Zaloguj się do
Nie każdy przedsiębiorca musi od razu ewidencjonować sprzedaż na kasie fiskalnej. Przede wszystkim, obowiązek ten zależy m.in. od rodzaju klientów (osoby fizyczne lub firmy) oraz wysokości rocznego obrotu. W artykule wyjaśniamy, kiedy trzeba zainstalować kasę, kto może skorzystać ze zwolnienia i jakie formalności się z tym wiążą.
Kasa fiskalna to urządzenie, w którym możesz zapisać wszystkie towary lub usługi z asortymentu twojej firmy oraz ewidencjonować ich sprzedaż.
Są cztery rodzaje kas:
Kluczową różnicą między nimi jest sposób zapisu danych. Pamiętaj, że kasy starszego typu – czyli kasy z zapisem elektronicznym lub papierowym – są stopniowo wycofywane z rynku.
Warto wiedzieć, że przy zakupie kasy powinieneś dostać: instrukcję obsługi kasy, książkę kasy, kartę kasy, deklarację o spełnieniu przez kasę wymaganych funkcji, kryteriów i warunków technicznych. Kasę fiskalną możesz również wynająć, wydzierżawić lub wziąć w leasing.
Kasy takie drukują kopie generowanych dokumentów na drugiej rolce. Nie mają możliwości połączenia się z Centralnym Repozytorium Kas. Tych kas nie możesz już kupić – były dostępne na rynku do 31 sierpnia 2019 roku. Jeśli obecnie używasz kasy z zapisem papierowym, możesz z niej korzystać tylko do momentu wyeksploatowania, na przykład do czasu zapełnienia pamięci fiskalnej kasy. Nie będziesz już mógł wymienić pamięci fiskalnej w kasie tego rodzaju.
| Ważne: Przedsiębiorcy, którzy mają obowiązek ewidencjonować sprzedaż przy pomocy kasy fiskalnej, muszą umożliwić konsumentom zapłatę bez użycia gotówki – przy użyciu instrumentu płatniczego – w każdym miejscu, w którym wykonują swoją działalność. |
Obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej/ kasy fiskalnej dotyczy podatników sprzedających towary lub usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.
Moment rozpoczęcia ewidencjonowania nie zawsze jest powiązany z rozpoczęciem działalności czy z pierwszą sprzedażą. Część podatników może skorzystać ze zwolnień wynikających z przepisów o zwolnieniach z kas rejestrujących.
Zwolnienie to może wynikać z wielkości obrotów jak i z rodzaju działalności.
może skorzystać ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej do dnia przekroczenia ustawowo określonego limitu obrotów w wysokości 20 000 zł.
| Ważne: Po przekroczeniu limitu uprawniającego do zwolnienia, przedsiębiorca ma dwa miesiące (licząc od końca miesiąca w którym utracił to prawo) na zakupienie kasy fiskalnej. |
Podatnicy podatku od towarów i usług ustalając limit obrotu na kasę fiskalną powinni przyjąć obrót netto, czyli bez podatku VAT.
Jeśli ktoś nie płaci podatku VAT musi wziąć pod uwagę całą wartość sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej i rolników ryczałtowych.
Obrotem, jest wszystko, co stanowi zapłat z tytułu sprzedaży od nabywcy, usługobiorcy lub osoby trzeciej. Włącznie z otrzymanymi dotacjami, subwencjami i innymi dopłatami o podobnym charakterze mającymi bezpośredni wpływ na cenę towarów dostarczanych lub usług świadczonych przez podatnika.
Do kwoty obrotu uprawniającą do zwolnienia z obowiązku stosowania kasy rejestrującej należy zsumować cały obrót na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych.
| Ważne: Jeżeli przedsiębiorca równolegle prowadzi sprzedaż na rzecz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, wówczas obrotu z tego tytułu nie wlicza przy ustalaniu kwoty uprawniającej do zwolnienia. |
Jeżeli działalność ta prowadzona jest w ramach jednej firmy, nie można pomijać różnych rodzajów działalności (np. brać pod uwagę tylko usług świadczonych na rzecz osób prywatnych, pomijając sprzedawane im towary)
Obrotu nie liczy się proporcjonalnie do ilości miesięcy w roku. Podatnicy, którzy w poprzednim roku podatkowym nie przekroczyli limitu 20 000 zł z tytułu sprzedaży na rzecz osób prywatnych oraz rolników ryczałtowych, nie muszą przeliczać limitu proporcjonalnie. Nie ma znaczenia, czy sprzedaż na rzecz osób prywatnych będzie dokonywana przez cały rok, czy np. od połowy roku. Limit obrotów na kasę fiskalną stanowi pełna kwota 20 000 zł.
