Założenie firmy w Polsce to proces wymagający odpowiedniego przygotowania, ale dzięki naszej szczegółowej instrukcji dowiesz się, jak zarejestrować firmę krok po kroku. Wybór odpowiedniej formy działalności, rejestracja, wybór formy opodatkowania oraz prowadzenie księgowości to kluczowe elementy, które omówimy poniżej.

Dowiedz się, jakie formalności należy spełnić, jakie dokumenty przygotować i jakie urzędy odwiedzić, aby proces przebiegł sprawnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami. Sprawdź, jak dobrać formę działalności, która najlepiej odpowiada Twoim potrzebom, i jak wybrać najbardziej korzystną formę opodatkowania.

Nasza instrukcja to przewodnik, który pomoże Ci skutecznie dowiedzieć się jak zarejestrować firmę i wystartować z Twoim biznesem w Polsce!

 1. Dlaczego warto założyć firmę w Polsce?

Polska to kraj z dynamicznie rozwijającą się gospodarką, który oferuje liczne korzyści dla przedsiębiorców:

Atrakcyjny rynek lokalny i unijny: Dostęp do ponad 500 milionów konsumentów w Unii Europejskiej.

Wsparcie finansowe: Liczne dotacje i programy wspierające młodych przedsiębiorców.

Elastyczność prawna: Możliwość wyboru różnych form działalności i opodatkowania

 2. Wybór formy działalności gospodarczej

Pierwszym krokiem jest wybór odpowiedniej formy prawnej. Najpopularniejsze formy działalności:

 1. Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG):

• Szybka i darmowa rejestracja w CEIDG.
• Minimalne formalności.

 2. Spółka cywilna (SC):

• Wymaga umowy między wspólnikami.
• Rejestracja w CEIDG przez wszystkich wspólników.

 3. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.):

• Najczęściej wybierana forma dla średnich i dużych firm.
• Ograniczenie odpowiedzialności wspólników.
• Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości. 

 4. Spółka akcyjna (S.A.):

• Forma dla dużych firm i startupów, które planują pozyskanie inwestorów.

Każda z tych form działalności jest charakteryzowana przez określone wymagania i korzyści, które powinny być dokładnie analizowane przed podjęciem decyzji.

 3. Formy opodatkowania działalności gospodarczej

Wybór formy opodatkowania wpływa na wysokość podatków oraz sposób ich rozliczania. W Polsce dostępne są następujące opcje:

a) Zasady ogólne (skala podatkowa)

Stawki: 12% (do 120 000 zł rocznie) i 32% (powyżej tej kwoty).

Kiedy wybrać? Jeśli osiągasz umiarkowane dochody lub chcesz korzystać z ulg podatkowych.

Księgowość: Prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów.

b) Podatek liniowy

Stawka: 19% niezależnie od wysokości dochodów.

Kiedy wybrać? Gdy przewidujesz wysokie dochody i chcesz uniknąć progresji podatkowej.

Księgowość: Prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów.

c) Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych

Stawki: Od 2% do 17% w zależności od rodzaju działalności (np. usługi IT – 12%, handel detaliczny – 3%).

Kiedy wybrać? Gdy Twoje koszty są niskie, a przychody stabilne.

Księgowość: Ewidencja przychodów.

d) Karta podatkowa

Stawka: Stała kwota ustalana przez urząd skarbowy w zależności od rodzaju działalności i lokalizacji.

Kiedy wybrać? Dla niewielkich, tradycyjnych biznesów (np. fryzjerzy, hydraulicy).

 4. Sposoby Opodatkowania Spółek Kapitałowych w Polsce

Spółki kapitałowe, takie jak spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) i spółka akcyjna (SA), podlegają specyficznym zasadom opodatkowania w Polsce. Wybór odpowiedniej formy opodatkowania oraz zrozumienie obowiązków podatkowych to kluczowe elementy zarządzania finansami w tych podmiotach.

Podatek dochodowy od osób prawnych (CIT)

Spółki kapitałowe w Polsce podlegają obowiązkowi płacenia podatku CIT (Corporate Income Tax), który jest podatkiem od dochodów osób prawnych.

