się z zapłatą czynszu, może powodować określone skutki podatkowe. Wyjaśniamy, co powinna zawierać umowa, kiedy powstaje przychód z nieodpłatnego świadczenia oraz jak użyczenie wpływa na VAT i podatek od nieruchomości.

Czym jest umowa użyczenia lokalu i kiedy się ją stosuje?

Umowa użyczenia jest uregulowana w art. 710-719 Kodeksu cywilnego. Na jej podstawie użyczający pozwala biorącemu w używanie bezpłatnie korzystać z rzeczy przez czas oznaczony albo nieoznaczony. Jeśli przedmiotem umowy użyczenia jest lokal, przedsiębiorca może korzystać z niego na potrzeby działalności – mimo że nie jest jego właścicielem i nie płaci czynszu za samo udostępnienie nieruchomości.

Użyczenie, najem i dzierżawa – różnice

Najważniejszą cechą użyczenia jest nieodpłatność – głównie ta cecha odróżnia umowę najmu i dzierżawy.

Tabela 1. Najważniejsze różnice między użyczeniem, najmem a dzierżawą.

Kiedy stosuje się umowę użyczenia lokalu?

Z umowy użyczenia możesz skorzystać, jeśli chcesz prowadzić działalność w lokalu należącym do innej osoby, ale nie będziesz płacić jej czynszu za samo udostępnienie nieruchomości. Takie rozwiązanie sprawdzi się np. wtedy, gdy rodzice pozwalają Ci prowadzić firmę w swoim mieszkaniu albo małżonek udostępnia Ci lokal należący do jego majątku osobistego.

Umowa może obejmować zarówno cały lokal, jak i tylko jego część, np. jeden pokój przeznaczony na biuro. Warto w niej dokładnie wskazać, z jakiej przestrzeni możesz korzystać i na jakie cele. Ma to znaczenie nie tylko dla wzajemnych rozliczeń stron, ale przede wszystkim dla późniejszych kwestii podatkowych.

Co powinna zawierać umowa użyczenia lokalu?

Umowa użyczenia lokalu powinna jasno określać kto udostępnia nieruchomość, kto z niej korzysta, jaki lokal lub jego część jest przedmiotem użyczenia, w jakim celu będzie wykorzystywany oraz na jak długo zostaje udostępniony.

W umowie użyczenia warto określić:

• dane użyczającego i biorącego w używanie – choć PESEL ani NIP nie są obowiązkowymi elementami umowy, ich podanie ułatwia jednoznaczną identyfikację stron, zwłaszcza gdy mają takie same lub podobne dane osobowe,
• dokładny adres lokalu,
• powierzchnię i konkretne pomieszczenia objęte użyczeniem, jeśli firma korzysta tylko z części nieruchomości,
• cel użyczenia, np. prowadzenie działalności gospodarczej,
• czas trwania umowy,
• zasady ponoszenia kosztów eksploatacyjnych,
• sposób korzystania z lokalu,
• zasady zakończenia umowy i zwrotu nieruchomości.

Przepisy nie wymagają, aby umowa użyczenia została zawarta na piśmie. Jeśli jednak lokal ma być wykorzystywany do prowadzenia działalności gospodarczej, najlepiej sporządzić ją w formie pisemnej. Dzięki temu łatwiej potwierdzisz, na jakiej podstawie korzystasz z nieruchomości i jakie zasady zostały ustalone z jej właścicielem.

Czy od użyczenia lokalu płaci się podatek dochodowy?

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i bezpłatnie korzystasz z użyczonego lokalu, co do zasady uzyskujesz przychód z nieodpłatnego świadczenia. Wynika to z tego, że możesz korzystać z nieruchomości bez ponoszenia kosztu, który pojawiłby się np. przy jej wynajmie. Ustawa o PIT zalicza wartość takich świadczeń do przychodów z działalności gospodarczej.

Inaczej wygląda sytuacja po stronie osoby, która udostępnia lokal. Jeśli właściciel użycza go nieodpłatnie i nie otrzymuje w zamian czynszu ani innego wynagrodzenia, samo zawarcie umowy użyczenia nie powoduje u niego przychodu z tego tytułu.

