Zmiana formy opodatkowania w 2026 – kiedy się opłaca i jak zrobić to bez błędów?

Przemyślany wybór formy opodatkowania to jeden z najprostszych sposobów na zminimalizowanie obciążeń firmy. Jeśli prowadzisz pozarolniczą działalność gospodarczą, możesz wybrać opodatkowanie na zasadach ogólnych (wg skali podatkowej), podatek liniowy lub ryczałt. Jak i do kiedy można zmienić formę opodatkowania 2026? Kiedy to się opłaca? Sprawdź!

Kiedy można zmienić formę opodatkowania – zasady ogólne

Formę opodatkowania wybiera się przy zakładaniu działalności, w formularzu CEIDG-1. Przedsiębiorcy często nie wiedzą jednak, czy można zmienić formę opodatkowania. Odpowiedź jest prosta – tak, ale na określonych zasadach. Najważniejszą kwestią jest termin. Główna zasada brzmi, że zmiana formy opodatkowania jest możliwa do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnięto pierwszy przychód w danym roku.

Dowiedz się więcej: Skala, Liniowy czy Ryczałt? Jaką formę opodatkowania wybrać w 2025?

Czy można zmienić formę opodatkowania w ciągu roku? Zasadniczo nie – wyjątkiem są sytuacje takie jak:

• rozpoczęcie działalności w trakcie roku,
• utrata prawa do ryczałtu ze względu na przekroczenie limitu dochodów,
• zakończenie określonej formy rozliczenia.

Wtedy zmiana formy opodatkowania w trakcie roku jest dopuszczalna.

Do kiedy można zmienić formę opodatkowania 2026?

Dla większości przedsiębiorców, którzy pierwszy przychód osiągną w styczniu, obowiązuje termin do 20 lutego 2026 r.

To najczęściej stosowa data i dotyczy zdecydowanej większości działalności.

A co, jeśli pierwszy przychód pojawi się później? Wówczas należy mieć na uwadze główną zasadę (do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnięto pierwszy przychód w danym roku). Tym samym:

• pierwszy przychód w marcu oznacza możliwość zmiany do 20 kwietnia 2026,
• pierwszy przychód w czerwcu oznacza możliwość zmiany 20 lipca 2026 itd.

Kwestia tego, do kiedy można zmienić formę opodatkowania, tak naprawdę nie jest skomplikowana – wystarczy zapamiętać jedną zasadę.

Jednocześnie nie warto się spóźniać. Brak odpowiednich działań w terminie oznacza konieczność rozliczania się na dotychczasowych zasadach przez cały rok,  a tym samym często wyższe obciążenia podatkowe.

Jak zmienić formę opodatkowania – instrukcja krok po kroku

Aby zmienić dotychczas wybraną formę opodatkowania, należy złożyć stosowne oświadczenie za pośrednictwem Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) lub we właściwym dla działalności urzędzie skarbowym (w formie papierowej lub przez e-Urząd Skarbowy).           

Jak zmienić formę opodatkowania w CEIDG – krok po kroku

Gdzie zmienić formę opodatkowania? Najwygodniej jest złożyć odpowiednią deklarację przez CEIDG. Jak to zrobić?     

1. Zaloguj się na biznes.gov.pl.
2. Otwórz wniosek o zmianę danych działalności.
3. W kreatorze wskaż wybraną przez siebie formę opodatkowania.
4. Podpisz wniosek profilem zaufanym.
5. Wyślij i pobierz potwierdzenie – to dowód, że dokument został złożony.

Jak wybrać, jaka forma opodatkowania opłaca się w 2026?

Optymalna forma opodatkowania dla Twojego biznesu zależy od kilku czynników. Warto dokładnie je przeanalizować, zanim dokonasz zmiany.

Pierwszy z nich to koszty działalności. Jeśli są wysokie lub szacujesz ich dynamiczny wzrost, ryczałt staje się mniej atrakcyjny, bo nie pozwala odliczać żadnych kosztów. Z kolei przy minimalnych wydatkach może być świetnym wyborem. Ważny jest również rodzaj działalności, ponieważ niektóre stawki ryczałtu są atrakcyjne (np. 8,5% dla części usług).

Kolejna kwestia to dochód roczny. To właśnie on często sprawia, że przedsiębiorcy rozważają przejście na podatek liniowy. Jeśli planujesz poważniejsze inwestycje – np. zakup samochodu, sprzętu albo oprogramowania – warto spojrzeć również na amortyzację, bo ta wchodzi w grę wyłącznie przy skali i liniówce.

Warto też pamiętać o ulgach podatkowych, które w niektórych przypadkach pozwalają obniżyć podatek nawet o kilkanaście tysięcy złotych rocznie. Najwięcej zyskasz na zasadach ogólnych, gdzie dostępne są wszystkie ulgi. Na liniówce skorzystasz tylko z niektórych i nie rozliczysz się z małżonkiem, a na ryczałcie możliwość korzystania z ulg jest jeszcze bardziej ograniczona.

Przykładowe scenariusze

• Zmiana formy opodatkowania z ryczałtu na zasady ogólne – kiedy ma sens?

Zmiana formy opodatkowania z ryczałtu na zasady ogólne może mieć sens,  gdy koszty w Twojej działalności rosną lub chcesz skorzystać z ulg (np. rodzinnych).

