KSeF w praktyce – od kiedy obowiązuje, kogo dotyczy i jak się przygotować

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to narzędzie, które już wkrótce będzie obowiązkowe dla przedsiębiorców. Jeśli nadal nie wiesz, co to jest KSeF, kiedy wchodzi w życie obowiązek jego stosowania lub kogo dotyczy, najwyższy czas się tym zainteresować. Dowiedz się, jak wdrożyć KSeF w firmie i jak uniknąć błędów.

Wprowadzenie – co to jest KSeF i do czego ma służyć?

Zacznijmy od podstaw: co to jest KSeF i do czego ma służyć? KSeF (Krajowy System e-Faktur) to centralna platforma Ministerstwa Finansów do wystawiania, przesyłania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Ma ona całkowicie zmienić system fakturowania. Gdy stanie się obowiązkowa, niemożliwe będzie wysyłanie faktur mailem – wszystko będzie się odbywać przez platformę KSeF. Dokumenty będą wystawiane w formacie XML, który jest czytelny dla systemów księgowych i administracji. Dla przedsiębiorców oznacza to:

• możliwość automatycznego odczytywania, przetwarzania i weryfikacji faktur,
• oszczędność czasu (brak konieczności ręcznego wprowadzania danych, drukowania dokumentów i ich przechowywania),
• mniej biurokracji i formalności (brak konieczności przekazywania plików JPK_FA na żądanie urzędu),
• bezpieczeństwo i brak konieczności archiwizacji (faktury są przechowywane w systemie przez 10 lat),
• szybsze zwroty podatku VAT,
• prostszy obieg dokumentów.

KSeF ma ograniczyć ponadto możliwość popełniania oszustw i wyłudzeń, zapewniając lepsze uszczelnienie systemu podatkowego.

Jak działa KSeF?

Jak wygląda procedura fakturowania za pośrednictwem KSeF krok po kroku? System przyjmuje fakturę od wystawcy, nadaje jej indywidualny numer, weryfikuje poprawność i udostępnia ją odbiorcy – bez wysyłania maili czy pytania o potwierdzenie. Odbiorca może w dowolnym momencie pobrać dokument. System został zaprojektowany tak, aby maksymalnie uprościć procesy księgowe.

KSeF od kiedy obowiązkowy? Najważniejsze terminy

Obok sposobu działania KSeF terminy jego wprowadzenia są dla przedsiębiorców najważniejszym tematem. To, od kiedy KSeF obejmie Twoją firmę, zależy od jej wielkości.

Od kiedy obowiązkowe e-faktury? Terminarz wprowadzania obligatoryjnego korzystania z KSeF przedstawia się następująco:

• 1 lutego 2026 – dla dużych firm, których sprzedaż brutto za 2024 r. przekroczyła 200 mln zł (z VAT),
• 1 kwietnia 2026 – dla pozostałych przedsiębiorców;
• 1 stycznia 2027 – dla najmniejszych firm, w których miesięczna wartość sprzedaży fakturowanej nie przekracza 10 tys. zł.

Nie trzeba jednak czekać z użytkowaniem systemu do momentu, w którym będzie obowiązkowy. Jeśli chcesz, możesz już teraz dobrowolnie korzystać z KSeF. Od kiedy ogłoszono oficjalny harmonogram jego wdrożenia, przedsiębiorcy przygotowują się poprzez logowanie w systemie i zapoznawanie się z jego funkcjami.

KSeF dla kogo obowiązkowy? Kto musi korzystać, a kto nie musi?

Czy istnieją jakieś wyjątki dotyczące KSeF? Dla kogo obowiązkowy będzie system? W praktyce obejmuje on zdecydowaną większość firm. Obligatoryjnie będą z niego musieli korzystać:

• wszyscy czynni i zwolnieni podatnicy VAT z polskim NIP (w tym JDG, spółki),
• przedsiębiorstwa krajowe i zagraniczne z siedzibą lub stałym miejscem wykonywania działalności w Polsce.

Te podmioty już wkrótce będą musiały wystawiać wszystkie faktury przez KSeF. Kto nie musi stosować się do nowych standardów? Obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem systemu nie dotyczy:

• przedsiębiorców wystawiających faktury konsumenckie dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C),
• podatników zagranicznych, którzy nie mają w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności, o ile ich polski oddział nie uczestniczy w transakcji,
• rolników ryczałtowych (faktury VAT RR będzie można dobrowolnie wystawiać przez KSeF, ale dopiero od kwietnia 2026 roku),
• usług finansowych i ubezpieczeniowych zwolnionych z VAT, między innymi w bankach i towarzystwach ubezpieczeniowych,
• procedur szczególnych, takich jak OSS nieunijna, importowa IOSS, WZO czy SME.

KSeF krok po kroku – jak zacząć i jak wystawić fakturę w KSeF?

To jedno z najczęściej zadawanych pytań o KSeF: jak zacząć? Wystarczą trzy proste kroki.

1. Uzyskaj dostęp i uprawnienia – w KSeF logujesz się profilem zaufanym, kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub wygenerowanym tokenem. Wszystkie podmioty niebędące JDG muszą złożyć zawiadomienia ZAW-FA, w którym wskażą tzw. KSeF Mastera (osobę uprawnioną). Przedsiębiorca z JDG automatycznie otrzymuje takie uprawnienia.
2. Połącz program do fakturowania z KSeF – większość systemów księgowych i ERP już ma integrację. Wystarczy wybierać opcję „połącz z KSeF”. Można też korzystać z darmowej Aplikacji Podatnika KSeF od Ministerstwa Finansów.
3. Wystaw pierwszą e-fakturę – tworzysz ją tak jak zawsze, a program zamienia ją na format XML i wysyła do systemu.

