E-commerce a podatki – wszystko co musisz wiedzieć

Sprzedaż w Internecie kusi coraz większe grono przedsiębiorców, jawiąc się jako gotowy przepis na udany biznes. Jako jednak, że e-commerce to stosunkowo nowa dziedzina handlu, pojawia się wiele wątpliwości co do rozliczania podatku dochodowego czy VAT-u. Jak jest naprawdę? Jak poprawnie rozliczać działalność w e-commerce? Sprawdź!

Sprzedaż online a obowiązki podatkowe

Każda działalność zarobkowa rodzi obowiązek podatkowy – niezależnie od tego, w jaki sposób się odbywa. Sprzedaż w internecie również wymaga zapłacenia podatku, o ile generuje zarobek. Trzeba jednak zaznaczyć różnice między sprzedażą zorganizowaną a okazjonalną.

• Sprzedaż okazjonalna

O sprzedaży okazjonalnej można mówić wtedy, gdy nie ma charakteru cyklicznego. Chodzi tu przede wszystkim o sprzedaż używanych ruchomości (ubrań, zabawek, sprzętu sportowego itp.). Przy sprzedaży okazjonalnej, o ile ma ona miejsce po upływie pół roku, licząc od końca miesiąca, w którym nastąpił zakup, nie ma obowiązku zapłaty podatku od dochodu.

Warto wiedzieć, że transakcje sprzedaży okazjonalnej są monitorowane przez platformy sprzedażowe (takie jak np. OLX, Vinted czy Allegro) zgodnie z dyrektywą DAC7. Jeżeli liczba transakcji w ciągu roku przekroczy 30 lub wartość transakcji sprzedaży wyniesie 2.000 euro, platforma ma obowiązek zgłosić sprzedawcę do Krajowej Administracji Skarbowej (KAS).

• Sprzedaż cykliczna

Przy sprzedaży cyklicznej i zorganizowanej dochody należy obowiązkowo rozliczyć w rocznym zeznaniu podatkowym – także jeśli prowadzisz działalność nierejestrowaną.

Sprzedaż internetowa w ramach działalności nierejestrowanej a podatki

Wiele osób zaczyna swoją przygodę w e-commerce od działalności nierejestrowanej. Możesz korzystać z tego rozwiązania, jeśli Twoje miesięczne przychody z tytułu sprzedaży internetowej nie przekraczają 75% pensji minimalnej brutto (w 2025 r. limit przychodów wynosi 3499,50 zł). Zasady funkcjonowania w ramach działalności nierejestrowanej (nieewidencjonowanej) precyzuje Art. 5 ustawy Prawo przedsiębiorców.

W skrócie działalność nierejestrowana pozwala na prowadzenie biznesu bez konieczności zakładania firmy i realizowania związanych z tym obowiązków. Nie zwalnia jednak z obowiązku płacenia podatku dochodowego. W tym przypadku rozliczasz się na zasadach ogólnych (według skali podatkowej). Podatek z tytułu działalności nierejestrowanej zapłacisz dopiero przy rozliczeniu rocznym – nie odprowadza się go w formie miesięcznych ani kwartalnych zaliczek.

Jakie formy opodatkowania są dostępne dla właścicieli e-commerce?

Jedna z pierwszych ważnych decyzji, jakie czekają Cię przy zakładaniu firmy, to wybór formy opodatkowania. Nie inaczej jest w branży e-commerce. To od wyboru formy opodatkowania zależy, jakie podatki zapłacisz i jakie obowiązki księgowe Cię czekają. Jakie są możliwości?

Skala podatkowa (12% i 32%)

Skala podatkowa (rozliczenie na zasadach ogólnych) to rozwiązanie „domyślne” i najbardziej popularne. Stawka podstawowa jest niska – 12%, ale po przekroczeniu II progu podatkowego (120 000 zł rocznego dochodu) od nadwyżki trzeba zapłacić 32% podatku. Przy wysokich dochodach ta forma opodatkowania może się po prostu nie opłacać. Istnieją jednak również korzyści. Rozliczenie na zasadach ogólnych pozwala na:

• obliczanie podatku od dochodów (przychodu pomniejszonego o koszty jego uzyskania);
• skorzystanie z kwoty wolnej od podatku;
• wspólne rozliczanie się z małżonkiem;
• korzystanie z ulg podatkowych.