Podatnik, który rozpoczyna sprzedaż dla osób prywatnych w danym roku podatkowym, limit zwolnienia dla stosowania kasy fiskalnej powinien ustalić na podstawie przewidywanego obrotu ze sprzedaży dla ww. osób, w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w danym roku podatkowym.
Przykład
Podatnik rozpoczął sprzedaż na rzecz osób nieprowadzących działalności gospodarczej 1 marca 2025 roku. Limit zwolnienia z ewidencjonowania ustali w tej sytuacji w następujący sposób:
20 000 x 306 (ilość dni dokonywania sprzedaży w roku 2025) : 365 (liczba dni w roku) = 15 767,12 zł.
Jeżeli podatnik nie przekroczy w 2025 roku limitu 15767,12 zł będzie mógł skorzystać ze zwolnienia z kasy rejestrującej w 2025 roku. Natomiast, w roku 2026 będzie go obowiązywał limit 20 000 zł.
Przedsiębiorca kontynuujący prowadzenie sprzedaży na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych, jak i rozpoczynający taką działalność, zwolnienie po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym obrót na rzecz ww. osób przekroczy w danym roku podatkowym 20 000 zł.
Przykład
Podatnik przekroczył w maju 2025 roku limit uprawniający do zwolnienia z kasy fiskalnej. Wielkość obrotów ze sprzedaży na rzecz osób prywatnych wyniosła wówczas 16 000 zł. Czy utracił prawo do zwolnienia z kasy fiskalnej?
Tak, utracił. Przekroczenie limitu zobowiązuje podatnika do zakupu kasy fiskalnej. Najpóźniej do 1 sierpnia 2025 roku podatnik musi zakupić kasę fiskalną i rozpocząć na niej ewidencjonowanie. Na kasie ma obowiązek ewidencjonować sprzedaż na rzecz osób prywatnych (bez działalności gospodarczej) i rolników ryczałtowych.
Przedsiębiorcy, którzy dokonują zakupu kasy fiskalnej online mogą skorzystać z ulgi na jej zakup.
Aby móc skorzystać z ulgi na zakup kasy fiskalnej, przedsiębiorca musi spełnić określone warunki:
1. Ulga przysługuje przedsiębiorcom, którzy:
2. Niezbędne jest posiadanie faktury dokumentującej zakup kasy oraz dowodu zapłaty całej należności.
3. Przedsiębiorca musi rozpocząć ewidencjonowanie sprzedaży nie później niż w terminie określonym przepisami.
Ulga wynosi do 90% wartości zakupu kasy (bez podatku), jednak nie może przekroczyć kwoty 700 zł na jedną kasę.
W odpowiedzi na zgłaszane postulaty przedsiębiorców z terenów objętych powodzią, Ministerstwo Finansów wprowadziło możliwość uzyskania zwrotu kosztów zakupu kas fiskalnych do wysokości 2 tys. zł.
Rozwiązanie to dotyczy przedsiębiorców, którzy utracili swoje kasy fiskalne wskutek powodzi. Przedsiębiorcy poszkodowani powodzią muszą mieć miejsce zamieszkania lub siedzibę albo zarząd oraz prowadzących działalność na terenach gmin objętych stanem klęski żywiołowej. Dodatkowo producenci i importerzy kas fiskalnych zrzeszeni w Krajowej Izbie Gospodarczej Elektroniki i Telekomunikacji (KIGEiT) zadeklarowali pomoc przedsiębiorcom w przeprowadzeniu badań kas, które uległy uszkodzeniu w powodzi, oraz specjalną ofertę dla przedsiębiorców, którzy utracili kasy w wyniku powodzi.
Przedsiębiorcy sprzedający osobom fizycznym (bez działalności) i rolnikom ryczałtowym mogą korzystać ze zwolnienia z kasy fiskalnej, jeśli ich roczny obrót nie przekracza 20 000 zł.
Do obrotu wlicza się całość sprzedaży dla osób fizycznych (bez VAT, jeśli dotyczy), ale nie wlicza się sprzedaży dla firm.
Ulga na zakup kasy online przysługuje przy spełnieniu warunków (m.in. terminowa instalacja, brak wcześniejszej kasy). Można ją odliczyć w JPK_V7 (VAT-owcy) lub uzyskać zwrot (zwolnieni z VAT).
Skontaktuj się z nami, aby zapewnić sobie wsparcie księgowe na co dzień.
Zadzwoń: +48 784 955 666 lub napisz: kontakt@dwaplusjeden.com