Jakie są możliwe stawki  podatku CIT:

Stawka standardowa: 19%.

Stawka obniżona: 9% dla tzw. małych podatników oraz dla dochodów z działalności operacyjnej w pierwszym roku działalności spółki.

Mały podatnik: To podmiot, którego przychody ze sprzedaży (wraz z VAT) nie przekroczyły równowartości 2 mln euro w poprzednim roku podatkowym.

Kiedy stosuje się stawkę 9%?

Stawka obniżona dotyczy jedynie przychodów z działalności operacyjnej, co oznacza, że dochody pasywne, takie jak dywidendy czy odsetki, podlegają opodatkowaniu stawką 19%.

👉 Ważne:

Podatek od dywidend. Co oznacza podwójne opodatkowanie?

W spółkach kapitałowych występuje zjawisko tzw. podwójnego opodatkowania. Dochód spółki jest opodatkowany podatkiem CIT (9% lub 19%). Dywidendy wypłacane wspólnikom lub akcjonariuszom są dodatkowo opodatkowane podatkiem od dochodów kapitałowych.

Stawka podatku od dywidend wynosi 19% i jest to standardowa stawka podatku od dywidend. Zwolnienie z podatku jest możliwe w przypadku zastosowania dyrektywy UE, jeśli dywidenda jest wypłacana do podmiotów kwalifikowanych w innych krajach Unii Europejskiej.

Czy jest Estoński CIT (ryczałt od dochodów spółek kapitałowych)

Estoński CIT to alternatywna forma opodatkowania, która pozwala na odroczenie płacenia podatku do momentu wypłaty zysku przez spółkę.

Główne cechy estońskiego CIT:

 – Brak opodatkowania dochodu, który pozostaje w spółce i jest reinwestowany.

 – Prosty sposób rozliczeń – brak konieczności prowadzenia ksiąg rachunkowych na potrzeby CIT.

 – Stawki: 10% dla małych podatników i nowych firm, 20% dla większych podmiotów.

Warunki korzystania z estońskiego CIT:

 – Spółka musi prowadzić działalność operacyjną i osiągać większość przychodów z działalności gospodarczej.

 – Udziałowcy muszą być wyłącznie osobami fizycznymi.

 – Spółka nie może posiadać udziałów w innych podmiotach.

Estoński CIT jest szczególnie korzystny dla firm planujących rozwój i reinwestowanie zysków.

Jak odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy?

Spółki kapitałowe zobowiązane są do płacenia zaliczek na podatek CIT w trakcie roku podatkowego:

• Zaliczki miesięczne: Obliczane na podstawie dochodów osiągniętych w danym miesiącu.
• Zaliczki kwartalne: Dostępne dla małych podatników i podatników rozpoczynających działalność.

Wybór roku podatkowego

Standardowy rok podatkowy w Polsce pokrywa się z rokiem kalendarzowym (styczeń-grudzień), ale spółki kapitałowe mogą wybrać inny okres rozliczeniowy, co jest szczególnie korzystne dla firm o sezonowej działalności.

Podatek VAT (Podatek od towarów i usług)

Firmy, które prowadzą działalność operacyjną, zazwyczaj są zarejestrowane jako płatnicy VAT. W Polsce obowiązują następujące stawki VAT:

• 23% – stawka podstawowa.
• 8% i 5% – stawki obniżone (np. na wybrane produkty spożywcze, książki).
• 0% – stawka dla eksportu i niektórych usług międzynarodowych.

Rejestracja VAT jest obowiązkowa, jeśli roczne obroty przekroczą 200 000 zł. Więcej informacji na temat rejestracji do VAT znajdziesz w poradniku Czy warto być podatnikiem VAT

 5. Jak zarejestrować firmę w praktyce – Rejestracja firmy w CEIDG lub KRS

Rejestr działalności w CEiDG

Rejestracja działalności gospodarczej w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) to pierwszy krok do rozpoczęcia własnego biznesu w Polsce. Proces ten jest prosty i dostępny dla każdego, kto planuje prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą lub zostać wspólnikiem spółki cywilnej. W tym artykule przedstawimy, jak krok po kroku zarejestrować firmę w CEIDG, na co zwrócić uwagę oraz jakie korzyści płyną z tego procesu.

