Faktura ustrukturyzowana (inaczej e-Faktura, zapisywana z dużą literą “F”) w ogólnym ujęciu to faktura elektroniczna, która posiada ustrukturyzowany format XML (zamiast standardowego formatu PDF). Oznacza on zapisywanie informacji według przyjętego standardu/kryterium określającego kategorie danych, które powinny znaleźć się na fakturze (np. dane sprzedawcy i nabywcy, przedmiot sprzedaży, kwota).

W rozumieniu prawnym faktura ustrukturyzowana jest fakturą wystawianą za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur, która posiada przydzielony przez system, indywidualny numer identyfikacyjny. Choć możliwość wysyłania i przyjmowania faktur drogą elektroniczną istnieje w Polsce od 2005 roku, dopiero od przyszłego roku proces ten zostanie ujednolicony zarówno pod kątem metodyki, jak i przepisów prawnych.

Faktury ustrukturyzowane mają być stosowane obligatoryjne od 1 lipca 2024 roku wraz z Krajowym Systemem e-Faktur (w skrócie KSeF).

Docelowo dokumenty papierowe mają być stopniowo wypierane przez cyfrowy standard do czasu aż Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy. Wówczas faktury papierowe znikną z obiegu na stałe.

Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF) to ogólnopolski system teleinformatyczny, który ma służyć do wystawiania, przechowywania i wysyłania faktur ustrukturyzowanych (inaczej e-Faktura). Docelowo każdy przedsiębiorca będzie mógł w ramach KSeF wystawić fakturę sprzedaży w ustrukturyzowanej formie.

Za pośrednictwem systemu możliwe jest nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień, a także analiza i kontrola informacji zawartych w e-Fakturach. Po wprowadzeniu danych do systemu każda faktura otrzymuje unikalny numer identyfikujący, po czym zostaje zweryfikowana pod kątem zgodności danych ze wzorem faktury ustrukturyzowanej. Faktura ustrukturyzowana będzie uznana za wystawioną i doręczoną w momencie przydzielenia jej numeru identyfikującego.

KSeF – od kiedy obowiązkowy

Platforma KSefma stać się obowiązującym standardem na terenie całego kraju. Ma to nastąpić od 1 lipca 2024 roku. Warto dodać, że Polska będzie czwartym (po Włoszech, Hiszpanii i Portugalii) krajem w UE, który wdroży to rozwiązanie.

Do czego służy Krajowy System e-Faktur

Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest systemem teleinformatycznym służącym do:

• nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z KSeF oraz powiadamiania podmiotów o nadanych uprawnieniach lub ich odebraniu;
• uwierzytelnienia oraz weryfikacji uprawnień do korzystania z KSeF;
• wystawiania faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur) oraz ich przechowywania;
• oznaczania e-Faktur numerem identyfikującym przydzielonym w KSeF;
• analizy i kontroli prawidłowości danych z e-Faktur;
• otrzymywania e-Faktur oraz dostępu do nich;
• powiadamiania podmiotów o:

 – dacie i czasie wystawienia e-Faktury oraz numerze identyfikującym e-Fakturę;

 – przydzielonym w KSeF oraz dacie i czasie jego przydzielenia;

 – dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem;

 – braku możliwości wystawienia e-Faktur – w przypadku niedostępności KSeF;

 – powiadamiania podmiotów o braku uprawnień do korzystania z KSeF.

Platforma KSeF – korzyści dla przedsiębiorców i cele projektu

Wprowadzenie ujednoliconego standardu obrotu e-Fakturami ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego. W praktyce oznacza to efektywniejszą analizę i weryfikację organów podatkowych, co powinno utrudnić działalność przestępstwom i nadużyciom. Dodatkowo dzięki wprowadzeniu Krajowego Systemu e-Faktur przedsiębiorcy zyskają liczne korzyści takie jak:

• krótszy czas oczekiwania na zwrot podatku VAT z 60 do 45 dni;
• uproszczony obieg dokumentów i możliwość pobierania ich z bazy ministerstwa;
• koniec przymusu uiszczania opłat za archiwum dokumentacji papierowej;
• zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur oraz ich późniejszej archiwizacji. Faktury w KSeF będą przechowywane przez 10 lat;
• mniej danych do wysyłania – podatnik nie musi już wysyłać struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK_FA) dla Faktur na żądanie organów podatkowych;
• brak ryzyka zniszczenia lub zgubienia faktury;
• standaryzacja e-Faktur ułatwi i przyspieszy wzajemne rozliczenia i księgowanie;
• pewność, że faktura zawsze dotrze do odbiorcy;
• mniejsza podatność na błędy przy wystawianiu faktur;
• automatyzacja procesów fakturowania;
• brak konieczności dodania oznaczenia DUPLIKAT przy ponownym wystawieniu faktury;
• brak konieczności dodania oznaczenia FAKTURA KORYGUJĄCA lub KOREKTA przy wystawianiu faktury korygującej.

Ksef a PEF – razem czy odrębnie

Wedle informacji zamieszczonej na stronie rządowej system faktur ustrukturyzowanych w rozumieniu ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym i system wystawiania faktur w ramach Krajowego Systemu e-Faktur będą funkcjonować odrębnie. 

Podmioty zobowiązane do korzystania z KSeF

Od 1 lipca 2024 roku Krajowy System e-Faktur ma obowiązywać następujące podmioty:

• przedsiębiorcy, którzy są zwolnieni z podatku VAT;
• przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy VAT;
• podatnicy zweryfikowani w Polsce do procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski identyfikator podatkowy NIP.

Wdrożenie KSeF

Korzystanie z KSeF wiąże się z koniecznością dostosowania swoich systemów informatycznych, a w szczególności oprogramowania księgowego. Najważniejszą kwestią jest zweryfikowanie, czy stosowany system posiada pole do wpisywania danych koniecznych dla faktury ustrukturyzowanej. Kolejnym ważnym punktem jest połączenie własnego systemu z KSeF oraz przeprowadzenie testów całego procesu na wszystkich jego etapach, takich jak m.in. wystawienie faktury i weryfikacja danych.

W celu ułatwienia całego procesu Ministerstwo Finansów opublikowało roboczą strukturę logiczną systemu. Dostawcy oprogramowania spoza naszego kraju mają też dostęp do dokumentacji struktury w języku angielskim.

System KSeF – logowanie i uwierzytelnianie

Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwy po założeniu indywidualnego konta – można je obsłużyć z poziomu komputera oraz urządzeń mobilnych. System posiada mechanizm uwierzytelnienia, który weryfikuje tożsamość podmiotu w oparciu o kwalifikowane źródła w rodzaju kwalifikowanych certyfikatów (podpis elektroniczny, pieczęć elektroniczna lub podpis zaufany) i Profilu Zaufanego.

Faktury sprzedaży do UE – czy trzeba je rejestrować w KSeF?

Jeżeli taka sprzedaż podlega krajowym przepisom VAT o fakturowaniu, wówczas rejestrowanie faktur sprzedaży w KSeF jest wymagane.

Gdańsk, 2024-01-08

Poradnik podatkowy >>