Rozważasz założenie własnej firmy w 2025 roku? Zanim wyruszysz w tę podróż, warto dokładnie zrozumieć, na jakie koszty i wydatki prowadzenia działalności gospodarczej trzeba się przygotować. Przygotowanie finansowe może być kluczem do sukcesu, a świadomość kosztów pomoże Ci lepiej planować budżet przedsiębiorstwa. Dowiedz się, jakie są koszt i wydatki prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej w 2025 r.

Koszty założenia działalności

Dobra wiadomość na początek: rejestracja jednoosobowej działalności gospodarczej w Polsce jest bezpłatna. Wystarczy wypełnić wniosek CEIDG-1 online lub osobiście w urzędzie gminy. Jednak nie wszystkie wydatki da się ominąć. Możesz potrzebować:

• pieczątki firmowej – choć nie jest obowiązkowa, często ułatwia codzienne funkcjonowanie; koszt to około 30-50 zł;
• konta firmowego – oddzielenie finansów firmowych od prywatnych to dobry zwyczaj; opłaty za prowadzenie konta firmowego zależą od banku i wynoszą od 0 do kilkudziesięciu złotych miesięcznie;
• usług księgowych – zatrudnienie rzetelnego biura rachunkowego może być świetną inwestycją; koszt obsługi księgowej zależy od zakresu usług i liczby dokumentów, ale średnio wynosi od 200 do 500 zł miesięcznie,
• koszty biurowe – zakupienie sprzętu komputera i oprogramowania.

Jak zatem widać, na początek nie potrzebujesz wiele. Koszty prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej poniesiesz już jednak od pierwszego miesiąca działalności.

Księgowość dla małej firmy

Składki ZUS – główny koszt i wydatek prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej

Składki ZUS to zmora przedsiębiorców i główny koszt prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej. Ich wysokość zależy od wielu czynników. Na szczęście nowi przedsiębiorcy mogą skorzystać z ulg, by istotnie obniżyć koszty prowadzenia działalności gospodarczej w pierwszych miesiącach.

Ulga na start

Rozpoczynając działalność, przez pierwsze 6 miesięcy możesz skorzystać z Ulgi na start, która pozwala na opłacanie jedynie składki zdrowotnej. Zapewnia to sporą oszczędność w budżecie nowej firmy. Trzeba mieć jedynie na uwadze, że nieopłacanie składek powoduje brak prawa do świadczeń. Dlatego Ulga na start jest dobrowolna.

Preferencyjny ZUS

Niezależnie od tego, czy skorzystasz z Ulgi na start, czy nie, przysługują Ci także obniżone składki ZUS przez pełne 24 miesiące. Składki społeczne są wtedy liczone od 30% minimalnego wynagrodzenia (1399,80 zł w 2025 roku), co sprawia, że wynoszą one kolejno:

• składka emerytalna: 273,24 zł,
• składka rentowa: 111,98 zł,
• składka chorobowa: 34,30 zł,
• składka wypadkowa: 23,38 zł.

Łącznie według preferencyjnej stawki zapłacisz 442,90 zł miesięcznie. Do tego dochodzi składka zdrowotna, której wysokość zależy od wybranej formy opodatkowania, minimum 314,96 zł.

Pełne składki ZUS

Po maksymalnie 30 miesiącach od rozpoczęcia działalności przechodzisz na pełne składki ZUS. W 2025 roku podstawą wymiaru składek jest 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia (5203,80 zł), co przekłada się na następujące stawki:

• składka emerytalna: 1015,78 zł,
• składka rentowa: 416,30 zł,
• składka chorobowa: 127,49 zł,
• składka wypadkowa: 86,90 zł,
• Fundusz Pracy: 127,49 zł.

Łącznie daje to 1773,96 zł miesięcznie. Do tego należy doliczyć składkę zdrowotną.

Mały ZUS Plus

Jeśli Twoja firma osiąga niewielkie przychody (do 120 000 zł rocznie), możesz obniżyć koszty prowadzenia działalności, korzystając z programu Mały ZUS Plus. W tym przypadku płaci się składki od obniżonej podstawy, która zależy od dochodu uzyskanego w poprzednim roku i nie może być niższa niż 30% minimalnego wynagrodzenia (w 2025 r. jest to 1399,80 zł) ani wyższa niż 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego (w 2025 roku to 5203,80 zł). Z ulgi można korzystać przez 36 miesięcy w ciągu kolejnych 60 miesięcy kalendarzowych.

Składka zdrowotna

Oprócz składek na ubezpieczenia społeczne i emerytalne przedsiębiorca musi opłacać składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Wysokość składki zdrowotnej zależy od wybranej formy opodatkowania:

• skala podatkowa: 9% od dochodu, jednak nie mniej niż 314,96 zł miesięcznie;
• podatek liniowy: 4,9% od dochodu, z minimalną składką 314,96 zł miesięcznie;
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych:
  • przychody do 60 000 zł: 461,66 zł miesięcznie.
  • przychody między 60 000 zł a 300 000 zł: 769,43 zł miesięcznie.
  • przychody powyżej 300 000 zł: 1384,97 zł miesięcznie.

To spore zobowiązanie, które zwiększa miesięczne koszty prowadzenia działalności gospodarczej – szczególnie że w przypadku składki zdrowotnej nie obowiązują żadne ulgi.

Nie wiesz jak zarejestrować firmę? My się na tym znamy i chętnie się tą wiedzą podzielimy. Pomoc na start i konsultacje księgowe.

Podatek dochodowy

Do wydatków prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej należy też wliczyć podatek dochodowy. Wybór formy opodatkowania wpływa na jego wysokość:

• skala podatkowa: 12% od dochodów do 120 000 zł oraz 32% od nadwyżki ponad tę kwotę; dochody do 30 000 zł są zwolnione z opodatkowania;
• podatek liniowy: stała stawka 19% niezależnie od wysokości dochodów;
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych: stawki od 2% do 17% w zależności od rodzaju działalności.

Inne koszty i wydatki prowadzenia działalności

Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej może się także wiązać z dodatkowymi wydatkami, takimi jak:

• koszty biura: wynajem powierzchni biurowej zależy od lokalizacji i standardu;
• koszty marketingu: reklama, pozycjonowanie strony internetowej czy kampanie w mediach społecznościowych mogą kosztować od kilkuset do kilku tysięcy złotych miesięcznie;
• wyposażenie i materiały biurowe: zakup sprzętu komputerowego, mebli czy materiałów eksploatacyjnych to jednorazowy wydatek, który może wynieść kilka tysięcy złotych;
• opłaty za media i Internet: rachunki za prąd, wodę, gaz i Internet to średnio 300-500 zł miesięcznie;
• ubezpieczenia: warto rozważyć dodatkowe ubezpieczenia, takie jak OC działalności gospodarczej, co może kosztować od 100 do 500 zł miesięcznie.

Prowadzenie jednoosobowej działalności gospodarczej w 2025 roku wiąże się z różnorodnymi kosztami i wydatkami. Początkowe wydatki mogą być stosunkowo niskie, zwłaszcza jeśli skorzystasz z ulgi na start i unikniesz kosztów wynajmu biura. Jednak w długoterminowym planowaniu finansowym trzeba uwzględnić pełny ZUS i inne koszty, które mogą się pojawić.