Jak ustalić wartość przychodu z użyczenia nieruchomości?

Ustawa wskazuje konkretną zasadę: przychód odpowiada czynszowi, jaki trzeba byłoby zapłacić za wynajęcie tego lokalu. Nie musisz więc samodzielnie określać dowolnej wartości takiego świadczenia.

Przykład. Prowadzisz firmę w lokalu, z którego korzystasz w ramach umowy użyczenia. Gdybyś wynajmował podobną nieruchomość na rynku, miesięczny czynsz wynosiłby 1500 zł. To właśnie ta kwota stanowi punkt odniesienia do ustalenia wartości nieodpłatnego świadczenia.

Ustaloną w ten sposób wartość nieodpłatnego świadczenia ujmujesz razem z pozostałymi przychodami z działalności gospodarczej. Nie wykazujesz jej w odrębnej pozycji jako „przychód z użyczenia”. W zeznaniu rocznym trafia do części dotyczącej działalności gospodarczej:

• przy opodatkowaniu skalą do PIT-36,
• przy podatku liniowym do PIT-36L,
• przy ryczałcie do PIT-28.

Kiedy od użyczenia lokalu nie zapłacisz PIT?

Powstanie przychodu z nieodpłatnego świadczenia nie zawsze oznacza konieczność zapłaty podatku. Zwolnienie może mieć zastosowanie, gdy lokal użycza Ci członek rodziny, ale tylko taki, który dla celów podatkowych należy do I lub II grupy podatkowej. Nie każda osoba, którą potocznie uznajesz za rodzinę, mieści się w tym kręgu.

Zwolnienie z PIT przy użyczeniu lokalu – I i II grupa podatkowa

Ustawa o PIT przewiduje zwolnienie dla świadczeń otrzymanych od osób zaliczonych do I i II grupy podatkowej.

• Do I grupy podatkowej należą m.in. małżonek, dzieci i wnuki, rodzice i dziadkowie, rodzeństwo, pasierb, zięć, synowa, ojczym, macocha oraz teściowie.
• Do II grupy podatkowej należą m.in. dzieci rodzeństwa, rodzeństwo rodziców, małżonkowie rodzeństwa oraz rodzeństwo małżonka.

Kto nie jest objęty zwolnieniem rodzinnym?

Zwolnienie nie obejmuje osób należących do III grupy podatkowej.

Tabela 2. Przykłady osób uznawanych potocznie za rodzinę, które nie należą do I ani II grupy podatkowej.

Przed zastosowaniem zwolnienia sprawdź, jaki dokładnie stopień pokrewieństwa łączy Cię z osobą użyczającą lokal. To ważne, bo nawet bardzo bliska „daleka ciocia” może nie należeć do I ani II grupy podatkowej, a wtedy nie przysługuje zwolnienie z PIT.

Co się dzieje, gdy lokalu użycza firma?

Skutki podatkowe zależą przede wszystkim od tego, kto udostępnia lokal – spółka czy inny przedsiębiorca prowadzący JDG.

Umowa użyczenie nieruchomości ze spółką z o.o.

Jeżeli nieruchomość bezpłatnie udostępnia np. spółka z o.o.:

• korzystający z lokalu co do zasady uzyskuje przychód z nieodpłatnego świadczenia,
• wartość tego przychodu ustala się na podstawie czynszu, jaki trzeba byłoby zapłacić za podobny lokal,
• nie można skorzystać ze zwolnienia dla I i II grupy podatkowej, ponieważ spółka nie jest osobą fizyczną i nie należy do żadnej grupy rodzinnej.

Po stronie spółki nie powstaje przychód z czynszu, ponieważ nie pobiera ona wynagrodzenia za udostępnienie lokalu. Jeśli jednak nieruchomość jest użyczana podmiotowi powiązanemu, trzeba dodatkowo sprawdzić przepisy dotyczące cen transferowych.

Gdy lokalu użycza przedsiębiorca prowadzący JDG

JDG nie jest odrębnym podmiotem od przedsiębiorcy, dlatego znaczenie może mieć jego pokrewieństwo z osobą korzystającą z lokalu.

