Składanie sprawozdania finansowego do KRS online – przewodnik krok po kroku
Obowiązek złożenia corocznego sprawozdania finansowego do KRS dotyczy tysięcy firm w Polsce. Jeżeli od niedawna prowadzisz spółkę, ta procedura może wzbudzać różne wątpliwości. Jak nie pogubić się przy składaniu sprawozdań finansowych? Jak przejść przez cały proces bez komplikacji? Sprawdź nasz przewodnik krok po kroku.
Czym jest e-sprawozdanie finansowe do KRS?
E-sprawozdanie finansowe to cyfrowa wersja klasycznego sprawozdania, która musi być przygotowana w ściśle określonym formacie XML (zgodnym ze strukturą logiczną udostępnioną przez Ministerstwo Finansów). Całe sprawozdanie powinno się zawierać w jednym pliku. Plik niezgodny z wymaganiami nie zostanie przyjęty przez system.
Od 2019 roku składanie sprawozdań finansowych odbywa się wyłącznie online. Zmiana ta miała na celu uproszczenie procesu, zwiększenie transparentności oraz umożliwienie szybkiego dostępu do danych finansowych firm. Dzięki temu zbierane przez KRS sprawozdania finansowe są dostępne publicznie w repozytorium, co znacząco wpływa na przejrzystość rynku.
Kto składa sprawozdanie finansowe do KRS?
Obowiązek złożenia sprawozdania finansowego do KRS dotyczy jednostek prowadzących tzw. pełną księgowość (zgodnie z wymaganiami prawnymi lub dobrowolnym wyborem). Należą do nich m.in.:
- spółki z ograniczoną odpowiedzialnością,
- spółki akcyjne,
- spółki komandytowe i komandytowo-akcyjne,
- niektóre spółki jawne, fundacje i stowarzyszenia oraz inne jednostki prowadzące pełną księgowość.
Jeśli prowadzisz działalność w jednej z powyższych form, musisz złożyć sprawozdanie finansowe KRS przez Internet w wyznaczonym terminie każdego roku. Złożenie sprawozdania finansowego do KRS nie jest natomiast wymagane m.in. dla jednoosobowych działalności gospodarczych i innych podmiotów, które nie prowadzą pełnej księgowości.
Może Cię również zainteresować: Spółka z o.o. – wady i zalety tej formy działalności
Jakie dokumenty przygotować przed złożeniem?
Składanie sprawozdań finansowych wymaga też przygotowania dokumentów takich jak:
- bilans,
- rachunek zysków i strat,
- informacja dodatkowa,
- rachunek przepływów pieniężnych (jeśli sprawozdanie podlega badaniu przez biegłego rewidenta),
- zestawienie zmian w kapitale własnym (jeśli sprawozdanie podlega badaniu przez biegłego rewidenta).
Wszystkie muszą stanowić część sprawozdania finansowego firmy. Dodatkowo potrzebne są:
- sprawozdanie z działalności,
- sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej,
- uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty,
- uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego,
- opinia biegłego rewidenta/ sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego.
Dołącza się je do sprawozdania, również w formie elektronicznej (uchwały mogą być dodane w postaci skanów, a pozostałe załączniki w formatach tekstowym, graficznym lub mieszanym).
Jak sporządzić e-sprawozdanie finansowe?
Przede wszystkim do sporządzenie e-sprawozdania potrzebujesz odpowiedniego narzędzia. Możesz skorzystać z bezpłatnego oprogramowania udostępnionego przez Ministerstwo Finansów lub komercyjnego programu księgowego. Wszystkie profesjonalne programy księgowe są przystosowane do sporządzania i wysyłania sprawozdań finansowych – generują one automatycznie plik XML zgodny z obowiązującą strukturą logiczną (XSD).
Jeśli sporządzasz swoje sprawozdanie finansowe ręcznie, pamiętaj że:
- dane muszą być zgodne ze strukturą logiczną,
- plik nie może zawierać błędów walidacyjnych,
- nazewnictwo i układ pól są ściśle określone.
Jakiekolwiek błędy w strukturze sprawiają, że pliki nie są przyjmowane w systemie. Dlatego właśnie korzystanie z odpowiedniego oprogramowania jest tak ważne.
Jak podpisać sprawozdanie finansowe elektronicznie?
Sprawozdanie finansowe należy podpisać za pomocą podpisu kwalifikowanego lub profilu zaufanego co najmniej jednej osoby uprawnionej do reprezentacji podmiotu, której numer PESEL jest ujawniony w rejestrze. System automatycznie wskazuje osoby, które mogą podpisać zgłoszenie.
Jeżeli w systemie nie widnieją żadne osoby uprawnione do złożenia podpisu, konieczne jest złożenie płatnego (140 zł) elektronicznego wniosku na formularzu KRS-Z30 o wpis w rejestrze przedsiębiorców wzmianki o złożeniu dokumentów finansowych. Może to dotyczyć np. spółek, których zarząd składa się wyłącznie z cudzoziemców niemających PESEL.