Przy skali podatkowej należy regularnie – co miesiąc lub kwartalnie – odprowadzać zaliczki do urzędu skarbowego wyliczane na podstawie KPiR.

Podatek liniowy (19%)

Dla wielu przedsiębiorców prowadzących e-commerce to atrakcyjna opcja. W tym przypadku nie musisz martwić się progami podatkowymi – stawka zawsze wynosi 19%, niezależnie od wysokości dochodów. Jeżeli zatem przekraczają one znacznie 120 000 zł rocznie, wybór podatku liniowego będzie bardziej opłacalny niż skali podatkowej.

Warto jednak pamiętać, że w przypadku podatku liniowego nie można korzystać z większości ulg podatkowych (np. na dzieci) i nie ma możliwości wspólnego rozliczania się z małżonkiem. Obowiązki formalne są natomiast takie same jak przy skali.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych to rozwiązanie cieszące się dużym zainteresowaniem w e-commerce ze względu na niską stawkę i proste formalności. W tym przypadku nie musisz prowadzić pełnej księgowości, a jedynie ewidencję przychodów. Podatek jest naliczany od przychodów – nie możesz odliczyć od nich poniesionych kosztów. Stawka to jednak zaledwie 3%, dlatego ryczałt może się opłacać. W tym przypadku również nie rozliczysz się wspólnie z małżonkiem i nie odliczysz ulg.

Zanim zdecydujesz się na ryczałt, warto dokładnie przeanalizować swoją sytuację. Brak możliwości odliczenia kosztów uzyskania przychodu to bowiem duży minus, który może sprawić, że należny podatek będzie wyższy niż w przypadku skali podatkowej czy podatku liniowego.

Uwaga! Ryczałt nie jest dla wszystkich. Nie mogą z niego korzystać podmioty, które sprzedają części do samochodów i motocykli ani podmioty, które przekroczyły próg dochodu wynoszący 250 tysięcy euro.

Koszty uzyskania przychodu w e-commerce

Koszty uzyskania przychodu mają ogromne znaczenie dla wielkości należnych podatków. W działalności e-commerce zwykle są one wysokie, a zaliczają się do nich:

• zakup towarów;
• abonamenty za oprogramowanie i platformy sprzedażowe;
• wydatki na reklamy;
• zakup opakowań, etykiet, materiałów do wysyłki;
• koszty transportu i logistyki (np. kurierzy, fulfillment);
• zakup i koszty eksploatacji sprzętu komputerowego używanego do prowadzenia sklepu.

Ważne! Aby wydatki mogły być zaliczone jako koszty uzyskania przychodu, muszą być dobrze udokumentowane!

E-commerce a podatek VAT

VAT to podatek nierozerwalnie związany z handlem, ponieważ jest doliczany automatycznie do towarów i usług. Najczęściej stosowane w e-commerce stawki VAT to 23%, 8% i 5%.

Jednak nie każde przedsiębiorstwo e-commerce musi być płatnikiem VAT. Ze zwolnienia mogą skorzystać podmioty, których roczne przychody nie przekraczają 200 000 zł, z wyjątkiem firm sprzedających:

• wyroby z metali szlachetnych,
• preparaty kosmetyczne i toaletowe,
• urządzenia elektryczne i nieelektryczny sprzęt gospodarstwa domowego,
• komputery, wyroby elektroniczne i optyczne,
• maszyny i urządzenia, gdzie indziej niesklasyfikowane (PKWiU 28),
• towary objęte akcyzą (np. alkohol, papierosy).

Ze zwolnienia nie mogą też skorzystać firmy mające siedzibę poza terenem kraju. Zasady zwolnienia z obowiązku bycia płatnikiem VAT określają art. 113, 113a i 113b Ustawy o podatku od towarów i usług.

Jeżeli nie skorzystasz ze zwolnienia, będziesz musiał spełniać liczne obowiązki podatkowe związane z VAT – to m.in. regularne składanie deklaracji VAT-7, dokładne i rzetelne prowadzenie ewidencji VAT oraz wystawianie faktur VAT. W wielu przypadkach opłaca się być jednak podatnikiem VAT – szczególnie gdy masz wysokie koszty. W e-commerce bycie tzw. vatowcem jest korzystne np. przy imporcie towarów, a także zawsze wtedy, gdy przedsiębiorstwo dużo inwestuje. Każdą sytuację należy jednak rozpatrywać indywidualnie.