Jeżeli więc przedsiębiorca bezpłatnie udostępnia lokal np. swojemu dziecku prowadzącemu działalność gospodarczą, przy ocenie prawa do zwolnienia z PIT trzeba uwzględnić relację rodzinną (tj. stopień pokrewieństwa) między tymi osobami.

Czy umowę użyczenia trzeba zgłosić do urzędu skarbowego?

Samo zawarcie umowy użyczenia lokalu nie wymaga zgłoszenia jej do urzędu skarbowego. Z tego tytułu nie trzeba też składać odrębnego formularza.

Natomiast jeżeli użyczenie powoduje powstanie przychodu z nieodpłatnego świadczenia, który nie jest objęty zwolnieniem z PIT, wartość tego przychodu doliczasz do pozostałych przychodów z działalności gospodarczej i uwzględniasz w zeznaniu rocznym.

Użyczony lokal a adres działalności w CEIDG

Jeśli w użyczonym lokalu znajduje się Twoje stałe miejsce wykonywania działalności, adres ten wskazujesz w CEIDG. Możesz również zgłosić inne miejsca związane z prowadzoną firmą.

Do każdego adresu zgłaszanego w CEIDG musisz mieć tytuł prawny. Może nim być właśnie umowa użyczenia. Choć formalnie nie dołączasz jej do wniosku, urząd może poprosić Cię o dokument potwierdzający prawo do korzystania z nieruchomości. To też jeden z powodów, dla którego warto zdecydować się na pisemną formę umowy.

Co z VAT przy użyczeniu lokalu?

VAT przy użyczeniu lokalu rozpatruje się przede wszystkim po stronie osoby lub firmy, która bezpłatnie udostępnia nieruchomość. Jeśli lokal użycza osoba prywatna i nie działa przy tym jako podatnik VAT, samo użyczenie nie powoduje obowiązku rozliczenia VAT.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy lokal należy do majątku firmy i udostępnia go podatnik VAT. Wtedy trzeba sprawdzić, w jakim celu lokal został użyczony.

• Jeśli bezpłatne udostępnienie lokalu służy działalności firmy, która go użycza, co do zasady nie trzeba naliczać VAT. Przykładem może być salon kosmetyczny, który bezpłatnie udostępnia gabinet stylistce paznokci prowadzącej własną działalność, jeśli jej usługi uzupełniają ofertę salonu i współpraca służy działalności właściciela salonu.
• Jeśli przedsiębiorstwo udostępnia lokal bezpłatnie na cele niezwiązane ze swoją działalnością, takie świadczenie może podlegać VAT. Za przykład może posłużyć firma, która jest właścicielem dwupiętrowego budynku. Na parterze prowadzi własną działalność, a lokal na piętrze bezpłatnie udostępnia koledze prowadzącemu tam zupełnie inną JDG. W takiej sytuacji użyczenie nie służy działalności właściciela budynku, dlatego może powstać obowiązek rozliczenia VAT.

Czy można odliczyć VAT od wydatków na użyczony lokal?

To, że lokal nie jest Twoją własnością, nie wyklucza możliwości odliczenia VAT od wydatków ponoszonych na jego przystosowanie do działalności. Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT i poniesione wydatki służą działalności opodatkowanej VAT, możesz odliczyć podatek naliczony.

Prawo do odliczenia może dotyczyć m.in.:

• materiałów budowlanych,
• usług remontowych,
• wyposażenia potrzebnego do prowadzenia działalności,
• innych nakładów związanych z przystosowaniem użyczonego lokalu do potrzeb firmy.

Jeśli chcesz odliczyć VAT od wydatków na użyczony lokal, dopilnuj przede wszystkim prawidłowej faktury. Powinna być wystawiona na Ciebie jako przedsiębiorcę i zawierać właściwe dane, w tym NIP. Sprawdź też, czy dany wydatek rzeczywiście dotyczy działalności opodatkowanej VAT. Jeśli lokal służy również prywatnie, odlicz tylko tę część VAT, która przypada na działalność.

Co z VAT od mediów?

Podobnie wygląda rozliczenie wydatków na prąd, gaz, wodę czy ogrzewanie. Jeżeli ponosisz te koszty w związku z działalnością opodatkowaną VAT, możesz co do zasady odliczyć ten podatek w zakresie, w jakim media służą działalności.

