Składanie dokumentów do KRS

Sprawozdań finansowych do KRS dotyczy mają obowiązek złożyć podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS, ale także samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej. Obowiązek ten dotyczy:

• spółek jawnych,
• spółek partnerskich,
• spółek komandytowych,
• spółek komandytowo-akcyjnych,
• spółek z o.o.,
• spółek akcyjnych,
• prostych spółek akcyjnych,
• spółdzielni,
• przedsiębiorstw państwowych,
• instytutów badawczych,
• instytucji gospodarki budżetowej,
• towarzystw reasekuracji wzajemnej,
• głównych oddziałów zagranicznych zakładów reasekuracji,
• towarzystw ubezpieczeń wzajemnych,
• głównych oddziałów zagranicznych zakładów ubezpieczeń,
• oddziałów przedsiębiorców zagranicznych działających na terytorium Polski,
• innych osób prawnych, jeżeli wykonują działalność gospodarczą i podlegają obowiązkowi wpisu do tzw. “Rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej”,
• SP ZOZ.

Sprawozdań do KRS nie mają obowiązku składać:

• stowarzyszenia,
• związki zawodowe,
• organizacje pracodawców,
• izb gospodarczych,
• fundacje,
• przedstawicielstwa przedsiębiorców zagranicznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 6 marca 2018 r. o zasadach uczestnictwa przedsiębiorców zagranicznych i innych osób zagranicznych w obrocie gospodarczym na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
• społeczno-zawodowe organizacje rolników,
• organizacje samorządu zawodowego,
• organizacje samorządu gospodarczego rzemiosła i Polskiego Biura Ubezpieczycieli Komunikacyjnych

– jeżeli nie prowadzą działalności gospodarczej.

Jeśli podmiot taki nie prowadzi działalności gospodarczej, nie stosuje się do niego przepisów m.in. rozdziału 7 ustawy o rachunkowości dotyczącego m.in. obowiązku składania sprawozdań do właściwego rejestru sądowego (por. art. 80 ust. 3 ww. ustawy).

Kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym (KRS) –  stosownie do art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości:

• roczne sprawozdanie finansowe,
• sprawozdanie z badania, jeżeli podlegało ono badaniu,
• odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty oraz
• sprawozdanie z działalności w przypadku jednostek wymienionych w art. 49 ust. 1 tej ustawy (chodzi tu m.in. o spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne, spółdzielnie, przedsiębiorstwa państwowe, a także te spółki jawne i komandytowe, których wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne lub spółki z innych państw o podobnej do tych spółek formie prawnej).

Złożenie sprawozdania do KRS powinno nastąpić w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego. Jeśli sprawozdanie finansowe nie zostanie zatwierdzone w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, to należy je złożyć w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni po tym terminie, a także 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z ww. dokumentami (por. art. 69 ust. 2 ww. ustawy).

Od 1 czerwca 2022 r. wszedł w życie art. 69 ust. 3a ustawy o rachunkowości, zgodnie z którym kierownik jednostki wraz ze sprawozdaniem finansowym, sprawozdaniem z działalności, skonsolidowanym sprawozdaniem finansowym, sprawozdaniem z działalności grupy kapitałowej, sprawozdaniem z płatności na rzecz administracji publicznej oraz skonsolidowanym sprawozdaniem z płatności na rzecz administracji publicznej składa we właściwym rejestrze sądowym również:

• odmowę złożenia podpisu pod sprawozdaniem finansowym oraz
• oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymogi określone w ustawie lub
• odmowę złożenia tego oświadczenia, jeżeli zostały sporządzone.

Dokumenty, składa się do repozytorium dokumentów finansowych (RDF). Takie repozytorium w systemie teleinformatycznym prowadzi się bowiem dla każdego podmiotu obowiązanego do składania tych dokumentów do KRS.

Złożenie ww. dokumentów następuje przez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości, tzw. systemu RDF, na stronie internetowej ekrs.ms.gov.pl w zakładce “Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”.

Po zamieszczeniu w repozytorium dokumentów finansowych sprawozdania finansowego lub sprawozdania z badania są one przesyłane za pośrednictwem systemu teleinformatycznego do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych (por. art. 19e i art. 20 ust. 1g ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym Dz. U. z  2021, poz. 112, dalej: ustawy o KRS).

W przypadku SP ZOZ nie ma możliwości przekazania sprawozdania finansowego w sekcji “Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych”, gdyż SP ZOZ nie jest podmiotem wpisanym do rejestru przedsiębiorców KRS. W związku z tym sprawozdania finansowe SP ZOZ składa się w systemie S24 na stronie internetowej ekrs.ms.gov.pl w zakładce S24 “Rejestracja spółki Inne wnioski”.

• roczne sprawozdanie finansowe – tak jak jest sporządzane, tj. w postaci elektronicznej ustrukturyzowanej,
• sprawozdanie z działalności, sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej, sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego – w postaci elektronicznej (nieustrukturyzowanej),
• uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego, uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty – w formie np. skanu dokumentu,
• odmowa podpisania sprawozdania finansowego, oświadczenie o spełnianiu przez sprawozdanie finansowe wymagań przewidzianych w ustawie oraz odmowy złożenia takich oświadczeń, jeśli zostały sporządzone – w postaci elektronicznej lub skan dokumentu.

Zgłoszenia dokonuje co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator (por. art. 19e ust. 2 ustawy o KRS). Poza tym zgłoszenie może zrealizować także radca prawny, adwokat lub prawnik zagraniczny (por. art. 19e ust. 3a-3b ustawy o KRS). Zgłoszenie opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Jeśli więc np. główna księgowa jest wpisana jako uprawniona do reprezentowania podmiotu, czyli jest członkiem zarządu lub prokurentem, a jej numer PESEL jest ujawniony w KRS, to może dokonać zgłoszenia dokumentów finansowych do KRS.