Dowiedz się więcej: Rejestracja do VAT – czy warto być podatnikiem podatku VAT?

Jak zarejestrować się do VAT?

Jeżeli nie chcesz lub nie możesz skorzystać ze zwolnienia, musisz zarejestrować się do VAT. Jest to obowiązkowe, jeśli:

• wartość twojej sprzedaży w poprzednim roku przekroczyła kwotę 200 000 złotych;
• sprzedajesz towary lub usługi wymienione w Ustawie o VAT.

Aby zarejestrować się do VAT, należy złożyć zgłoszenie na formularzu VAT-R w urzędzie skarbowym (osobiście, pocztą lub elektronicznie za pośrednictwem portalu Biznes.gov.pl lub Portalu Podatkowego. W formularzu możesz zaznaczyć, że chcesz otrzymać potwierdzenie rejestracji. Uwaga: za potwierdzenie trzeba zapłacić 170 zł opłaty skarbowej. Sama rejestracja do VAT jest bezpłatna.

Jak zarejestrować się do VAT UE?

Internet ułatwia prowadzenie działalności na międzynarodową skalę. Jeśli chcesz dokonywać transakcji z kontrahentami zagranicznymi w UE, musisz zarejestrować się do VAT UE.

Jeżeli zarejestrowałeś się już jako podatnik czynny lub zwolniony, musisz jedynie złożyć aktualizację na formularzu VAT-R. Zgłoszenie można też złożyć jako załącznik do wniosku o wpis działalności do CEIDG lub wniosku o zmianę wpisu w CEIDG.

Po zarejestrowaniu urząd skarbowy nada Ci „europejski” NIP. W transakcjach zagranicznych trzeba posługiwać się NIP z przedrostkiem „PL”.

Obowiązki w zakresie podatku VAT dla e-commerce

Rejestracja do VAT (zarówno obowiązkowa, jak i dobrowolna) wiąże się z określonymi zobowiązaniami. Musisz przede wszystkim:

• prowadzić ewidencję VAT (sprzedaży i zakupów) w formie elektronicznej;
• na podstawie danych z ewidencji przygotowywać deklaracje podatkowe, informacje podsumowujące oraz Jednolite Pliki Kontrolne JPK_VAT;
• wystawiać i przechowywać faktury.

Zasady dotyczące fakturowania regulują art. 106-108 ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z nimi fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Można też wystawić fakturę do 60 dni przed dokonaniem sprzedaży lub otrzymaniem zapłaty.

Sprzedaż zagraniczna i VAT OSS

Jeśli sprzedajesz towary lub usługi elektroniczne na rzecz osób prywatnych z innego kraju UE, masz obowiązek rozliczenia podatku VAT. Procedura VAT OSS stanowi sposób na uproszczenie tych rozliczeń. Dzięki niej, zamiast rejestrować się do VAT w każdym kraju, w którym masz klientów, wystarczy, że zarejestrujesz się w Polsce.

Kiedy trzeba się zarejestrować do VAT OSS?

Jeśli suma sprzedaży B2C (czyli do konsumentów, nie firm) do krajów UE przekracza 10 000 euro, musisz rozliczać VAT według stawek kraju, do którego wysyłasz towar. Wtedy warto skorzystać z procedury OSS, bo to wygodniejsze niż rejestracja w każdym państwie osobno.

Jeśli nie przekraczasz progu 10 000 euro – możesz rozliczać sprzedaż zagraniczną na zasadach polskiego VAT. Ale uwaga – po jego przekroczeniu obowiązkowe stają się stawki kraju odbiorcy!

Różnice w stawkach VAT między krajami

Sprzedaż do różnych krajów po przekroczeniu progu 10 000 euro wartości oznacza konieczność dostosowania się do lokalnych przepisów w zakresie VAT. Bez wykorzystania procedury OSS rozliczenia stają się skomplikowane, szczególnie że każdy kraj stosuje inne stawki podatkowe.

Przykładowo w Niemczech podstawowa stawka VAT wynosi 19%, w Czechach 21%, a we Francji 20%. Najwyższą podstawową stawkę VAT stosuje się na Węgrzech (27%), a najniższą w Luksemburgu (17%). Różnice te wpływają na ceny brutto, marże i konkurencyjność, dlatego konfiguracja sklepu musi uwzględniać lokalne stawki.

Jak rozliczać VAT OSS w praktyce?