Jeśli natomiast lokal jest wykorzystywany jednocześnie firmowo i prywatnie, nie zawsze będzie można odliczyć cały VAT. Musisz wtedy ustalić, jaka część wydatku rzeczywiście dotyczy działalności gospodarczej. Prawo do odliczenia zależy też od prawidłowego udokumentowania wydatku.

Kto płaci podatek od nieruchomości za użyczony lokal?

W typowej sytuacji, gdy przedsiębiorca korzysta z lokalu należącego do innej osoby, podatek od nieruchomości nadal płaci właściciel. Samo zawarcie umowy użyczenia nie przenosi obowiązku podatkowego na osobę korzystającą z udostępnionej części nieruchomości.

Trzeba jednak uważać na sposób wykorzystania nieruchomości. Jeżeli część budynku mieszkalnego zostanie zajęta na prowadzenie działalności gospodarczej, może być opodatkowana według znacznie wyższej stawki niż część mieszkalna. Jednak samo zarejestrowanie firmy w mieszkaniu nie podwyższa automatycznie podatku – liczy się faktyczny sposób korzystania z nieruchomości.

Przykład. Jeżeli przedsiębiorca korzysta z jednego pokoju wyłącznie jako gabinetu i pomieszczenie nie pełni już funkcji mieszkalnej, może to uzasadniać zastosowanie wyższej stawki podatku od nieruchomości. Inaczej będzie, gdy w pokoju nadal znajduje się np. kanapa, szafa i inne wyposażenie mieszkalne, a pomieszczenie służy zarówno do pracy, jak i do codziennego życia. W takiej sytuacji pokój może nadal podlegać stawce właściwej dla powierzchni mieszkalnej, a nie stawce dla działalności gospodarczej.

Jak duża może być różnica w podatku?

Stawki ustala każda gmina, dlatego przed obliczeniem podatku trzeba sprawdzić uchwałę obowiązującą w miejscu położenia nieruchomości. Minister Finansów określa jednak co roku ich maksymalną wysokość.

W 2026 r. maksymalna stawka dla budynków mieszkalnych wynosi 1,25 zł za 1 m2 rocznie, a dla budynków lub ich części związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej – 35,53 zł za 1 m2 rocznie. To ponad 28 razy więcej.

Gmina może zastosować niższe stawki, ale nie może przekroczyć tych limitów.

Kto zgłasza zmianę do gminy?

Jeżeli sposób wykorzystania nieruchomości zmienia wysokość podatku, obowiązek zgłoszenia spoczywa na podatniku podatku od nieruchomości – w typowym przypadku użyczenia prywatnego mieszkania będzie nim jego właściciel.

Osoba fizyczna składa lub aktualizuje informację IN-1 w urzędzie gminy właściwym dla położenia nieruchomości. Na zgłoszenie zdarzenia wpływającego na wysokość podatku ma co do zasady 14 dni. Podatki

Choć wobec gminy podatnikiem pozostaje właściciel, strony mogą ustalić między sobą, kto faktycznie poniesie dodatkowy koszt związany z wyższym podatkiem. Warto zapisać to w umowie użyczenia, szczególnie gdy właściciel udostępnia przedsiębiorcy część swojego domu lub mieszkania.

To może Cię zainteresować: Działalność gospodarcza w mieszkaniu lub domu

Jakie koszty użyczonego lokalu można zaliczyć do kosztów firmy?

Jeśli rozliczasz działalność na skali podatkowej albo podatkiem liniowym, do kosztów możesz zaliczyć wydatki na użyczony lokal, które faktycznie ponosisz, mają związek z działalnością i są odpowiednio udokumentowane. Na ryczałcie nie rozliczasz kosztów uzyskania przychodów.

Sprawdź także: Co można wliczyć w koszty JDG

Media i opłaty

Do kosztów mogą trafić m.in.:

• prąd,
• woda,
• gaz i ogrzewanie,
• Internet,
• opłaty administracyjne.

Najprościej, gdy faktury są wystawione na Ciebie jako przedsiębiorcę. Jeśli dokumenty są na właściciela lokalu, zadbaj o zapis w umowie, że to Ty ponosisz te wydatki, i zachowaj dowody zapłaty.