Czym jest CEIDG?

CEIDG to ogólnopolska ewidencja przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą oraz wspólników spółek cywilnych. Rejestr ten jest prowadzony przez Ministra Rozwoju i Technologii i ma na celu:

• Ułatwienie dostępu do informacji o przedsiębiorcach.
• Uproszczenie procedur związanych z rejestracją działalności.
• Zwiększenie transparentności rynku.

Kto musi się zarejestrować w CEIDG?

Rejestracji w CEIDG podlegają:

Osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą.

Wspólnicy spółek cywilnych (każdy wspólnik rejestruje się indywidualnie).

Korzyści z rejestracji firmy w CEIDG

• Legalne prowadzenie działalności: możliwość legalnego świadczenia usług i sprzedaży produktów.
• Dostęp do ulg i dotacji: możliwość ubiegania się o wsparcie finansowe dla przedsiębiorców.
• Ułatwienia w kontaktach biznesowych: większa wiarygodność w oczach kontrahentów.

Przydatne linki i zasoby

Oficjalny portal CEIDG: https://prod.ceidg.gov.pl

Klasyfikacja PKD: https://www.biznes.gov.pl/pl/tabela-pkd

Profil zaufany ePUAP: https://www.gov.pl/web/gov/zaloz-profil-zaufany

Jak zarejestrować firmę – spółkę w KRS?

Wybór formy prawnej spółki

Pierwszym krokiem jest decyzja o formie prawnej działalności. W Polsce najpopularniejszymi rodzajami spółek są:

Spółka z o.o. – idealna dla małych i średnich przedsiębiorstw.

Spółka akcyjna – odpowiednia dla dużych firm planujących emisję akcji.

Spółka jawna – dla działalności prowadzonej przez kilku wspólników.

Przygotowanie dokumentów

Do rejestracji spółki w KRS wymagane są następujące dokumenty:

• Umowa spółki (lub statut w przypadku spółki akcyjnej),
• Wniosek o wpis do KRS (formularz KRS-W3 lub inny odpowiedni),
• Lista wspólników lub akcjonariuszy,
• Dowód uiszczenia opłaty rejestracyjnej.

Warto skorzystać z gotowych wzorów dokumentów, które znajdziesz na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości.

Jak zarejestrować firmę – Złożenie wniosku w KRS

Rejestrację można przeprowadzić online za pośrednictwem Portalu Rejestrów Sądowych (PRS) lub tradycyjnie w sądzie rejestrowym właściwym dla siedziby spółki. Procedura online jest szybsza i pozwala uniknąć dodatkowych kosztów związanych z drukowaniem dokumentów.

Sprawdź szczegółową instrukcję na oficjalnej stronie Portalu Rejestrów Sądowych

Ile kosztuje rejestracja spółki w KRS?

Opłata za wpis do KRS wynosi 600 zł (500 zł za wpis oraz 100 zł za ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym). W przypadku rejestracji online opłaty mogą być nieco niższe.

Czas rejestracji spółki

Czas oczekiwania na wpis do KRS zależy od poprawności złożonych dokumentów oraz obciążenia sądu. Zwykle proces trwa od 1 do 2 tygodni. Warto upewnić się, że wszystkie dokumenty są kompletne, aby uniknąć opóźnień.

Podsumowanie

Rejestracja spółki w KRS to proces wymagający przygotowania odpowiednich dokumentów i spełnienia określonych formalności. Aby ułatwić sobie zadanie, warto korzystać z dostępnych narzędzi online i konsultować się z profesjonalistami.

Jeśli interesuje Cię szczegółowa pomoc, pobierz nasz poradnik o zakładaniu spółki z  o.o. w Polsce.