Do VAT OSS należy się zarejestrować za pośrednictwem urzędu skarbowego w Polsce (jeśli prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce). Służy do tego formularz VIU-R, który może być złożony wyłącznie w formie elektronicznej. Jak wygląda rozliczenie? Podatek VAT zagraniczny rozlicza się w osobnej deklaracji VIU-DO składanej co kwartał w formie elektronicznej.

Deklaracja powinna zostać wysłana do końca miesiąca następującego po zakończonym kwartale. Wartość transakcji w deklaracji musi być podana w euro, a do przeliczenia stosuje się kurs wymiany opublikowany przez EBC w ostatnim dniu danego okresu rozliczeniowego.

Podatek VAT wynikający z deklaracji VIU-DO należy wpłacić do końca miesiąca następującego po zakończonym kwartale. Wpłaca się go na jedno konto, a urząd skarbowy rozdziela środki do odpowiednich krajów UE.

Import i eksport towarów a obowiązki podatkowe w e-commerce

Prowadzisz sprzedaż towarów poza UE? A może sprowadzasz je spoza Wspólnoty – np. z Chin czy USA? Wiąże się to z odrębnymi obowiązkami celno-podatkowymi. Najważniejsze reguły określa Incoterms© 2020 wydane przez Międzynarodową Izbę Handlową.

Jak eksportować towary poza UE?

Sprzedaż towarów poza UE to eksport, co rodzi pewne obowiązki. Najważniejszym jest zgłoszenia towarów do odprawy celnej w systemie teleinformatycznym AES. Aby eksportować towary, należy się zarejestrować na platformie PUESC oraz uzyskać numer EORI. Podstawowa dokumentacja eksportowa obejmuje:

• fakturę handlową
• list przewozowy
• fakturę za transport i jego organizację
• tak zwaną packing list– instrukcję, jak zapakowany jest towar na czas transportu
• inne dokumenty, które są wymagane ze względu na rodzaj towaru.

Dokumenty te trzeba przechowywać przez 5 lat od zakończenia roku, w którym dokonano zgłoszenia celnego.

Przy eksporcie, co do zasady, stosuje się stawkę VAT 0%. Aby jednak móc z niej skorzystać, muszą być spełnione następujące warunki:

• dostawca musi być zarejestrowany dla celów VAT;
• towary muszą być transportowane lub wysyłane z Polski poza terytorium UE w wyniku dostawy;
• dysponujesz dokumentem potwierdzającym wywóz towaru poza terytorium UE przed upływem terminu do złożenia deklaracji VAT.

Natomiast cło płaci importer.

Jak importować towary spoza UE?

Jeżeli sprowadzasz do Polski towary pochodzące spoza Unii Europejskiej, realizujesz import. Wiąże się to z bardziej skomplikowanymi procedurami niż przy handlu wewnątrzwspólnotowym. Aby importować towary, musisz:

• zarejestrować się w PUESC i uzyskać numer EORI;
• zapłacić cło według taryf obowiązujących w handlu z danym krajem; stawki celne można wyszukać w Informacyjnym Systemie Zintegrowanej Taryfy Celnej (ISZTAR); jeśli sprowadzasz towary z państw lub regionów, z którymi Unia Europejska podpisała umowy o wolnym handlu, możesz skorzystać z zerowych lub obniżonych stawek celnych;
• rozliczać podatek VAT od importu towarów w zgłoszeniu celnym lub w składanej co miesiąc deklaracji VAT (po spełnieniu określonych warunków); VAT trzeba zapłacić w terminie 10 dni od dnia otrzymania informacji od organu celnego o wysokości należności.

Musisz też pamiętać, że w przypadku niektórych towarów (określonych w bazie danych TARIC) potrzebujesz pozwolenia na import. Większość produktów musi spełniać określone wymogi techniczne lub zdrowotne i higieniczne. Mogą być wymagane rozmaite certyfikaty czy badania.

Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, możesz odliczyć VAT naliczony przy imporcie towarów w zakresie, w jakim te towary będziesz wykorzystywać do wykonywania czynności opodatkowanych VAT. Jeśli nie jesteś czynnym podatnikiem VAT, nie ma takiej możliwości, ale zapłacony VAT zaliczał się do kosztów uzyskania przychodów, o ile importowany towar służy do uzyskiwania przychodów z działalności gospodarczej lub zachowania czy zabezpieczenia źródła przychodów.