• Przejście na podatek liniowy przy wysokich dochodach

Gdy roczny dochód znacząco przekracza próg 120 000 zł, korzystne może być przejście na podatek liniowy. W praktyce to rozwiązanie jest opłacalne przy dochodach przekraczających 180 000 zł,  jeśli nie korzystasz z ulg ani wspólnego rozliczenia.

• Rezygnacja z podatku liniowego przy niskich kosztach

Jeśli w swojej działalności nie masz znaczących kosztów, a przychód jest stabilny – ryczałt może okazać się bardziej atrakcyjny. Wiele zależy jednak od stawki ryczałtu, jaka obowiązuje dla Twojej działalności.

Zmiana formy opodatkowania w 2026 – najczęstsze błędy i jak ich uniknąć

Zmiana formy opodatkowania w 2026 roku może przynieść spore oszczędności, ale tylko wtedy, gdy podejdziesz do niej świadomie. Ważne, by podejmować decyzję bez pośpiechu, bazując na indywidualnej analizie.

Najczęstsze pomyłki to:

• złożenie wniosku po terminie – jeśli spóźnisz się choćby o jeden dzień, urząd nie przyjmie wniosku, a Ty pozostaniesz przy starej formie przez cały rok;
• nieuwzględnienie składki zdrowotnej w analizie opłacalności – to właśnie składka zdrowotna potrafi przeważyć szalę na korzyść jednej z form; na przykład ryczałt często wygrywa nie niską stawką podatkową, ale atrakcyjną składką zdrowotną;
• brak symulacji obciążeń – podejmowanie decyzji „na oko” to szybka droga do finansowej wpadki; warto przeprowadzić konkretne szacunki, zamiast opierać się wyłącznie na intuicji;
• przejście na ryczałt mimo wysokiej sprzedaży detalicznej – w tej formie opodatkowania liczy się wyłącznie przychód, więc marża i koszty nie mają znaczenia; to znaczy, że duża sprzedaż o niskiej marży może przynieść wyjątkowo wysoki podatek, którego nie da się obniżyć kosztami zakupu towarów;
• nieuwzględnienie VAT-u – wbrew pozorom wybór formy opodatkowania nie dotyczy wyłącznie PIT; stawki i zasady rozliczeń VAT w połączeniu z wybraną formą podatkową znacząco wpływają na finalne obciążenia; to szczególnie ważne dla firm działających w branżach z wysokimi stawkami VAT.

Jak uniknąć tych błędów?

• Wykonaj kalkulacje w trzech wariantach dla skali, liniówki i ryczałtu. Dzięki temu zobaczysz różnice i łatwo porównasz obciążenia podatkowe oraz zdrowotne dla swojej działalności.
• Skonsultuj się z księgowym. Zapewnia to nie tylko profesjonalne,  ale też obiektywne podejście do wszystkich czynników wpływających na optymalny wybór formy opodatkowania.
• Analizuj PIT i VAT łącznie. Te dwa podatki są ze sobą powiązane, a zmiana jednego często wpływa na drugi. Dopiero całościowe spojrzenie na obciążenia daje pełny obraz tego, która forma rozliczenia naprawdę się opłaca.
• Zapisuj najważniejsze terminy w kalendarzu. Jeśli chcesz zmienić formę opodatkowania, spóźnienie w zgłoszeniu to najgorszy błąd.

FAQ – najważniejsze pytania przedsiębiorców

Do kiedy można zmienić formę opodatkowania?

Formę opodatkowania można zmienić do 20. dnia miesiąca po uzyskaniu pierwszego przychodu w danym roku podatkowym. Dotyczy to zarówno nowych przedsiębiorców, jak i tych, którzy wznawiają działalność. Po tym terminie urząd nie przyjmie zmiany i obowiązuje forma wybrana wcześniej.

W 2026 roku zmiana formy opodatkowania przypada na 20 lutego, ponieważ większość przedsiębiorców uzyskuje pierwszy przychód w styczniu.

Czy można zmienić formę opodatkowania w ciągu roku?

Co do zasady – nie, ponieważ przepisy pozwalają na zmianę tylko na początku roku. Wyjątki dotyczą sytuacji szczególnych, takich jak rozpoczęcie działalności w trakcie roku lub utrata prawa do ryczałtu. W takich przypadkach przedsiębiorca może, a czasem musi, wybrać inną formę podatkową.

Jak zmienić formę opodatkowania?

Wystarczy złożyć odpowiednią deklarację.  Można to zrobić to przez CEIDG, składając wniosek online, przez e-Urząd Skarbowy lub podczas wizyty w urzędzie.

Gdzie zmienić formę opodatkowania?

Zmianę można zgłosić w CEIDG, bezpośrednio w urzędzie skarbowym lub poprzez e-Urząd Skarbowy. Wiele biur księgowych może również złożyć wniosek w Twoim imieniu, jeśli udzielisz im pełnomocnictwa.

Zmiana formy opodatkowania 2026: podsumowanie

Zmiana formy opodatkowania w 2026 roku może Ci przynieść oszczędności liczone w tysiącach złotych. Koniec  poprzedniego roku podatkowego to dobry czas na przeanalizowanie swoich kosztów, składek i ulg. Dobrym pomysłem jest skonsultowanie wyboru formy opodatkowania z księgowym i przeprowadzenie dokładnych symulacji finansowych. Dzięki temu możesz pomóc swojej działalności lepiej prosperować w 2026 roku.