Jeżeli lokal służy również prywatnie, rozlicz tylko część wydatków przypadającą na działalność. Przy braku osobnych liczników możesz zastosować racjonalną proporcję, np. według powierzchni lub rzeczywistego zużycia.

Remont i modernizacja użyczonego lokalu

Jeśli planujesz większy remont lub modernizację użyczonego lokalu, sprawdź, czy wydatek nie będzie traktowany jako inwestycja w obcym środku trwałym. Dotyczy to np. przebudowy pomieszczeń, wykonania instalacji czy innych trwałych ulepszeń potrzebnych do prowadzenia firmy.

Takich nakładów zwykle nie rozliczysz od razu w kosztach. W przypadku inwestycji w obcym budynku lub lokalu wydatki mogą być rozliczane stopniowo przez amortyzację. Minimalny okres amortyzacji zasadniczo wynosi 10 lat.

Jeśli umowa użyczenia zakończy się wcześniej, tj. zanim cała inwestycja zostanie zamortyzowana, nie zakładaj, że pozostałą kwotę możesz jednorazowo zaliczyć do kosztów. Sposób rozliczenia zależy od tego, co stanie się z nakładami po zakończeniu umowy.

FAQ – umowa użyczenia

Czy można użyczyć lokal, którego nie jest się właścicielem?

Tak, ale musisz mieć prawo do dalszego udostępnienia lokalu. Przykładowo najemca lokalu potrzebuje zgody wynajmującego, aby oddać go innej osobie do bezpłatnego używania. Jeśli sam korzystasz z lokalu na podstawie użyczenia, również nie możesz przekazać go kolejnej osobie bez zgody użyczającego.

Czy umowa użyczenia musi być zawarta na piśmie?

Nie. Kodeks cywilny nie wymaga dla umowy użyczenia formy pisemnej. Jednak przy lokalu wykorzystywanym w działalności warto ją stworzyć, ponieważ przedsiębiorca musi posiadać tytuł prawny do nieruchomości, której adres zgłasza w CEIDG. Umowa użyczenia może to potwierdzić.

Czy w użyczonym mieszkaniu można zarejestrować siedzibę firmy?

W przypadku JDG możesz wskazać użyczone mieszkanie jako stałe miejsce wykonywania działalności lub inny adres związany z firmą, o ile masz tytuł prawny do korzystania z lokalu. Umowa użyczenia może nadać Ci takie prawo.

Jak wypowiedzieć umowę użyczenia?

Najlepiej już w umowie określić zasady i termin jej zakończenia. Przy użyczeniu na czas nieoznaczony umowa kończy się m.in. po wykorzystaniu rzeczy zgodnie z umówionym celem albo po upływie czasu potrzebnego do takiego wykorzystania. Użyczający może też zażądać wcześniejszego zwrotu, np. gdy lokal jest używany niezgodnie z umową lub gdy będzie mu potrzebny z przyczyn, które nie były przewidziane przy zawieraniu umowy.

Czy użyczenie lokalu przez małżonka powoduje powstanie przychodu?

Jeśli lokal stanowi majątek osobisty małżonka i bezpłatnie udostępnia Ci go do prowadzenia działalności, powstaje przychód z nieodpłatnego świadczenia. Jednak nie zapłacisz od niego PIT, ponieważ małżonek należy do I grupy podatkowej, a świadczenia otrzymane od osób z I i II grupy korzystają ze zwolnienia. Jeśli lokal należy do majątku wspólnego małżonków, nie jest potrzebne.

Co dzieje się z umową użyczenia po sprzedaży lokalu?

Sprzedaż lokalu nie powoduje automatycznie, że nowy właściciel wstępuje w miejsce dotychczasowego użyczającego. W przypadku użyczenia nie działa zasada znana z najmu, zgodnie z którą nabywca przejmuje stosunek umowny. Jeśli właściciel planuje sprzedaż nieruchomości, warto wcześniej ustalić, co stanie się z prawem do korzystania z lokalu po zmianie właściciela.

Źródła

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20260000795

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20260000592

https://biznes.gov.pl/pl/portal/00120

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20250000775

https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20250000707