Dropshipping a podatki

Jak wygląda kwestia podatków dla osób działających w coraz popularniejszym modelu dropshipping? W tym przypadku sprzedawca nie ma własnego magazynu i nie przechowuje towarów, a jedynie pośredniczy między hurtownią a odbiorcą końcowym. To hurtownia wysyła towary bezpośrednio do klienta. Najczęściej dropshipping odbywa się z Chin i polega jedynie na pośrednictwie w sprzedaży. Mimo to – w świetle polskiego prawa – jest traktowany tak samo jak każdy inny przypadek sprzedaży importowanych towarów. Jeśli dropshipping polega na kupnie i odsprzedaży towarów od zagranicznego dostawcy, zastosowanie mają takie same zasady jak przy imporcie. Jeśli sprzedajesz do UE, możesz korzystać z procedury VAT OSS. Jeśli poza UE, stosujesz zasady eksportu.

Uwaga! Jako sprzedawca masz obowiązek dostarczyć paragon klientowi, nawet jeśli towar jest wysyłany do klienta bezpośrednio przez dostawcę.

Jeżeli Twój roczny obrót nie przekracza 200 000 zł i nie sprzedajesz towarów objętych obowiązkiem VAT, możesz skorzystać ze zwolnienia z VAT. Wówczas faktury zakupu towaru uznajesz za koszt uzyskania przychodu i wpisujesz ich pełną wartość brutto, a do faktur sprzedaży nie doliczasz podatku VAT. Jeżeli jesteś czynnym podatnikiem VAT, faktury zakupu (z hurtowni) stanowią koszt z prawem do odliczenia VAT-u, a faktury sprzedaży muszą mieć doliczoną stawkę VAT ustaloną dla danego towaru.

Sprzedaż na marketplace’ach (Allegro, Amazon, eBay, Etsy, itp.) a podatki

Sprzedaż na platformach typu marketplace to popularny sposób na poszerzenie rynku zbytu dla sprzedawców internetowych. Pod względem podatkowym taka sprzedaż w zasadzie nie różni się od sprzedaży przez własną stronę internetową. Podlega ona opodatkowaniu podatkiem dochodowym i wymaga rozliczania VAT. W przypadku sprzedaży wewnątrz UE można zastosować procedurę VAT OSS, a przy sprzedaży poza UE należy się kierować zasadami dla eksporterów. Platformy marketplace często ułatwiają sprzedawcom wystawianie faktur, wysyłając automatyczne powiadomienia i udostępniając odpowiednie narzędzia.

Czy prowizje platform sprzedażowych stanowią koszt uzyskania przychodu?

Korzystanie z platform sprzedażowych zwykle wiąże się z koniecznością płacenia marż, prowizji od sprzedaży lub innych opłat. Niektóre platformy udostępniają też różne usługi abonamentowe, a wszystkie tego typu opłaty można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Podobnie jest np. z wydatkami ponoszonymi na reklamę na platformach, promowanie ofert itp. Wymagane jest oczywiście ich odpowiednie ewidencjonowanie.

Kasy fiskalne w e-commerce – kiedy są wymagane?

Prowadząc sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych (B2C), musisz mieć kasę fiskalną. Od tej zasady obowiązują jednak dwa główne wyjątki.

1. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra finansów z dnia 28.12.2018 w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, ze zwolnienia z ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej możesz skorzystać, jeśli w poprzednim roku obrotowym lub bieżącym roku podatkowym Twój obrót nie przekroczył 20 000 zł.
2. Kasa fiskalna nie jest wymagana, gdy prowadzisz sprzedaż wysyłkową (za pośrednictwem Poczty Polskiej lub firm kurierskich) i otrzymujesz całość zapłaty za towar na konto bankowe z jasnym wskazaniem na asortyment, za który płaci klient.

Zwolnienia nie przysługują, jeśli sprzedajesz towary objęte obowiązkiem ewidencjonowania za pomocą kasy fiskalnej (np. perfumy, wyroby tytoniowe, gazy płynne). Pełna lista tych towarów jest określona w § 4 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Przy sprzedaży przez internet niezwolnionej z obowiązku ewidencji można stosować np. kasy online, które pozwalają na integrację z systemem sprzedaży i łatwe dostarczanie dowodów sprzedaży (e-paragonów) do klientów.