6. Jak prowadzić księgowość w firmie

Księgowość to obowiązek każdego przedsiębiorcy. W zależności od wybranej formy działalności i opodatkowania możesz korzystać z:

Księgowości uproszczonej dla JDG, spółek cywilnych, jawnych i partnerskich o przychodach poniżej 2 mln euro rocznie.

Zakres ewidencji: Księga Przychodów i Rozchodów, ewidencja VAT.

Księgowości pełnej:

Pełna księgowość obejmuje prowadzenie skomplikowanych ksiąg rachunkowych – ewidencję wszystkich zdarzeń i operacji finansowych.

W ramach prowadzonej pełnej księgowości przedsiębiorca jest do sporządzania następującej dokumentacji:

Bilans roczny – zestawienie aktywów i pasywów spółki.

Rachunek zysków i strat – szczegółowy raport dochodów i kosztów.

Sprawozdania finansowe – wymagane dla urzędów skarbowych i KRS.

Prowadzenie pełnej księgowości jest skomplikowane, dlatego wiele spółek decyduje się na współpracę z biurem rachunkowym, takim jak 2+1 eksperci księgowości.

Na czym polega outsourcing księgowości?

Outsourcing księgowości polega na zleceniu zewnętrznej firmie lub biuru rachunkowemu obsługi finansowo-księgowej przedsiębiorstwa. Obejmuje to prowadzenie ksiąg rachunkowych, rozliczenia podatkowe, przygotowywanie sprawozdań finansowych oraz doradztwo podatkowe. Dzięki temu przedsiębiorca nie musi zatrudniać wewnętrznego działu księgowości, co pozwala na optymalizację kosztów i zwiększenie efektywności działania firmy.

Zalety outsourcingu księgowości

⭢ Oszczędność czasu i kosztów

Redukcja wydatków: Nie ma potrzeby inwestowania w szkolenia, oprogramowanie czy infrastrukturę dla działu księgowości.

Skupienie na core business: Przedsiębiorca może skoncentrować się na głównych obszarach działalności, zwiększając konkurencyjność na rynku.

⭢ Profesjonalizm i doświadczenie

Dostęp do ekspertów: Zewnętrzne firmy księgowe zatrudniają specjalistów z wieloletnim doświadczeniem.

Aktualna wiedza: Księgowi są na bieżąco z zmieniającymi się przepisami prawa podatkowego i finansowego.

⭢ Elastyczność i skalowalność

Dostosowanie usług: Możliwość wyboru zakresu usług odpowiedniego do potrzeb firmy.

Skalowanie: Łatwe zwiększenie lub zmniejszenie zakresu usług w zależności od rozwoju przedsiębiorstwa.

⭢ Minimalizacja ryzyka

Odpowiedzialność: Zewnętrzna firma ponosi odpowiedzialność za ewentualne błędy w rozliczeniach.

Bezpieczeństwo danych: Profesjonalne biura rachunkowe stosują zaawansowane systemy zabezpieczeń informacji.

Więcej na temat korzystania z usług biur rachunkowych dowiesz się w artykule Jak wybrać dobre usługi księgowe?

 7.  Dodatkowe formalności: konto bankowe i pieczątka

Konto firmowe: Nieobowiązkowe, ale zalecane dla przejrzystości finansowej.

Pieczątka firmowa: Nie jest wymagana, ale ułatwia pracę z klientami i urzędami.

Podsumowanie

Rejestracja firmy w Polsce to proces składający się z kilku etapów: od wyboru formy działalności, przez rejestrację, aż po wybór formy opodatkowania i księgowości. Odpowiednie przygotowanie oraz wsparcie ekspertów pozwalają uniknąć błędów i rozpocząć działalność szybko i efektywnie.

Zarejestruj swoją firmę już dziś! Skorzystaj z profesjonalnego wsparcia 2+1 eksperci ksiegowości i osiągnij sukces w biznesie.

Jeżeli potrzebujesz bardziej szczegółowych informacji, pobierz bezpłatnego e-booka

⭢ Przewodnik zakładania sp.z o.o.

⭢ Przewodnik zakładania jednoosobowej działalności gospodarczej