Dalej:

• system weryfikuje poprawność faktury,
• po weryfikacji automatycznie nadaje jej numer (KSeF ID),
• potwierdza przyjęcie, wydając UPO (urzędowe potwierdzenie odbioru).

Tym samym nie musisz już pilnować błędów w numeracji czy zastanawiać się, czy kontrahent dostał dokument.

Choć jest to bardzo proste, warto przetestować, jak działa KSeF, jak wystawić fakturę i jak wygląda potwierdzenie wysyłki, zanim korzystanie z niego stanie się obowiązkowe. Dzięki temu unikniesz problemów przy oficjalnym starcie systemu.

Może Cię również zainteresować: Ulga na złe długi w VAT, PIT i CIT – odzyskaj podatek za niezapłacone faktury

Jak wdrożyć KSeF w firmie? Praktyczne wskazówki dla przedsiębiorców

Warto zawczasu przygotować się na zmiany w przepisach. Sprawdź, jak wdrożyć KSeF w firmie, aby uniknąć potknięć.

Upewnij się, że masz:

• program do fakturowania z aktualną integracją (lub darmowy program od MF),
• dostęp do KSeF i nadane uprawienia odpowiednim osobom.

Nie zapomnij także o:

• połączeniu swojego programu księgowego z KSeF,
• przeszkoleniu pracowników,
• określeniu procedur i zasad dostępu do KSeF,
• określeniu procedur awaryjnych (w przypadku awarii KSeF, braku internetu lub innych zdarzeń),
• wystawieniu kilku faktur testowych.

KSeF w codziennej pracy zmieni niewiele – samo wystawianie faktur będzie wyglądać tak samo. Ich wysyłka i odbiór będą się jednak odbywać za pośrednictwem systemu. Tym samym cały proces będzie prostszy i szybszy, a kontrola nad dokumentami sprzedażowymi większa.

KSeF w praktyce – najczęstsze pytania i odpowiedzi

Nadal masz wątpliwości związane z KSeF? Pytania i odpowiedzi, które znajdziesz poniżej, pomogą Ci dowiedzieć się jeszcze więcej o tym procesie.

Czy wystawioną fakturę można poprawić lub anulować?

Wystawionej w KSeF faktury nie można anulować ani edytować. Można jedynie wystawić korektę, co również odbywa się za pośrednictwem systemu.

Jak skorygować fakturę w KSeF?

Korektę można stworzyć w programie księgowym. System oznaczy fakturę jako „korekta” i prześle do KSeF. Do każdej faktury można wystawiać nieograniczoną liczbę korekt.

Co gdy kontrahent nie używa KSeF?

To nie problem. Kontrahent może odebrać fakturę przez tzw. dostęp anonimowy – podając dane identyfikujące dokument.

Czy można wystawić fakturę offline?

Tak, ale tylko awaryjnie. Po powrocie systemu dokument musi trafić do KSeF.

Co z duplikatem faktury?

W KSeF nie ma duplikatów – faktura nigdy nie „ginie”. Po wdrożeniu KSeF pojęcie duplikatu faktury zniknie z obiegu.

Jak wygląda odbiór faktur w KSeF przez kontrahenta?

Kontrahent może pobierać je z systemu za pośrednictwem darmowego narzędzia Ministerstwa Finansów lub zintegrowanego programu księgowego, którego używa. Istnieje także możliwość anonimowego podglądu pojedynczej faktury na podstawie jej danych.

Czy trzeba korzystać z jednego programu do fakturowania?

Nie – możesz używać różnych narzędzi, o ile są zgodne z KSeF.

KSeF – co zmienia się dla przedsiębiorcy na co dzień?

KSeF wprowadzi kilka korzystnych zmian dla przedsiębiorców. To przede wszystkim:

• koniec z wysyłaniem PDF-ów,
• automatyczne potwierdzenia odbiorów,
• automatyczne archiwizowanie dokumentów,
• mniej pomyłek i mniej stresu,
• szybszy obieg informacji z księgowością,
• lepsza kontrola nad dokumentami sprzedażowymi.

KSeF zbiera wszystko w jednym miejscu, dzięki czemu ułatwia uporządkowanie płatności i sprzedaży.

Podsumowanie – dlaczego warto przygotować się wcześniej?

Jeżeli wcześniej przygotujesz swoją firmę, wejdziesz w nowe obowiązki bez stresu i wątpliwości. Okres przejściowy to idealny moment na sprawdzenie, czy masz wszystko, co potrzebne, uzyskanie dostępu do KSeF i przećwiczenie wystawiania faktur. Dzięki temu unikniesz błędów w krytycznym momencie i wyłapiesz ewentualne problemy zawczasu. Im szybciej oswoisz się z nową rzeczywistością, tym wygodniej będzie Ci działać.

KSeF – gotowy do startu? (checklista dla przedsiębiorców)

• Mam dostęp do KSeF.
• Mój program do faktur jest zintegrowany.
• Nadałem uprawnienia zespołowi.
• Przetestowałem wysyłanie faktur.
• Wiem, co robić w razie błędu lub przerwy technicznej.