ZUS i składki zdrowotne w e-commerce

Prowadząc działalność w e-commerce, należy mieć na uwadze nie tylko obowiązki podatkowe, ale też kwestie składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, musisz opłacać ZUS. Warto jednak pamiętać, że dla nowych przedsiębiorców obowiązują różne ulgi, w tym Ulga na Start oraz Mały ZUS Plus.

• Ulga na Start pozwala nie płacić składek ZUS przez pierwsze 6 miesięcy działalności. Dotyczy składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe i wypadkowe), na Fundusz Pracy i na Fundusz Solidarnościowy. Nie dotyczy ubezpieczenia zdrowotnego.
• Nowe firmy jednoosobowe lub wspólnicy spółki cywilnej mogą też płacić przez 2 lata obniżone (preferencyjne) składki na ZUS. W tym przypadku składki można obliczać od 30% minimalnego wynagrodzenia, czyli od 1399,80 zł w 2025 r. Tymczasem pełny ZUS oblicza się od podstawy, która nie może być niższa niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego brutto (czyli od minimum 5203,80 zł w 2025 r.) W związku z tym preferencyjne składki ZUS są ok. 4 razy niższe od standardowych.
• Mały ZUS Plus również pozwala na płacenie składek obliczanych od 30% minimalnego wynagrodzenia. Można z niego skorzystać maksymalnie przez 36 miesięcy w ciągu kolejnych 60 miesięcy kalendarzowych prowadzenia działalności gospodarczej. Jest to rozwiązanie dostępne tylko dla przedsiębiorców, którzy w poprzednim roku kalendarzowym prowadzili działalność gospodarczą przez nie mniej niż 60 dni kalendarzowych, a ich przychody w całym poprzednim roku kalendarzowym nie przekroczyły 120 000 zł.

Pamiętaj! Jeśli zatrudniasz pracownika, musisz zgłosić go do ZUS, opłacać składki i prowadzić ewidencję czasu pracy. Przy umowach cywilnoprawnych – obowiązek opłaty zależy od rodzaju umowy oraz sytuacji (np. studenci będący zleceniobiorcami nie podlegają oskładkowaniu ZUS).

Składki zdrowotne w e-commerce

W 2025 r. wysokość składek zdrowotnych dla przedsiębiorców zależy od rodzaju opodatkowania. Sładka wynosi:

• 9% od dochodudla przedsiębiorców rozliczających się na zasadach ogólnych;
• 4,9 % od dochodudla przedsiębiorców rozliczających się podatkiem liniowym;
• 9% od podstawy zależnej od wartości przychodu dla podatników rozliczających się na zasadach ryczałtu ewidencjonowanego.

Przy ryczałcie podstawa wynosi:

• 60% przeciętnego wynagrodzenia, jeżeli roczny przychód nie przekroczy kwoty 60 000 zł;
• 100% przeciętnego wynagrodzenia, jeżeli roczny przychód mieści się między 60 000 zł a 300 000 zł;
• 180% przeciętnego wynagrodzenia, jeżeli roczny przychód przekroczy kwotę 300 000 zł.

KSeF – Krajowy System e-Faktur a e-commerce

Krajowy System e-Faktur, który został wprowadzony przez Ministerstwo Finansów w 2022 r. i służy do wystawiania oraz odbierania tzw. elektronicznych faktur ustrukturyzowanych. Korzystanie z tego systemu ma się stać obowiązkowe w 2026 roku – dla podmiotów z obrotami powyżej 200 mln zł od 1 lutego 2026 roku, a dla wszystkich pozostałych od 1 kwietnia 2026 roku. Po wejściu obowiązku korzystania z KSeF wysyłanie faktur bezpośrednio do kontrahenta zostanie zastąpione wysyłaniem ich do centralnego systemu Ministerstwa Finansów.

System KSeF ma być obowiązkowy dla faktur wystawianych do transakcji między podmiotami gospodarczymi. W przypadku faktur wystawianych dla konsumentów nie trzeba go używać. To, czy Twój sklep internetowy będzie musiał korzystać z KSeF, zależy od tego, komu sprzedajesz swoje towary. Jeśli są to firmy – wystawianie faktur przez KSeF już wkrótce będzie obowiązkowe. Aby się do tego przygotować, warto:

• sprawdzić, czy oprogramowanie do fakturowania wykorzystywane w sklepie jest zgodne z wymogami KSeF;
• zawczasu zadbać o integrację używanych systemów z KSeF.

