Przedsiębiorcy, którzy planują dokonywać transakcji z podmiotami z państw Unii Europejskiej mają obowiązek zarejestrować się dla potrzeb transakcji wewnątrzwspólnotowych. Rejestracji dla celów transakcji wewnątrzwspólnotowych mają obowiązek dokonać:

a) czynni podatnicy VAT planujący dokonywanie dostaw lub nabyć wewnątrzwspólnotowych, importu usług lub świadczenia usług, dla których podatnikiem będzie unijny usługobiorca,

b) osoby prawne niebędące podatnikami oraz pozostali podatnicy:

• dokonujący wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów, jeśli wartość tych transakcji w roku podatkowym przekracza 50.000 zł,
• dokonujący importu usług od podatników z krajów UE,
• świadczący usługi na rzecz podatników z krajów UE, z tytułu których podatek rozlicza nabywca unijny zgodnie z art. 28b ustawy o VAT.

Zawiadomienia o dokonywaniu transakcji wewnątrzwspólnotowych dokonuje się na formularzu VAT-R, wypełniając przeznaczone do tego pozycje w części C.3.  Złożenie tego zawiadomienia skutkuje zarejestrowaniem podmiotu przez naczelnika urzędu skarbowego jako podatnika VAT UE.

Podatnik posiadający status podatnika VAT UE musi pamiętać, że w kontaktach z kontrahentami z innych krajów UE jest obowiązany do posługiwania się numerem identyfikacji podatkowej poprzedzonym kodem PL.