Składanie sprawozdań finansowych w systemie eKRS
Złożenie sprawozdania finansowego do KRS najczęściej odbywa się przez system eKRS i Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF). Aby złożyć sprawozdanie finansowe:
- zaloguj się do systemu eKRS,
- zaloguj się w zakładce „Bezpłatne zgłoszenie dokumentów finansowych”,
- przejdź do zakładki „Przygotowanie i składanie zgłoszeń”,
- wyszukaj podmiot za pomocą numeru KRS,
- dodaj plik XML sprawozdania oraz wymagane dokumenty dodatkowe (system sam podpowie, jakie dokumenty są wymagane),
- uzupełnij oświadczenie, że oryginały załączonych dokumentów sprawozdania finansowego, z działalności i z płatności na rzecz administracji publicznej, zostały podpisane przez kierownika jednostki i osobę prowadzącą księgi rachunkowe – w razie braku wymaganych podpisów możesz to zaznaczyć i podać powód;
- zweryfikuj poprawność zgłoszenia i złóż podpis elektroniczny;
- na koniec naciśnij przycisk „Wyślij zgłoszenie do repozytorium”, aby przekazać dokumenty do systemu.
Po poprawnym złożeniu otrzymasz urzędowe potwierdzenie odbioru (UPO).
Wczytywanie sprawozdań finansowych – możliwe błędy
Portal eKRS poprowadzi Cię krok po kroku podczas składania sprawozdania finansowego. Wiele firm popełnia jednak błędy, które mogą uniemożliwić jego wczytanie. Najczęstsze problemy to:
- nieprawidłowy format pliku – akceptowane są tylko sprawozdania w formacie XML; jedynie załączniki mogą być dostarczone w innych formatach (np. PDF);
- brak zgodności ze strukturą logiczną – błędy w samym pliku mogą powodować brak jego akceptacji przez system; upewnij się, że jest sporządzony zgodnie z wymaganą strukturą logiczną;
- problemy z przeglądarką – upewnij się, że korzystasz z aktualnego oprogramowania;
- błędny okres sprawozdawczy – przy zgłoszeniu trzeba wybrać okres, za który sporządzono sprawozdanie; jeżeli nie zgadza się z plikiem, system odrzuci zgłoszenie;
- brak wymaganego kompletu dokumentów – zgłoszenie będzie zaakceptowane tylko wtedy, gdy załączysz wszystkie wymagane pliki.
Jeśli system odrzuca plik, sprawdź komunikat błędu – zwykle wskazuje konkretną przyczynę. Czasem wystarczy ponowne zapisanie pliku lub zmiana przeglądarki. Zawsze upewnij się, że Twoje zgłoszenie „przeszło” przez system, ponieważ za brak sprawozdania finansowego złożonego w terminie grożą kary.
Terminy złożenia sprawozdania do KRS
Terminy dotyczące sprawozdań finansowych są ściśle określone. Spółki mają:
- 3 miesiące od dnia bilansowego na sporządzenie sprawozdania (jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin upływa 31 marca);
- 6 miesięcy od dnia bilansowego na zatwierdzenie przez zgromadzenie wspólników (jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, termin upływa 30 czerwca);
- 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego na złożenie go do KRS.
Jeżeli nie złożysz sprawozdania finansowego w terminie, otrzymasz wezwanie do KRS do jego złożenia w ciągu 7 dni od otrzymania powiadomienia pod groźbą kary lub rozwiązania spółki (tryb przymuszający). Dalsze konsekwencje mogą obejmować wykreślenie spółki z KRS, karę grzywny nawet do 720 stawek dziennych oraz karę ograniczenia wolności do 2 lat.
Przeglądanie sprawozdań finansowych w KRS
Repozytorium Dokumentów Finansowych udostępnia sprawozdania finansowe podmiotów gospodarczych oraz umożliwia ich wyszukiwanie. Wystarczy podać numer KRS, aby uzyskać dostęp do jej sprawozdań, bilansów, uchwał i innych dokumentów.
Jeżeli chcesz sprawdzić w KRS sprawozdanie finansowe, wgląd jest całkowicie bezpłatny i nieograniczony. Ułatwia to np. weryfikację wiarygodności kontrahentów.
Złożenie sprawozdania do KRS online: podsumowanie
Konieczność złożenia sprawozdania finansowego do KRS może przerażać, ale w rzeczywistości nie jest to szczególnie trudne. System eKRS prowadzi użytkownika krok po kroku przez proces składania sprawozdania oraz wymaganych załączników. Najważniejsze, aby pamiętać o:
- przygotowaniu kompletu dokumentów,
- sporządzeniu e-sprawozdania w formacie XML, najlepiej za pomocą specjalistycznego oprogramowania,
- poprawnym podpisaniu dokumentów,
- terminowym złożeniu zgłoszenia.
Prowadzisz spółkę? Warto powierzyć rachunkowość profesjonalistom. Wsparcie księgowej jest nieocenione szczególnie tuż po zakończeniu roku obrotowego, gdy sporządza się sprawozdania finansowe, rozlicza podatki itp. Jeżeli szukasz rzetelnego wsparcia, zapraszamy do kontaktu!