Faktury będzie można przesłać do KSeF przez zintegrowane programy księgowe kompatybilne z systemem.

Najczęstsze błędy podatkowe w e-commerce

Przedsiębiorcy działający w e-commerce często popełniają błędy podatkowe. Oto te najczęściej spotykane.

Brak rejestracji VAT OSS mimo przekroczenia progu

Przy prowadzeniu sprzedaży do klientów indywidualnych w innych krajach UE łatwo przegapić moment, w którym jej wartość przekroczy próg 10 000 euro. Tymczasem wtedy zaczynają obowiązywać zupełnie inne zasady naliczania VAT i korzystna  staje się rejestracja do OSS VAT. Dzięki temu możesz rozliczać VAT od sprzedaży do krajów UE w Polsce – zamiast rejestrować się osobno w każdym państwie.

Wystawianie faktur bez odpowiedniego wskazania kraju sprzedaży

Sprzedaż zagraniczna wiąże się z różnymi stawkami VAT – zależnie od kraju klienta. Brak jasnego oznaczenia państwa odbiorcy na fakturze nie pozwala określić, jaką stawkę VAT należy zastosować. Upewnij się, że każda faktura B2C zawiera poprawny, zgodny z rzeczywistością kraj dostawy.

Niezgłoszony import z Chin i brak dokumentów celnych

Import towarów spoza UE – zwłaszcza z Chin – to częsta praktyka. Należy jednak pamiętać, że takie transakcje wiążą się z obowiązkiem odpowiedniego udokumentowania. Niezgłoszony import towarów z Chin bez dokumentów celnych traktowany jest jako naruszenie przepisów celnych, co może skutkować poważnymi konsekwencjami. Bez odpowiedniej dokumentacji towar nie może być dopuszczony do obrotu w UE. Należy upewnić się, że dostawcy zawsze dopełniają procedur celnych i nie zaniżają wartości towarów w dokumentacji.

Rozliczanie wydatków prywatnych jako firmowe

To problem dotyczący wielu branż. Jako koszty uzyskania przychodu można zaliczyć tylko te wydatki, które faktycznie przyczyniają się do jego osiągnięcia. Jeśli masz wątpliwości, co jest wydatkiem osobistym, a co firmowym, warto zasięgnąć opinii biura rachunkowego. Nieprawidłowe wyliczenie kosztów może bowiem skutkować kontrolami skarbowymi, koniecznością zapłacenia zaległych podatków i karami finansowymi.

Współpraca z biurem rachunkowym – czy warto?

E-commerce to jedna z wielu branż, które mogą wiele skorzystać na współpracy z dobrym biurem rachunkowym. Przepisy są dość zawiłe, a im bardziej skomplikowane transakcje prowadzisz, tym trudniej się w nich połapać. Współcześnie możesz skorzystać z wygodnej księgowości online. Takie rozwiązanie ma wiele zalet, do których zaliczają się:

• szybka wymiana informacji,
• dostęp do dokumentów 24/7,
• możliwość bezpośredniego kontaktu z ekspertem,
• wygoda,
• oszczędność czasu i pieniędzy.

Biuro rachunkowe doświadczone w obsłudze firm z branży e-commerce pomoże Ci zadbać o wszelkie rozliczenia i formalności podatkowo-prawne. Dzięki integracji systemów sprzedażowych z systemami księgowymi możliwa jest automatyczna wymiana informacji. Aplikacje takie jak Smart Księgowość sprawiają, że cały czas jesteś w kontakcie ze swoją księgową i masz dostęp do wszelkich danych. Biuro rachunkowe załatwia natomiast za Ciebie wszelkie formalności.

Obowiązki podatkowe w branży e-commerce

Pamiętaj: e-commerce to świetny sposób na biznes, ale wymaga też odpowiedzialności. Prawidłowe rozliczanie podatków to podstawowy obowiązek, nawet jeśli prowadzisz tylko działalność nierejestrowaną. Pilnuj swoich rozliczeń i ewidencji, a unikniesz stresujących problemów z fiskusem. Warto zdać się na profesjonalna pomoc – jeśli interesuje Cię księgowość dla działalności gospodarczej lub spółki z o.o., koniecznie sprawdź naszą ofertę. Pomożemy Ci w dopilnowaniu obowiązków podatkowych i doradzimy najlepsze rozwiązania dla Twojej firmy.